Lundi, neuf heures et demie. Au service administratif, le téléphone sonne : c'est l'entreprise de nettoyage qui s'occupe de deux de vos sites, et elle demande poliment quand la facture d'août sera réglée. Échue depuis trois semaines. Personne ne l'avait vue : elle était arrivée dans la boîte d'une coordinatrice en congé, qui l'avait transférée à une collègue, qui l'avait mise dans un dossier appelé "à payer".
Les factures des fournisseurs ne font pas de bruit tant qu'elles ne sont pas échues. Dans une coopérative ou un réseau avec plusieurs sites, elles arrivent par des canaux différents, à des personnes différentes, pour des services différents, et leur gestion dépend souvent de la mémoire de quelqu'un. Dans cet article, nous allons voir d'où viennent les factures passives, comment les rassembler en un seul point, comment décider qui voit quoi quand il y a plusieurs sites et comment garder le contrôle sur les paiements et les échéances sans dossiers parallèles.
Où se perdent les factures des fournisseurs
Une structure 0-6 achète plus qu'il n'y paraît : les denrées alimentaires ou le service de restauration, les couches et les produits d'hygiène, les matériaux pour les activités, les entretiens, les nettoyages, les factures d'énergie, la formation du personnel. Avec trois ou quatre sites, les fournisseurs deviennent des dizaines, et chacun a ses propres conditions de paiement.
Le problème n'est presque jamais le paiement en lui-même. C'est tout ce qui vient avant : savoir que la facture est arrivée, comprendre à quel site elle se réfère, vérifier qu'elle correspond à ce qui a réellement été livré, se souvenir de quand elle doit être payée. Lorsque ces informations vivent dans des boîtes mail personnelles, des dossiers partagés et des post-it sur l'écran, il suffit d'une absence ou d'un changement de rôle pour que quelque chose reste en arrière. Et le retard se paie dans les relations avec les fournisseurs, parfois en intérêts, presque toujours en temps perdu à reconstruire.
Les factures passives aujourd'hui : électroniques, presque toujours
Une facture passive est simplement une facture que vous recevez, au lieu de l'émettre. Depuis que la facturation électronique est devenue obligatoire entre les opérateurs italiens, presque toutes les factures des fournisseurs circulent sous forme de fichiers XML via le Système d'Échange de l'Agence des Revenus. Depuis le 1er janvier 2024, l'obligation concerne également les fournisseurs en régime forfaitaire, qui en étaient auparavant en partie exclus : le petit artisan qui répare la clôture du jardin vous envoie aujourd'hui une facture électronique comme la grande entreprise de fournitures.
Il reste quelques cas particuliers, par exemple les fournisseurs étrangers, qui doivent être gérés séparément avec votre comptable. Mais la règle est claire : la facture arrive au format électronique, liée au numéro de TVA de celui qui la reçoit. Et c'est précisément cela qui permet de les rassembler automatiquement au lieu de les poursuivre.
Un seul point d'arrivée : la section Achats
Dans Easy.School, les factures passives reçues avec le numéro de TVA de l'établissement apparaissent dans la zone administrative, dans la section Achats. Il n'est pas nécessaire que quelqu'un les transfère ou les charge : elles arrivent là et y restent, avec leur fichier original.
Les factures nouvellement arrivées et non encore traitées se trouvent dans l'onglet À enregistrer. C'est, en fait, votre liste de choses à faire : tout ce qui s'y trouve doit encore passer par vous. Lorsque vous l'enregistrez, la facture sort de la file d'attente et devient partie de l'historique des achats.
Pour ne pas avoir à y penser, vous pouvez choisir de recevoir une notification par mail lorsque arrive une nouvelle facture passive. Ce n'est pas un détail : cela signifie que la facture de l'entreprise de nettoyage n'attend pas que quelqu'un ouvre le logiciel par hasard, mais se montre le jour même.
Plusieurs sites, un ou plusieurs numéros de TVA : qui voit quoi
Dans les coopératives, la situation typique est l'une de ces deux : chaque site a son propre numéro de TVA, ou plusieurs sites facturent avec le même. Easy.School gère les deux, car pour chaque établissement, vous pouvez décider avec quelle entité légale facturer et si vous souhaitez ou non recevoir les factures passives.
- Réception activée. Les factures passives reçues avec le numéro de TVA de l'établissement sont visibles dans la section Achats de cet établissement.
