Daten aus einem anderen Verwaltungssystem importieren: Was mitnehmen und was zurücklassen

Wer den Wechsel zu einem neuen Verwaltungssystem in Betracht zieht, hat fast immer dieselbe Frage im Kopf, und selten sagt er sie zuerst: "Was passiert mit all den Daten, die wir haben?" Jahre von Stammdaten, Registern, Fotos, Quittungen. Die Angst, die Historie zu verlieren, ist der Grund, warum viele Einrichtungen den Wechsel Jahr für Jahr aufschieben.

Betrachten wir die Sache ehrlich: Welche Daten lohnen sich wirklich, ins neue System übernommen zu werden, welche werden exportiert und archiviert, wie bereitet man eine Datei für den Import vor und wie viel Arbeit ist damit verbunden.

Alles mitzunehmen ist nicht das Ziel

Der Instinkt ist, jede einzelne Information zu übertragen. Aber ein vollständig verschobenes Archiv bringt auch seine Mängel mit sich: Duplikate, Kinder, die vor Jahren ausgeschieden sind, die immer noch als aktiv markiert sind, Kontakte von Familien, die nicht mehr teilnehmen.

Das nützliche Kriterium ist nicht "Was kann ich mitnehmen?", sondern "Was brauche ich für den Betrieb am Montagmorgen?" Alles andere muss aufbewahrt, nicht importiert werden. Das sind zwei unterschiedliche Bedürfnisse: Das erste wird mit einem geordneten Export gelöst, der archiviert wird, das zweite mit einem Upload ins neue Verwaltungssystem.

Die Daten, die sich lohnen, ins System zu bringen

Die Liste dessen, was wirklich aktiv benötigt wird, ist kürzer als sie scheint:

• Stammdaten der eingeschriebenen Kinder — Name, Geburtsdatum, Steuer-ID, Gruppe, Zugehörigkeit. Das ist die Basis, auf der alles andere aufbaut.
• Familienangehörige und Kontakte — Eltern, Abholberechtigungen, Telefonnummern und E-Mails. Das ist die Information, die den Familien sofort auffällt, wenn sie falsch ist, also verdient sie die größte Sorgfalt.
• Personal — Erzieher, Lehrer, Koordination, Küche, Hilfskräfte: benötigt, um die Gruppen zuzuweisen und die Register zu starten.
• Anmeldungen für das kommende Jahr — wer ab September teilnimmt, mit zugewiesener Gruppe und Standort.
• Offene Buchungspositionen — noch nicht bezahlte Gebühren, bereits geleistete Anzahlungen, Gutschriften zur Verrechnung. Diese Punkte außen vor zu lassen, bedeutet, sie im November als Diskussion mit den Familien wiederzufinden.

Eine technische Klarstellung, die es wert ist, vorher zu wissen: In Easy.School deckt der Massenupload von XLSX- oder CSV-Dateien Kinder, Familienangehörige und Personal ab. Die offenen Buchungspositionen werden nicht dort erfasst: Sie werden rekonstruiert, indem Produkte und Pakete dem Datensatz jedes Kindes zugewiesen werden. Das ist manuelle Arbeit und muss im Arbeitsplan berücksichtigt werden.

Die Daten, die exportiert und archiviert werden

Das ist der Teil, der am meisten Angst macht und der sich tatsächlich besser löst. Sie müssen nicht ins neue System übernommen werden:

• Die täglichen Register der geschlossenen Jahre — Anwesenheiten, Mahlzeiten, Ruhezeiten. Sie sollten aus dem alten System exportiert und als Dokumente aufbewahrt werden, nicht als lebendige Daten neu geladen werden.
• Fotos und Videos aus vergangenen Jahren — das sind die schwersten Materialien und die am wenigsten konsultierten nach dem ersten Jahr.
• Bereits unterzeichnete Dokumente und Verträge — digitale Kopien im Archiv, geordnet nach Schuljahr, sind ausreichend.
• Stammdaten von Kindern, die lange nicht mehr dabei sind — wenn sie nicht für Zertifizierungen oder Abrechnungen benötigt werden, bleiben sie im Export.

Aufbewahrungspflicht und Importpflicht sind nicht dasselbe. Ein geordneter PDF in einem Ordner pro Jahr, mit einer Sicherheitskopie, erfüllt die erste, ohne die zweite zu belasten.

Es ist erwähnenswert, dass der Speicherplatz oft der Grund ist, warum alles "zur Sicherheit" mitgeschleppt wird: In Easy.School wächst der inklusive Speicherplatz mit der Einrichtung — 4 GB für die ersten 20 Kinder und 0,2 GB für jedes weitere Kind — daher ist das Archivieren keine Kosten, die sofort anfallen, wenn die Einrichtung wächst. Und aus dem Bereich Fotos und Videos können alte Inhalte massenhaft gelöscht werden, anstatt sie einzeln zu bereinigen. Die Datenexporte sind schließlich unbegrenzt und in der Lizenz enthalten: Was hereinkommt, kann immer wieder herausgebracht werden.

Wie man die Datei für den Import vorbereitet

Die Datei ist der Teil, der den Erfolg bestimmt. Wenige Regeln, aber sie müssen beachtet werden:

1. Ein Blatt pro Datentyp: eines für Kinder, eines für Angehörige, eines für Personal. Keine gemischten Blätter.
2. Eine Zeile pro Person, Überschriften in der ersten Zeile, keine leeren Zeilen dazwischen, keine zusammengeführten Zellen und keine Gesamtreihen am Ende.
3. Datumsangaben in einem einheitlichen Format in der gesamten Spalte. Daten, die auf drei verschiedene Arten geschrieben sind, sind die häufigste Ursache für Fehler bei der Überprüfung.
4. Steuer-ID des Kindes als Referenz, um die Angehörigen dem richtigen Datensatz zuzuordnen.
5. Felder, die das alte System hatte und das neue nicht: Überprüfen, ob sie zu benutzerdefinierten Feldern in den Datensätzen von Kindern, Angehörigen und Personal werden können.

