Mardi, cinq heures de l'après-midi. La responsable administrative d'une coopérative avec quatre crèches doit préparer un chiffre pour le conseil d'administration : combien avons-nous facturé en septembre, établissement par établissement. Deux établissements facturent avec le numéro de TVA de la coopérative. Une facture avec celle d'une petite société créée pour un projet avec une entreprise locale. Le quatrième est une crèche sous convention suivie au sein d'un consortium. Résultat : quatre exportations, deux programmes et un tableau qui ne correspond pas.
Lorsque les établissements se développent, tôt ou tard, les entités légales se développent également. Dans cet article, nous allons voir pourquoi cela se produit, ce qui change dans la facturation lorsque les numéros de TVA sont plus d'un et comment tout garder sous une seule licence, avec une vue unique sur le chiffre d'affaires.
Lorsque les établissements ne sont pas tous la même entreprise
Dans le monde 0-6, les configurations les plus fréquentes sont quatre, et coexistent souvent.
- Une coopérative, plusieurs établissements, un seul numéro de TVA. C'est le cas le plus simple : tous les établissements facturent avec les mêmes données d'entreprise.
- Un groupe avec plusieurs sociétés. Une société par établissement, ou une pour les établissements privés et une pour les services sous-traités.
- Un consortium qui coordonne plusieurs coopératives, chacune avec son propre numéro de TVA et sa propre comptabilité.
- Crèche et école maternelle dans le même bâtiment, gérées par deux entités différentes : par exemple, un organisme qui gère la petite enfance et une coopérative qui gère la crèche.
L'entité légale n'est pas un détail. Elle décide qui émet le document, quelle numérotation suit, quel régime de TVA s'applique, où arrivent les factures des fournisseurs et quel comptable doit recevoir l'archive. Si le logiciel fonctionne par établissements mais pas par entités, tout cela finit à la charge de celui qui facture.
L'établissement est l'unité de travail, l'entité légale est un paramètre
Dans Easy.School, tous les établissements se trouvent sous la même licence : chaque établissement est un établissement, et vous pouvez en créer autant que nécessaire. La séparation entre entités légales se joue au niveau de l'établissement : pour chacun, vous décidez avec quelle entité légale facturer. Deux établissements peuvent partager le même numéro de TVA, un troisième peut en avoir un propre.
En pratique, les données d'identité qui figurent dans le document sont saisies en entrant dans l'établissement, dans les paramètres de la zone administrative : raison sociale, adresse, numéro de TVA, code fiscal, régime fiscal. La facturation électronique est également activée établissement par établissement, avec un formulaire d'adhésion à signer et à télécharger ; le personnel d'Easy.School vérifie les données et active le service, généralement en quelques heures et au maximum sous 24 heures les jours ouvrables. Si vous avez besoin d'un guide étape par étape, le guide sur comment créer et configurer un nouvel établissement commence à partir de là.
Ainsi, la structure organisationnelle et celle de l'entreprise n'ont pas besoin de coïncider, et il n'est pas nécessaire de multiplier les licences et les accès.
Numérotations et documents : chaque entité avec ses propres règles
Chaque entité qui émet des factures a sa propre numérotation progressive, et le comptable s'attend à ce qu'elle soit propre. Pour vous aider à la garder en ordre, dans les paramètres de facturation, vous pouvez ajouter des caractères avant ou après le numéro (par exemple, un préfixe par établissement) et définir une numérotation secondaire par défaut, qui est également utilisée pour les notes de crédit et les notes de débit. Dans la liste des documents, vous trouverez des filtres qui isolent précisément ces numérotations.
Si deux établissements facturent avec le même numéro de TVA, décidez avec le comptable s'il faut utiliser une seule série ou les distinguer avec un préfixe : c'est un choix comptable, pas technique. Le logiciel affiche également un avertissement lorsque, par erreur, un numéro différent de la progression normale est défini.
Les taux de TVA peuvent également être personnalisés dans les paramètres administratifs, et chaque produit facturable a le sien. C'est le point où les différentes entités se font le plus entendre : le même service peut avoir un traitement de TVA différent selon qui le fournit. À ce sujet, la discussion avec le conseiller fiscal doit avoir lieu avant d'émettre le premier document, pas après.
