Im September öffnet alles gleichzeitig wieder. Die neuen Kinder kommen, die Erzieherinnen kehren zurück, die Mahlzeiten beginnen wieder und die Familien haben am gleichen Morgen hundert Fragen. Wenn das Verwaltungssystem nicht bereit ist, verbringt man die ersten zwei Wochen mit Nachlaufen: Bereiche werden im Handumdrehen erstellt, während die Glocke läutet, Registrierungen starten nicht, ein Menü wird hastig am Montag ausgefüllt. Es ist keine Unordnung vonseiten der Koordinatoren: es ist das, was passiert, wenn die Konfigurationen in einer offenen Struktur vorgenommen werden, also im schlechtesten möglichen Moment.
Der August ist der richtige Zeitpunkt, um sie in Ordnung zu bringen. Es sind Vorgänge, die man einmal erledigt und die dann das ganze Jahr über halten, in der Ruhe einer leeren Einrichtung, ohne dass das Telefon klingelt und ohne dass jemand auf eine sofortige Antwort wartet. Hier unten findest du die Checkliste Funktion für Funktion, mit dem, was konkret passiert, wenn du den Schritt überspringst, und der Reihenfolge, in der es sinnvoll ist, sie anzugehen.
Bereiche und Bildungsstufen: die Basis, von der alles abhängt
Es ist die erste Konfiguration, denn fast alles andere baut darauf auf. Definiere die Bildungsstufen — Säuglinge, Kleinkinder, Vorschulkinder, die Gruppen der Vorschule — und dann die tatsächlichen Bereiche des Jahres, mit den Kindern, die jeder Gruppe zugewiesen sind. Wenn du mehrere Standorte verwaltest, denke daran, dass jeder Standort eigene Einstellungen hat: die Bereiche sollten dort erstellt werden, wo sie wirklich benötigt werden, und die Namen sollten gleich denen sein, die Erzieherinnen und Familien im Gespräch verwenden, nicht die aus den Dokumenten.
Wenn du im September ohne definierte Bereiche ankommst, blockiert sich der Rest von selbst. Du kannst die Automatisierungen für die Bereiche nicht einstellen, die Dienstpläne des Personals bleiben allgemein, die Berichte und Exporte werden schlecht aggregiert. Die Erzieherinnen enden damit, auf einer vorläufigen Struktur zu registrieren, die dann jemand manuell für jedes Kind neu ordnen muss, normalerweise erst im Oktober und mit Daten, die bereits für eine Kommunikation an die Gemeinde verwendet wurden.
Der Schließungszeitplan, Standort für Standort
Die Schulschließungen werden pro Standort festgelegt: Feiertage, Brückentage, Fortbildungstage, vom Gemeinderat beschlossene Aussetzungen, Schließung Ende Dezember und bereits die des folgenden Sommers. Es lohnt sich, sie jetzt alle einzutragen, während der Kalender gerade genehmigt wurde und du das Dokument zur Hand hast. Es ist eine halbe Stunde Arbeit, die im September niemand machen möchte, wenn der Kalender benötigt wird, aber nicht mehr oben auf dem Stapel liegt.
Wenn du es nicht tust, bleiben die Schließungstage für das System normale Tage. Die Automatisierungen registrieren Anwesenheiten, Mahlzeiten und Ruhezeiten an Tagen, an denen die Einrichtung geschlossen ist, und jemand muss sie einzeln löschen, bevor sie in die Berechnungen eingehen. Die Familien hingegen schreiben dir weiterhin, um zu erfahren, ob am Montag geöffnet ist: ein konfigurierteter Kalender antwortet an deiner Stelle, innerhalb der App.
Gerichte und Menüs: zuerst die Gerichte, dann die Menüs
Die Reihenfolge zählt mehr, als es scheint. Die wöchentlichen und saisonalen Menüs werden aus der Liste der Gerichte erstellt, daher ist das erste, was zu tun ist, die vollständige Liste hochzuladen: Vorspeisen, Hauptgerichte, Beilagen, Obst, Snacks am Morgen und am Nachmittag. Erst danach stellst du das saisonale Menü und die wöchentlichen Rotationen zusammen. Wenn du mit dem Menü beginnst, ohne die Gerichte zu haben, bleibst du in der Mitte stehen und musst neu anfangen.
Der Schritt, der am häufigsten vergessen wird, ist der der Diäten. Ein saisonales Menü kann einzelnen Kindern zugewiesen werden, und so verwaltest du Allergien, Unverträglichkeiten und die Ernährungsentscheidungen der Familien auf nachvollziehbare Weise. Wenn du es im August nicht vorbereitest, lebt die Diät eines Kindes im September auf einem Zettel, der in der Küche hängt: der einzige Ort, an dem kein Register und kein Bericht jemals nachsehen wird, und wo ein Wechsel des Dienstes ausreicht, um sie zu verlieren.
Benutzerdefinierte Felder in den Stammdaten
Die Kinder-, Familien- und Mitarbeiterkarten akzeptieren benutzerdefinierte Felder, und der August ist der Zeitpunkt, um zu entscheiden, welche du wirklich benötigst. Protokollnummer der kommunalen Anmeldung, ISEE-Kategorie, zuständiger Kinderarzt, Zustimmung zur Verwendung von Fotos, Größe der Ausstattung, Matrikelnummer und Ablaufdatum der Schulung für das Personal: jede Einrichtung hat ihre drei oder vier Informationen, die marginal erscheinen, aber dann jeden Monat von jemandem angefordert werden.