Der Ablauf ist dann linear: Du lädst die XLSX- oder CSV-Datei hoch, machst das Mapping der Spalten, indem du angibst, welchem Feld jede entspricht, siehst dir die Vorschau an, das System führt die Validierung durch und meldet die Zeilen, die nicht übereinstimmen. Wenn das Ergebnis nicht überzeugt, kann die Operation abgebrochen werden. Es ist der Koordinator, der dies verwaltet, ohne den Support zu kontaktieren.

Praktischer Rat: Mach die erste Runde mit zehn oder fünfzehn Testzeilen. Das Korrigieren des Layouts bei fünfzehn Zeilen kostet fünf Minuten, bei dreihundert ist es eine andere Geschichte.

Die Arbeit, die wirklich anfällt

Hier ist Klarheit erforderlich. Der lange Teil ist nicht der Upload, der nur wenige Minuten dauert: Es sind die Stunden davor. Entscheiden, wer noch eingeschrieben ist und wer nicht. Die Namen der Gruppen vereinheitlichen. Fehlende Steuer-IDs beschaffen. Wählen, welche Kontakte behalten werden. Offene Gebühren abgleichen.

Für eine Einrichtung mit sechzig oder achtzig eingeschriebenen Kindern sind es in der Regel zwei oder drei halbe Tage für eine Person, die die Daten kennt — normalerweise der Koordinator, weil er der einzige ist, der zwischen einem gültigen Datensatz und einem, den man loslassen kann, unterscheiden kann. Es ist kein Nachmittag und es ist nicht automatisch. Wer die Migration als einen Klickvorgang beschreibt, vereinfacht erheblich.

Die Gegenleistung ist, dass es sich um Arbeit handelt, die man nur einmal macht und die eine saubere Datenbasis hinterlässt: Oft ist es das erste Mal seit Jahren, dass jemand das gesamte Archiv betrachtet.

Warum der Sommer der richtige Zeitpunkt ist

Der Zeitraum ist kein Detail. Im Sommer ist das Schuljahr abgeschlossen, sodass die Register einen klaren Endpunkt haben und keine Daten in Bewegung sind, während sie verschoben werden. Die Einrichtung ist stillgelegt oder läuft mit reduzierter Geschwindigkeit, und wer die Dateien vorbereitet, hat den Kopf frei. Die neuen Anmeldungen haben noch nicht begonnen, sodass das Risiko, dass dasselbe Kind in zwei Systemen doppelt eingegeben wird, nicht besteht.

Vor allem startet man im September mit nur einem System. Das alte und das neue parallel zu halten, nachdem das Jahr begonnen hat, ist die Wahl, die die meisten Übergänge scheitern lässt: Es verdoppelt die Arbeit der Erzieher genau in den Eingewöhnungswochen.

Die Voranmeldungen, die über das öffentliche Formular für das neue Jahr gesammelt werden, gelangen dann direkt ins neue System, ohne doppelte Eingabe. Und die jährliche Anmeldung behält die Historie der vorherigen Jahre, sodass das Jahr, das du jetzt importierst, die Basis wird, auf der alle folgenden aufbauen. Wenn du das Layout testen möchtest, bevor du die endgültigen Dateien vorbereitest, dient die 30-tägige kostenlose Testversion für bis zu 20 Kinder genau dazu: Ein Muster zu testen, nicht die gesamte Einrichtung zu migrieren. Es ist derselbe schrittweise Ansatz, den es wert ist, zu verfolgen, um eine Kindertagesstätte zu digitalisieren im Allgemeinen.

Was mit dem alten Verwaltungssystem nach dem Wechsel zu tun ist

Schließe den Vertrag nicht am selben Tag des Wechsels. Nimm dir die Zeit, um die Dinge in Ordnung zu bringen, bevor du das alte System abschaltest: Exportiere alles, was du exportieren kannst, in offenen Formaten wie PDF, Excel oder CSV; öffne einige Beispiel-Dateien, um zu überprüfen, dass sie wirklich lesbar sind; speichere das Archiv an zwei verschiedenen Orten, nicht nur auf dem Computer des Sekretariats.

Wenn der Anbieter es erlaubt, halte den Zugriff für einige Monate im Nur-Lese-Modus. Schließlich schreibe irgendwo auf, wer den Export gemacht hat, wann und was er enthält. In drei Jahren, wenn ein Dokument eines geschlossenen Jahres benötigt wird, ist diese Notiz mehr wert als jede Erinnerung.

Zusammenfassung

Den Wechsel des Verwaltungssystems zu vollziehen, bedeutet nicht, alles mitzunehmen: Es bedeutet, die Daten zu unterscheiden, die operativ bleiben müssen — Stammdaten, Angehörige, Personal, Anmeldungen und offene Buchungspositionen — von denen, die exportiert und archiviert werden müssen, wie die Register der geschlossenen Jahre und alte Fotos. Der Massenupload von XLSX oder CSV, mit Spaltenmapping, Vorschau, Validierung und der Möglichkeit, abzubrechen, macht den Übergang kontrollierbar; die Vorbereitung der Dateien bleibt jedoch eine echte Arbeit, die es wert ist, im Sommer und nur einmal erledigt zu werden.

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