Die Berechnung der Gebühren: feste Beiträge, Anwesenheiten, Mahlzeiten und Zeitfenster

Monatsende in der Verwaltung: die Berechnungstabelle für die Gebühren wird geöffnet, das Anwesenheitsregister wird abgeglichen, die Mahlzeiten werden gezählt, die im September vereinbarten Ermäßigungen werden angewendet und dreimal überprüft, bevor die Rechnungen ausgestellt werden. Zwei Kinder mit reduzierter Stundenanzahl und eine Woche Abwesenheit wegen Krankheit reichen aus, damit etwas nicht stimmt.

Schauen wir uns an, wie eine Gebühr in einem 0-6 Dienst wirklich aussieht, welche Berechnungsmodelle es gibt, wo die Tabelle nicht mehr funktioniert und wie man die Rechnungen automatisch generieren lässt.

Eine Gebühr ist keine Zahl, sondern eine Summe von Positionen

Im Prospekt scheint die Gebühr ein einheitlicher Betrag zu sein: "350 Euro pro Monat". In der Praxis ist dieser Betrag die Summe verschiedener Positionen, jede mit ihrer eigenen Logik und Frequenz:

• Fester Beitrag — der grundlegende Bildungsdienst, der jeden Monat gleich ist, unabhängig von den Anwesenheitstagen.
• Anmeldegebühr — einmalig zu Beginn des Bildungsjahres, oft mit unterschiedlichen Beträgen für neue Anmeldungen und für Verlängerungen.
• Mensa — nach konsumierten Mahlzeiten oder pauschal, mit dem Snack manchmal inbegriffen und manchmal separat.
• Stundenverlängerung — Ausstieg um 17 oder 18 Uhr, frühere Ankunft, Samstag geöffnet.
• Ermäßigungen — für das zweite Kind, Vereinbarung mit der Gemeinde oder einem Unternehmen, individuelle Vereinbarung mit der Familie, Rabatt für längere Abwesenheit.

Jede Position verhält sich anders: einige sind stabil, andere ändern sich täglich je nach dem, was in der Gruppe passiert. Hier entsteht die Komplexität, nicht aus der Mathematik.

Warum die Tabelle bricht, wenn die Variablen zunehmen

Eine Tabelle funktioniert hervorragend, solange alle angemeldeten Kinder den gleichen festen Beitrag zahlen und gleichmäßig teilnehmen. Sie funktioniert schlecht, wenn Teilzeitkräfte und Geschwister mit Ermäßigungen hinzukommen, Vereinbarungen mit eigenen Beträgen, Anmeldungen zur Monatsmitte und vorzeitige Abmeldungen.

Der Punkt, an dem es bricht, ist nicht die Anzahl der Kinder: es ist die Anzahl der Kombinationen. Mit fünfzehn Kindern und fünf Arten der Anwesenheit werden die manuell zu überprüfenden Zeilen mehr als die verfügbaren Stunden. Und die Fehler sind immer die gleichen: die Formel, die um eine Zeile weniger gezogen wird, das neue Kind, das außerhalb des Intervalls hinzugefügt wird, die Datei, die gleichzeitig von zwei Personen geöffnet wird, die Ermäßigung, an die sich nur eine Kollegin erinnert.

Die wahre Kosten sind nicht die falsche Rechnung. Es ist die Zeit, die mit Überprüfungen verbracht wird, der Anruf der Familie, die den Betrag anfechtet, und die Tatsache, dass das Gedächtnis, wie die Gebühr berechnet wird, im Kopf einer einzigen Person bleibt.

Die fünf Arten, einen Betrag zu berechnen

In Easy.School konfiguriert jede Einrichtung ihren eigenen Produktkatalog, also die Liste der Dienstleistungen, die abgerechnet werden. Jedes Produkt hat einen Typ, und der Typ entscheidet, wie der Betrag berechnet wird:

• Fester Betrag — der Betrag bleibt immer gleich. Geeignet für den monatlichen Beitrag des Bildungsdienstes, die Anmeldegebühr, die Versicherung.
• Pro Anwesenheit — der Einzelbetrag wird mit den tatsächlich besuchten Tagen multipliziert. Es ist das Modell für verbrauchsabhängige Dienstleistungen und unregelmäßige Anwesenheiten.
• Pro Mahlzeit — zählt die registrierten Mittagessen und Snacks, nicht die Tage. Ein Kind, das nur am Morgen anwesend ist, zahlt nicht für das Mittagessen, das es nicht konsumiert hat.
• Pro Zeitfenster — liest die Ein- und Ausstiegszeiten und weist den Betrag des entsprechenden Zeitfensters zu. Es ist die saubere Art, Verlängerungen und verspätete Ausgänge zu verwalten.
• Abwesenheitsrabatt — zieht einen Betrag für jeden Tag ab, an dem das Kind nicht anwesend ist, gemäß der Regel, die die Einrichtung festgelegt hat.

Die Wahl zwischen diesen Modellen ist keine technische Frage: es ist eine tarifpolitische Entscheidung. Zu entscheiden, ob die Mensa pro Mahlzeit oder pauschal bezahlt wird und ob die Abwesenheit einen Rabatt wert ist oder nicht, bedeutet zu entscheiden, wie vorhersehbar dein Einkommen ist und wie vorhersehbar die Ausgaben für die Familien sind.

