Popis funkce
Prohlášení o poplatcích je dokument ve formátu PDF, který potvrzuje částky, které rodina zaplatila instituci v daném roce. Je generováno pro jednotlivého studenta na základě účetních dokladů (faktur, příjmových dokladů, pro-forma), které jsou uvedeny na jeho kartě a slouží k tomu, aby bylo předáno rodiči/nájemci, který jej obvykle používá pro daňové účely (například pro odpočet nákladů na školné).
Poslední aktualizace posílila funkci a nyní umožňuje:
úplně přizpůsobit text prohlášení (s vložením dynamických proměnných);
filtrovat produkty, které mají být zahrnuty do prohlášení (například počítat pouze školné a vyloučit další služby);
filtrovat podle stavu platby faktury;
vyloučit jednotlivé faktury z celkového počtu částky.
Poznámka: Prohlášení o poplatcích nenahrazuje a nepředstavuje daňové poradenství. Pro použití dokumentu pro daňové přiznání vyzvěte rodiny, aby se obrátily na svého účetního nebo daňového poradce.
Důležitý předpoklad
Tuto funkci můžete použít POUZE pokud vystavujete faktury/příjmové doklady pomocí Easy.School.
Prohlášení totiž počítá částky na základě účetních dokladů vytvořených v systému: pokud je fakturace spravována jiným programem, funkce nemá data, se kterými by mohla pracovat.
Kde se nachází
Funkce se používá ve dvou oblastech, obě na straně koordinátora (modré menu):
Vytvoření prohlášení: Karta studenta → sekce Faktury → tlačítko Vytvořit prohlášení (PDF)
Přizpůsobení textu: Administrace → Nastavení → Prohlášení
Část 1 – Vytvoření prohlášení pro studenta
Krok 1 – Otevřete kartu studenta
Přihlaste se do systému pomocí účtu koordinátora.
V levém menu klikněte na "Studenti".
Najděte požadovaného studenta a klikněte na jeho jméno pro otevření jeho karty.
Krok 2 – Otevřete sekci Faktury
Na kartě studenta je nahoře přítomno rozbalovací menu, které umožňuje přecházet mezi různými sekcemi karty.
Vyberte sekci "Faktury".
Pokud položka není již zobrazená, klikněte na šipku rozbalovacího menu (vedle ikony žlutého upozornění), abyste viděli další sekce a vyberte "Faktury".
Krok 3 – Zahájení vytváření
V sekci Faktury, v pravém horním rohu, najdete několik tlačítek (Zpět a některé ikony ve tvaru dokumentu).
Klikněte na tlačítko "Vytvořit prohlášení (PDF)" (ikona ve tvaru dokumentu; název se zobrazuje jako tooltip při najetí myší).
Otevře se okno nastavení prohlášení.
Krok 4 – Nastavení filtrů
V okně najdete řadu filtrů, které určují které dokumenty budou zohledněny. Vyplňte je shora dolů:
Rok (povinné pole, označeno hvězdičkou) Vyberte rok, na který se prohlášení vztahuje. Je to hlavní filtr: určuje období dokumentů, které mají být započítány.
Typ dokumentu Výchozí nastavení: Všechny. Umožňuje zohlednit pouze jeden typ dokumentu (například pouze faktury, pouze příjmové doklady nebo pouze pro-forma).
Produkty Výchozí nastavení: Všechny produkty. Umožňuje zahrnout do počtu pouze určité produkty (například pouze školné, vyloučením jídel, materiálu nebo jiných služeb).
Platební metody Výchozí nastavení: Všechny platební metody. Umožňuje zohlednit pouze dokumenty s určitou platební metodou (například pouze bankovní převod nebo pouze bankovní složenku).
Stav platby Výchozí nastavení: Všechny. Umožňuje filtrovat dokumenty podle jejich stavu platby (například pouze ty, které jsou již zaplaceny nebo pouze ty, které ještě nejsou zaplaceny).
Jak fungují filtry: každý filtr omezuje seznam dokumentů, které se zobrazují v sekci "Dokumenty k zahrnutí" níže. Změnou filtru se seznam aktualizuje odpovídajícím způsobem.