Der Grund, es vorher zu tun, ist praktisch. Wenn das Feld bereits existiert, wenn du die Stammdaten im September ausfüllst, wird die Information einmal zusammen mit allem anderen erfasst und du findest sie in den Exporten in PDF, Excel und CSV, ohne etwas anfassen zu müssen. Wenn du es jedoch im November erstellst, hast du diese Information bereits per E-Mail oder auf Papier gesammelt und musst sie für jedes angemeldete Kind einzeln neu eingeben, in der Hoffnung, niemanden zu übersehen.
Abholberechtigungen und Voranmeldungen, die abgeschlossen werden müssen
Die Abholberechtigungen müssen mit dem Verwandtschaftsgrad erfasst werden, nicht am Rand eines Blattes notiert werden. Großeltern, Onkel, Babysitter, der Elternteil einer anderen Familie: jede autorisierte Person ist eine Karte, mit dem angegebenen Verhältnis und den überprüften Daten. Es ist die Konfiguration, die am meisten schützt, denn beim Verlassen benötigt die Erzieherin innerhalb von zehn Sekunden eine sichere Antwort, vor einer Person, die sie vielleicht noch nie gesehen hat.
Im gleichen Schritt schließt du die Voranmeldungen ab, die über das öffentliche Formular im Sommer eingegangen sind: du verwandelst sie in vollständige Kinderkarten, mit verbundenen Familien und Abholberechtigungen, und befreist die Liste. Wenn du am ersten Tag mit offenen Voranmeldungen bleibst, hast du Kinder in der Einrichtung, die aber nirgendwo registriert sind, und kein tägliches Register kann so funktionieren: die Erzieherinnen behalten die Namen im Kopf und der Tag wird nicht erfasst.
Die Automatisierungen der wiederkehrenden Registrierungen
Dies ist die Konfiguration, die am meisten Zeit zurückgibt, und sie ist fast immer die letzte, an die man denkt. Die Automatisierungen registrieren Anwesenheiten, Mahlzeiten, Aktivitäten und Ruhezeiten nach Bereich, Wochentag und Zeitspanne. Du stellst einmal ein, dass die Säuglinge von 12:30 Uhr an schlafen, dass die Kleinkinder dienstags Psychomotorik haben, dass das Mittagessen der großen Gruppe um 11:45 Uhr ist, und von da an füllt sich das Register automatisch gemäß der tatsächlichen Routine der Einrichtung.
Ohne Automatisierungen muss jeder Eintrag im täglichen Register manuell eingegeben werden, Kind für Kind, jeden Tag: das sind Dutzende von Berührungen am Telefon, die jemand finden muss, um sie zu erledigen, normalerweise während der Ruhezeit. Mit aktiven Automatisierungen greifen die Erzieherinnen nur bei Ausnahmen ein — wer heute nicht geschlafen hat, wer nicht gegessen hat, wer früher geht — und das Bordbuch kommt ohne zusätzlichen Aufwand vollständig zu den Familien.
In welcher Reihenfolge sie erledigt werden sollten und wie man überprüft, ob sie funktionieren
Wenn du einen halben Tag dafür hast, ist dies die Reihenfolge, die funktioniert, denn jede Zeile basiert auf der darüber:
- Standorte, Bildungsstufen und Bereiche des neuen Jahres.
- Schließungszeitplan für jeden Standort.
- Benutzerdefinierte Felder in den Stammdaten, bevor die Kinder eingegeben werden.
- Voranmeldungen in vollständige Karten umwandeln, mit Familien und Abholberechtigungen.
- Liste der Gerichte, dann saisonales und wöchentliches Menü, dann individuelle Diäten.
- Automatisierungen nach Bereich, Wochentag und Zeitspanne.
- Dienstpläne des Personals und Willkommenskommunikation an die Familien.
Dann widme zehn Minuten einem Test. Öffne das tägliche Register eines Bereichs an einem beliebigen Datum im September und überprüfe, ob die Automatisierungen Anwesenheit, Mittagessen und Ruhezeit zu den richtigen Zeiten erstellt haben; schaue dir das Bordbuch an, das den Tag ohne Lücken erzählen sollte. Überprüfe eine zugewiesene Diät, eine Abholberechtigung und einen Schließungstag. Wenn diese vier Kontrollen bestehen, bist du wirklich bereit.
Zusammenfassung
Die zwei Wochen des Nachlaufens im September entstehen nicht im September: sie entstehen aus aufgeschobenen Konfigurationen. Bereiche und Bildungsstufen, Schließungen pro Standort, Gerichte und Menüs mit Diäten, benutzerdefinierte Felder, Abholberechtigungen und Automatisierungen sind sechs Vorgänge, die dir im August einen Morgen kosten und die in einer offenen Einrichtung Tage an Arbeit kosten, die den Kindern entzogen werden. Erledige sie jetzt, überprüfe sie mit einer Simulation und komme am ersten Tag mit dem Verwaltungssystem bereits in Betrieb. Wenn du diese Checkliste in einer echten Einrichtung ausprobieren möchtest, hast du 30 Tage kostenlose Testversion für bis zu 20 Kinder. Probiere Easy.School kostenlos aus