Die Anwesenheiten sind die Daten, die die gesamte Berechnung stützen

Drei von fünf Modellen hängen davon ab, was wirklich in der Gruppe passiert ist. Deshalb ist die tägliche Registrierung der Anwesenheiten keine separate Verpflichtung von der Buchhaltung: sie ist die Grundlage. Ein- und Ausstieg mit der Uhrzeit, Mittagessen, Snack und Ruhezeit werden täglich von den Erziehern registriert, und von dort speist sich die Berechnung ohne Abschriften.

Der Vorteil ist doppelt. Die Verwaltung muss das Papierregister am Monatsende nicht mehr abschreiben, und wenn eine Familie nach einer Erklärung zu einem Betrag fragt, ist die Antwort überprüfbar: an diesem Tag war der Ausstieg um 17:20 Uhr, also ist das Zeitfenster das entsprechende. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie die tägliche Erfassung funktioniert, sprechen wir darüber in App für die Anwesenheiten im Kindergarten.

Von Produkten zu Paketen: die Rechnungen, die sich selbst generieren

Die Produkte werden dem einzelnen Kind zugewiesen, mit der Möglichkeit, einen individuellen Rabatt anzuwenden. Hier leben die Ausnahmen: das zweite Kind, die Unternehmensvereinbarung, die im November mit einer Familie getroffene Vereinbarung. Die Ausnahme bleibt in der Akte des Kindes vermerkt, nicht in einer Randnotiz der Tabelle.

Die Pakete machen den nächsten Schritt: sie gruppieren mehrere Produkte und verknüpfen sie mit einer Liste von Kindern. Für jedes Paket legst du den Abrechnungszyklus fest (einmalig, wöchentlich, monatlich), den Tag, an dem die Dokumente generiert werden, die Art des Dokuments und die Zahlungsmethode. Von da an werden die Rechnungen automatisch erstellt, mit den bereits berechneten Beträgen für die Anwesenheiten des Zeitraums.

Die Arbeit der Verwaltung ändert sich: von "Rechnungen ausfüllen" zu "Rechnungen überprüfen". Der Großteil der Arbeit wird einmalig verlagert, wenn du Produkte und Pakete zu Beginn des Jahres konfigurierst.

Nach der Ausstellung: Einnahmen, Status und elektronische Rechnungsstellung

Das Dokument hat seinen eigenen Zyklus: Entwurf, Rechnung, Quittung, Pro-Forma. Der Status des Dokuments und der SDI-Status werden separat verfolgt, sodass du immer weißt, ob ein Problem die Einnahmen oder die Übertragung betrifft. Der Versand an den SDI erfolgt direkt aus der Verwaltungssoftware.

Die Einnahmen werden unter Angabe der Zahlungsmethode registriert, und der Status aktualisiert sich automatisch: nicht bezahlt, teilweise bezahlt, bezahlt. Zu jeder Zeit zu wissen, welche Gebühren noch offen sind, ist der Unterschied zwischen einer rechtzeitigen Mahnung und einer Nachverfolgung im März. Rund um das Dokument findest du die Mehrwertsteuersätze, die Kostenstellen, die auch auf die einzelnen Zeilen angewendet werden können, die anpassbaren Rechnungsfristen und die Gutschriften.

Die Familien sehen Rechnungen, Quittungen und Pro-Forma-Dokumente direkt in der Easy Family-App: weniger Anfragen nach Kopien per E-Mail und weniger verlorene Dokumente.

Berichte, Erklärung der Gebühren und Jahresabschluss

Der Moment, in dem man erkennt, ob die Berechnung das ganze Jahr über in Ordnung war, ist der Frühling, wenn die Familien die Erklärung der Gebühren für die Steuererklärung anfordern. Wenn die Daten bereits im System sind, wird die Erklärung von dort erstellt, zusammen mit den Jahresberichten und den Berichten für jedes einzelne Kind, mit dem massenhaften Download der Dokumente, wenn alles auf einmal geliefert werden muss.

Es sind auch die Zahlen, die der Koordinator benötigt, um über das nächste Jahr nachzudenken: wie viel die Mensa wirklich kostet, wie viel die Stundenverlängerung einbringt, wie sich die Abwesenheiten auf das Budget der Einrichtung auswirken. Über das Gesamtbild des wirtschaftlichen Managements haben wir auch Software zur Verwaltung der Gebühren im Kindergarten geschrieben.

Zusammenfassung

Eine Gebühr ist die Summe von Positionen mit unterschiedlichen Logiken: feste Beträge, Berechnungen nach Anwesenheit, Berechnungen pro Mahlzeit, Zeitfenster, Abwesenheitsrabatte. Solange die Kombinationen gering sind, hält die Tabelle; wenn sie wachsen, geht die Zeit der Verwaltung in Überprüfungen verloren. Die Produkte mit ihrem Berechnungsmodell zu konfigurieren, sie in Paketen zu gruppieren und sie mit den täglich registrierten Anwesenheiten zu verknüpfen, vereinfacht die Arbeit und gibt dir die Stunden am Monatsende zurück.

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