Factures des fournisseurs : qui les voit
Plus de numéros de TVA signifient également plus de flux de factures entrantes. Pour chaque établissement, choisissez si vous recevez ou non les factures passives. Si la réception est activée, les factures arrivées avec le numéro de TVA de cet établissement apparaissent dans sa zone d'achats. Si vous gérez de nombreuses structures avec le même numéro de TVA et que vous ne souhaitez pas que ces informations soient partagées dans chaque établissement, le choix recommandé est de désactiver cette option dans les établissements opérationnels et de la garder active là où travaille l'administration.
La vue d'ensemble : le chiffre d'affaires de tous les établissements
Revenons à la question du conseil d'administration. Depuis le compte principal, dans la gestion des établissements, il y a une page dédiée à l'administration qui résume, mois par mois :
- la liste des établissements de la licence ;
- le nombre d'enfants inscrits actifs dans chaque établissement ;
- le nombre de documents émis par établissement ;
- le montant total des documents émis par établissement ;
- une ligne de total qui additionne le tout.
De là, vous pouvez également télécharger les documents fiscaux de tous les établissements dans un seul fichier, ou sélectionner uniquement certains établissements. C'est la fonction qui résout le cas des entités multiples : si la société B a son comptable, vous téléchargez uniquement les établissements qui facturent avec son numéro de TVA et lui envoyez exactement ce dont il a besoin. Dans l'archive, les fichiers XML et PDF sont organisés dans deux dossiers séparés.
Le nombre d'enfants à côté du chiffre d'affaires n'est pas un détail. Mettre ces deux données côte à côte vous dit immédiatement si un établissement facture peu parce qu'il a peu d'inscrits ou parce que quelque chose dans le cycle de facturation s'est bloqué. Pour une analyse plus fine, par service ou par contrat, il faut des centres de coûts attribués à chaque ligne : la vue par établissement et celle par contrat répondent à deux questions différentes.
Familles, données partagées et frontières entre entités
Une famille avec un enfant à la crèche et un autre à l'école maternelle, lorsque les deux services relèvent d'entités différentes, reçoit des documents de deux entités différentes. C'est correct, mais cela doit être bien expliqué en septembre, sinon arrive l'appel : pourquoi deux factures ?
Dans les préférences de gestion des établissements, vous pouvez décider si vous partagez les fiches des familles entre établissements. L'option Oui est recommandée lorsque les établissements appartiennent au même institut, comme la crèche et la maternelle dans la même structure : le secrétariat trouve le membre de la famille déjà inscrit. L'option Non est recommandée lorsque les établissements ont des gestions ou des sites différents, pour éviter des partages inutiles. Avec des entités légales distinctes, le Non est souvent le choix le plus prudent également sur le plan de la confidentialité.
Deux précautions complètent le tableau. Pour chaque établissement, vous pouvez fixer un nombre maximum d'enfants et un espace maximum, afin qu'un établissement ne consomme pas les ressources de toute la licence. Et avec des rôles et des permissions, la coordinatrice de l'établissement voit et gère son établissement, tandis que l'administration centrale voit tout.
Par où commencer si aujourd'hui vous avez plusieurs logiciels de gestion
Si aujourd'hui les entités vivent dans des programmes différents, le passage se prépare avec une carte simple, avant même d'ouvrir le logiciel :
- Listez les établissements et, à côté, le numéro de TVA avec lequel chacun facture aujourd'hui et avec lequel il devra facturer demain.
- Pour chaque numéro de TVA, notez le régime fiscal, la numérotation en cours, le comptable de référence et qui reçoit les factures des fournisseurs.
- Décidez des règles de partage : quels établissements partagent les fiches familiales et qui voit quelles données.
- Activez la facturation électronique établissement par établissement et, avant la première facture, demandez au personnel de vérifier avec vous les paramètres.
Pour le reste de la migration, de nombreuses données se copient d'un établissement à l'autre au lieu d'être ressaisies. Sur l'organisation générale de plusieurs établissements, nous avons également écrit comment gérer plusieurs crèches avec un seul logiciel de gestion.
En résumé
Lorsque les établissements appartiennent à des entités différentes, la facturation doit suivre l'entité légale et non seulement l'adresse. Dans Easy.School, chaque établissement facture avec l'entité que vous choisissez, avec ses données, sa numérotation et sa facturation électronique, tandis que le compte principal voit le chiffre d'affaires de tous les établissements dans un seul tableau et télécharge les documents de tous, ou seulement de certains, dans un seul fichier. Les choix fiscaux restent à faire avec le comptable : le logiciel garde séparé ce qui doit rester séparé et vous donne le total quand cela est nécessaire.
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