Dans de nombreux secrétariats, le gestionnaire est encore un programme installé sur un ordinateur précis : celui près de la fenêtre, avec l'autocollant sur le moniteur. S'il est éteint, les données n'existent pas. Ailleurs, l'endroit des données est une feuille de calcul partagée, mise à jour par trois personnes avec trois critères différents. Ça fonctionne, tant que ça fonctionne.
Cet article compare les deux configurations sur six questions concrètes qui finissent par arriver sur la table de ceux qui coordonnent une crèche ou une école maternelle : qui accède et d'où, que se passe-t-il si cet ordinateur tombe en panne, qui fait les sauvegardes, comment gérer plusieurs sites, qui met à jour le logiciel et qui est responsable de la sécurité des données des enfants. Avec les limites du cloud déclarées, car elles existent.
Que signifie "installé" et que signifie "en cloud"
Un gestionnaire installé vit sur le disque d'une machine : le programme est là, l'archive des données est là. Pour y travailler, vous devez vous asseoir devant ce poste ou vous connecter au réseau interne. La feuille de calcul partagée est une variante du même schéma : un fichier, gardé par celui qui l'a créé.
Un gestionnaire en cloud vit en revanche sur des serveurs gérés par ceux qui produisent le logiciel, et vous y accédez avec vos identifiants depuis n'importe quel appareil. Easy.School fonctionne ainsi : il s'ouvre depuis un navigateur et depuis deux applications, Easy Family pour les familles et Easy Staff pour les éducateurs et le personnel, compatibles avec les smartphones et les tablettes.
La différence n'est pas technique, elle est organisationnelle : cela change où se trouvent les données, et donc qui y accède, qui les protège et qui les remet en état lorsque quelque chose ne va pas.
Qui peut accéder, et d'où
Avec le programme installé, l'accès est lié au poste. L'éducatrice dans la section ne note pas les présences pendant que les enfants entrent : elle note sur papier et quelqu'un recopie après. Celui qui travaille depuis chez lui prend une copie sur clé USB, et à partir de ce moment, il existe deux versions du même archive.
La feuille partagée a le problème opposé : celui qui a le lien voit tout. Il n'y a pas de moyen simple de donner à un éducateur seulement sa section, ou à une famille seulement son enfant.
Dans Easy.School les permissions d'accès sont personnalisables par rôle, voix par voix, tant pour le personnel que pour les familles : vous décidez qui voit les données complètes, qui seulement les présences de sa propre section, qui accède à la partie administrative. Il existe également un journal des actions sur les tables de la base de données : si une donnée change, une trace reste. Les photos et vidéos ne sont pas des liens publics copiables dans un chat, mais des adresses signées qui expirent après une heure, sur un espace de stockage dédié à chaque licence.
Si cet ordinateur tombe en panne (et qui fait les sauvegardes)
C'est la question que personne ne veut se poser. Un disque tombe en panne, un portable disparaît, une pièce jointe erronée crypte les fichiers : avec l'archive sur une seule machine, la structure perd des données personnelles, des frais émis, des contacts des familles et l'historique des présences.
Une question sèche : qui fait la sauvegarde, aujourd'hui, dans votre structure ? Si la réponse est le nom d'une personne, le risque est que cette personne soit en vacances juste au moment où cela est nécessaire. Si la réponse est un disque externe dans le tiroir, vérifiez la date de la dernière copie : souvent, elle est plus ancienne que ce que l'on se souvient. Et un disque gardé à côté de l'ordinateur partage avec lui les vols, les inondations et les coupures de courant.
Dans le cloud, les copies sont faites par le fournisseur, et l'ordinateur du secrétariat redevient un objet remplaçable : s'il tombe en panne, vous en ouvrez un autre et vous y retournez. Reste une question à poser à quiconque : comment puis-je récupérer mes données si un jour je change ? Dans Easy.School l'exportation des données est illimitée et incluse.
Plusieurs sites, une seule archive
Tant que la structure est unique, l'archive locale tient. Lorsque les sites deviennent deux ou trois, chaque établissement a son propre ordinateur, son propre fichier et ses propres chiffres : pour savoir combien d'enfants sont inscrits au total, il faut des appels téléphoniques et un récapitulatif rempli à la main, déjà vieux quand il arrive.
Dans le cloud, l'archive est unique et la donnée se met à jour là où elle est insérée. Dans Easy.School celui qui travaille sur plusieurs structures passe de l'une à l'autre sans sortir et rentrer : aucun deuxième utilisateur, aucun deuxième mot de passe. Une note technique utile : chaque structure a une base de données dédiée, pas une table partagée filtrée par code client. Nous en avons parlé en profondeur dans l'article sur comment gérer plusieurs sites avec un seul gestionnaire.