Krok 5 – Vyberte dokumenty k zahrnutí
Pod filtry, sekce "Dokumenty k zahrnutí" zobrazuje seznam dokumentů, které odpovídají nastaveným filtrům. Pro každý dokument jsou uvedeny:
Datum
Číslo
Typ dokumentu
Částka
Stav platby
Platební metoda
Na levé straně každého řádku je přítomna zaškrtávací políčko:
Zaškrtávací políčko v záhlaví tabulky vybere/odznačí všechny dokumenty najednou.
Odškrtnutím zaškrtávacího políčka u jednotlivého řádku vyloučíte tento dokument z celkového počtu částky prohlášení. Takto můžete vyloučit konkrétní fakturu z celkového počtu, zatímco všechny ostatní dokumenty zůstanou započítány.
Krok 6 – Nastavení konečných možností
Na konci okna najdete tři přepínače (výchozí nastavení je vypnuto):
Pouze inkasováno (platby registrované s datem vybraného roku) Pokud je aktivní, v počtu se zohledňují pouze platby, které byly skutečně registrovány (inkasovány) s datem v rámci vybraného roku, bez ohledu na datum dokumentu. Užitečné, když částka, která má být uvedena, musí odpovídat tomu, co skutečně zaplatila rodina v roce.
Použít razítko Pokud je aktivní, na dokumentu bude aplikováno razítko místo podpisu (na místě, kde je vložena proměnná Podpis nebo Razítko).
Uložit kopii v dokumentech Pokud je aktivní, kopie vygenerovaného prohlášení je automaticky uložena v sekci dokumentů studenta.
Doporučení: pro získání prohlášení, které uvádí pouze skutečně zaplacené částky, nastavte filtr Stav platby na dokumenty, které již byly zaplaceny, a/nebo aktivujte přepínač Pouze inkasováno. Jinak celková částka zahrnuje také případné dokumenty, které ještě nebyly uhrazeny (například pro-forma "K úhradě").
Krok 7 – Vygenerovat prohlášení
Po nastavení filtrů, výběru dokumentů a možností klikněte na zelené tlačítko dole pro vygenerování prohlášení ve formátu PDF.
Dokument je vyprodukován pomocí přizpůsobeného textu (viz Část 2) a uvádí celkovou částku vypočítanou na základě vybraných dokumentů a zvolených možností.
Část 2 – Přizpůsobení textu prohlášení
Text prohlášení je jedinečný pro instituci a nastavuje se pouze jednou: poté bude použit pro všechna prohlášení generovaná ze studentských karet.
Krok 1 – Otevřete nastavení
V levém menu (strana koordinátora) klikněte na "Administrace", abyste rozšířili podmenu.
Klikněte na "Nastavení".
V horní části, pomocí rozbalovacího menu, vyberte položku "Prohlášení". Pokud ji nevidíte, klikněte na šipku rozbalovacího menu, abyste zobrazili další nastavení a vyberte "Prohlášení".
Krok 2 – Upravit text
V rámečku "Přizpůsobený text prohlášení" najdete textový editor s nástroji pro formátování (tučný, kurzíva, podtržení, seznamy, zarovnání, typ písma atd.).
Napište a volně formátujte text prohlášení.
Můžete nastavit záhlaví, tělo, právní odkazy a závěrečné formule podle potřeb vaší instituce.
Krok 3 – Vložení proměnných
Pod editorem, v sekci "Proměnné", najdete řadu tlačítek seskupených podle kategorií.
Umístěte kurzor na místo textu, kde chcete vložit dynamický údaj.
Klikněte na tlačítko požadované proměnné: do textu bude vložen zástupný symbol (například
{student.name}pro jméno studenta).Při generování PDF bude každý zástupný symbol automaticky nahrazen skutečným údajem (studenta, nájemce, školy, osobních údajů nebo počtu).
Úplný seznam dostupných proměnných je uveden dále v této příručce.
Krok 4 – Ověření pomocí náhledu
V horní části rámečku jsou přítomna dvě tlačítka pro náhled:
Náhled s podpisem – ukazuje, jak bude dokument vypadat s podpisem.
Náhled s razítkem – ukazuje, jak bude dokument vypadat s razítkem.
Použijte je k ověření rozložení a zkontrolujte, že proměnné jsou umístěny správně, než použijete prohlášení.
Krok 5 – Reset a uložení
Tlačítko "Reset" vrátí text na výchozí verzi (užitečné, pokud chcete začít od standardní šablony). Pozor: resetuje nepřesné úpravy, které nebyly uloženy.