- Réception désactivée. C'est l'option recommandée lorsque vous gérez de nombreuses structures avec le même numéro de TVA mais que vous ne souhaitez pas que ces informations soient partagées dans chaque site. Les factures sont vues par ceux qui doivent les voir, pas par tout le monde.
À cela s'ajoutent les rôles et permissions. La section Achats est une entrée qui peut être activée ou non pour chaque profil : l'administration centrale la voit, la coordinatrice de site peut la voir si c'est elle qui contrôle les livraisons, les éducatrices, en général, non. C'est un moyen simple de concilier deux besoins qui souvent s'opposent : centraliser les paiements et laisser à ceux qui sont sur place le contrôle de ce qui est réellement arrivé. Si vous souhaitez approfondir l'organisation sur plusieurs sites, nous en avons parlé dans comment gérer plusieurs sites de crèche avec un seul logiciel.
Paiements enregistrés et échéances à venir
Recevoir les factures en ordre est la moitié du travail. L'autre moitié est de savoir ce que vous avez déjà payé et ce qui est sur le point d'échoir. Dans la gestion des factures passives, vous pouvez enregistrer les paiements effectués et garder un œil sur les échéances futures, ainsi la question "est-ce que nous l'avons réglée ?" trouve réponse dans le logiciel et non dans la mémoire de celui qui était au bureau ce jour-là.
Quelques habitudes rendent ce contrôle vraiment utile :
- Enregistrez le paiement lorsque vous le faites, pas à la fin du mois. Un virement enregistré le jour même est une information fiable ; un virement reconstruit trente jours plus tard est une estimation.
- Vérifiez les échéances des deux prochaines semaines une fois par semaine, toujours le même jour. Quelques minutes suffisent et aucun fournisseur ne doit plus vous appeler pour vous le rappeler.
- Signalez immédiatement les contestations. Si une fourniture est arrivée incomplète, celui qui est sur place le dit avant que la facture ne soit payée, pas après.
Le résultat est une vue d'ensemble qui auparavant nécessitait un tableau de calcul tenu à la main. Et comme pour les factures émises, une seule source des chiffres vaut plus de deux sources qui ne correspondent pas : nous l'avons également vu en parlant de centres de coût et commandes séparées.
Le comptable et l'archive XML
À la fin du mois ou à la fin du trimestre, le comptable demande les factures d'achat. Les télécharger une par une est la partie la plus ennuyeuse du travail administratif, et aussi la plus facile à se tromper.
Depuis l'onglet À enregistrer de la section Achats, vous pouvez télécharger un archive ZIP avec les fichiers XML des factures passives, même celles que vous n'avez pas encore enregistrées. Choisissez une plage de dates, jusqu'à un maximum de trois mois, et générez le fichier : vous recevez un mail avec le lien pour le télécharger à l'adresse principale de la licence. À l'intérieur, vous trouverez l'XML de chaque facture et le reçu correspondant.
Alternativement, vous pouvez créer un compte pour le comptable, avec une visibilité limitée à la partie administrative. Il télécharge seul ce dont il a besoin, quand il en a besoin, sans accès au journal de bord et aux zones éducatives. La confidentialité reste là où elle doit être, et vous sortez du rôle d'intermédiaire.
Une routine qui tient même lorsque les personnes changent
La véritable valeur de tout cela se voit dans les moments de transition : les congés d'août, un congé maternité en administration, une nouvelle coordinatrice qui arrive à mi-année. Si le processus vit dans les habitudes d'une personne, il s'en va avec elle. S'il vit dans le logiciel, celui qui arrive trouve la file des factures à enregistrer, les paiements déjà effectués et les échéances à venir.
Pour une structure avec plusieurs sites, une routine simple suffit : la notification par mail pour les nouvelles factures, un passage hebdomadaire sur les enregistrements et les échéances, le téléchargement de l'archive XML pour le comptable à chaque clôture de période. Trois gestes répétés, aucun dossier appelé "à payer".
En résumé
Les factures des fournisseurs arrivent désormais presque toutes au format électronique, et c'est un avantage seulement si elles se retrouvent à un endroit précis. Les rassembler dans la section Achats, décider pour chaque établissement si les recevoir et qui peut les voir, enregistrer les paiements et surveiller les échéances futures régulièrement transforme un travail fait de poursuites en un contrôle ordonné. Les choix fiscaux et comptables restent à partager avec le comptable : le logiciel vous donne les données en ordre, au bon moment.
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