Mises à jour : qui les installe, et combien ça coûte
Avec le logiciel installé, chaque nouvelle version est un petit chantier : quelqu'un doit venir sur place, ou télécharger un paquet et l'installer sur chaque poste. Souvent, la nouvelle version est payante séparément, et il arrive de rester sur une ancienne pendant des années parce que le bon moment n'arrive jamais. Avec le temps, le programme cesse de dialoguer avec le système d'exploitation mis à jour, et le problème se déplace sur le matériel.
Dans le cloud, la mise à jour se fait côté serveur : le lendemain matin, vous trouvez la nouvelle fonction. Dans Easy.School les mises à jour et les nouvelles fonctions sont incluses dans la licence, pour toute sa durée. Sur le coût, nous sommes explicites : les 20 premiers enfants coûtent 25 euros par mois, ou 250 euros par an plus TVA, avec 4 Go inclus ; chaque enfant supplémentaire ajoute 0,60 euro par mois (6 euros par an) et 0,2 Go. La seule réduction est de 17 % sur le paiement annuel.
Qui est responsable de la sécurité des données des enfants
Ici, nous ne faisons pas d'évaluations légales : la conformité de votre structure doit être vérifiée avec votre consultant. Nous pouvons cependant décrire les choix techniques, qui sont la partie concrète de la question.
Avec un programme installé, la sécurité physique est à vous. Qui entre dans le secrétariat, qui connaît le mot de passe, où finit le disque lorsque l'ordinateur est remplacé, que devient la clé USB utilisée pour transporter les données à la maison : des responsabilités qui restent à l'intérieur de la structure, et qui rarement quelqu'un a mises par écrit.
Les choix techniques d'Easy.School sur ce front sont :
- Données conservées dans la zone européenne, pas sur des serveurs éparpillés sans indication.
- Base de données dédiée pour chaque structure, séparée de celle des autres.
- Permissions par rôle configurables voix par voix, pour le personnel et pour les familles.
- Journal des actions sur les tables de la base de données.
- Photos et vidéos avec des adresses signées à expiration horaire, sur un espace de stockage dédié à la licence.
- Acte de nomination à responsable du traitement téléchargeable et DPO nommé, à transmettre à votre consultant.
Vous trouverez un approfondissement dédié sur comment protéger les données des enfants à la crèche.
Les limites réelles du cloud
Il serait malhonnête de ne raconter que le bon côté. Le cloud a trois limites réelles.
- Il faut une connexion. Si la ligne de la structure tombe, vous ne pouvez pas entrer. Les contre-mesures sont banales : le point d'accès de votre smartphone, une tablette avec réseau de données pour les présences dans la section, une deuxième ligne là où la couverture est instable. Mais il faut le dire : sans réseau, le gestionnaire en cloud ne s'ouvre pas.
- Vous dépendez d'un fournisseur. Vous n'avez pas le fichier sur votre disque. Pour cela, il est important de savoir qui est derrière : Easy.School est développé par une société de logiciels romaine active depuis 2010 et est utilisé par plus de 1000 structures, et l'exportation illimitée sert exactement à ne pas vous laisser enfermé à l'intérieur.
- Le coût est récurrent. Un programme installé se paie souvent une fois ; un gestionnaire en cloud se paie chaque année. En échange, vous recevez des mises à jour, des copies de sécurité et de l'assistance incluses, mais c'est une ligne de budget qui reste.
Il y a ensuite le coût de passage, qui n'est pas économique mais d'habitudes : le premier mois, vous travaillez un peu plus, pendant que vous importez les données et mettez à jour les anciennes. Sur ce qu'il convient d'importer et ce qu'il faut laisser de côté, vous trouverez le guide sur comment importer les données d'un autre gestionnaire.
En résumé
Un gestionnaire installé garde les données à proximité : vous les voyez, elles sont sur cette machine. Le prix est que l'accès, les sauvegardes, les mises à jour et la sécurité physique deviennent un travail à vous, presque jamais attribué à quelqu'un de manière formelle. Le cloud déplace ce travail sur le fournisseur et dissocie l'accès d'un poste unique, en échange d'une connexion qui fonctionne et d'un abonnement qui se renouvelle.
La question utile n'est pas laquelle des deux est meilleure en soi, mais combien coûterait à votre structure de perdre l'archive demain matin, et combien d'heures par mois passent aujourd'hui à recopier des données d'un endroit à l'autre. Si vous voulez voir comment travailler avec des données en sécurité et accessibles d'où cela est nécessaire, Essayez Easy.School gratuitement.