Na konci klikněte na "Uložit" vpravo nahoře pro uložení přizpůsobeného textu.
Dostupné proměnné
Proměnné se vkládají kliknutím na příslušné tlačítko v sekci Proměnné v Nastavení. Níže je uveden seznam seskupený podle toho, jak se zobrazuje na obrazovce.
Student a Rodič
Jméno studenta, Příjmení studenta, Rodné číslo studenta, Město narození, Datum narození, Třída studenta, Adresa studenta, PSČ studenta, Město studenta, Jméno nájemce, Příjmení nájemce, Rodné číslo nájemce, E-mail nájemce, Kód SDI nájemce, Adresa nájemce, PSČ nájemce, Město nájemce.
Údaje o studentovi pocházejí z karty studenta; údaje o nájemci jsou údaje osoby, na kterou jsou vystaveny účetní doklady (student sám nebo rodinný příslušník).
Škola
Název, Logo školy, Adresa, PSČ, Město, Kraj, Země, Úplná adresa, IČ, E-mail, Telefon.
Osobní údaje
Zákonný zástupce, Obchodní název, Rodné číslo, IČ, Kód REA, E-mail, Adresa, PSČ, Město, Kraj, Země, Úplná adresa.
Osobní údaje jsou údaje zadané v Administrace → Nastavení → Osobní údaje (stejné, které se používají pro fakturaci).
Podrobnosti
Rok – vybraný referenční rok v době vytváření.
Krátké datum – datum v krátkém formátu (např. dd/mm/yyyy).
Rozšířené datum – datum v rozšířeném formátu.
Celkem – celková částka vypočítaná na základě vybraných dokumentů a zvolených možností.
Celkem slovy – celková částka napsaná slovy.
Podpis nebo Razítko – místo, kde je aplikován podpis nebo razítko (na základě volby "Použít razítko" zvoleného při vytváření).
Souhrn
CoKde se nacházíPožadovaný profilVytvořit prohlášení pro studentaKarta studenta → sekce Faktury → Vytvořit prohlášení (PDF)KoordinátorPřizpůsobit text a proměnnéAdministrace → Nastavení → ProhlášeníKoordinátor
Často kladené otázky
Mohu použít funkci, pokud nevystavuji faktury pomocí Easy.School? Ne. Prohlášení počítá částky na základě účetních dokladů vytvořených v systému. Je tedy nutné vystavovat faktury/příjmové doklady pomocí Easy.School.
Je prohlášení jedinečné pro všechny studenty nebo se musí dělat pro každého? Generuje se pro jednotlivého studenta, z jeho karty. Přizpůsobený text je však jedinečný pro instituci a platí pro všechna prohlášení.
Jak vyloučím jednotlivou fakturu z celkového počtu? V okně pro vytváření, v sekci "Dokumenty k zahrnutí", odškrtněte zaškrtávací políčko u řádku faktury, kterou chcete vyloučit: její částka nebude započítána do celkového počtu.
Jak počítám pouze školné a vyloučím ostatní služby (jídla, materiál atd.)? Použijte filtr "Produkty" v okně pro vytváření a vyberte pouze produkt (nebo produkty), které chcete zahrnout.
Jaký je rozdíl mezi filtrem "Rok" a možností "Pouze inkasováno"? Filtr Rok vybírá dokumenty podle referenčního období. Možnost "Pouze inkasováno", pokud je aktivní, zohledňuje pouze platby, které byly skutečně registrovány (inkasovány) s datem v rámci vybraného roku, bez ohledu na datum dokumentu.
Kde skončí kopie prohlášení, pokud aktivuji "Uložit kopii v dokumentech"? Je automaticky uložena v sekci dokumentů studenta.
Jak získám podpis nebo razítko na dokumentu? Podpis se vloží tam, kde je přítomna proměnná "Podpis nebo Razítko". Chcete-li použít razítko místo podpisu, aktivujte možnost "Použít razítko" při vytváření. Můžete zkontrolovat obě verze pomocí tlačítek "Náhled s podpisem" a "Náhled s razítkem" v Nastavení.
Upravil jsem text omylem: jak se vrátím k standardnímu modelu? V Nastavení prohlášení klikněte na "Reset" pro obnovení výchozího textu, poté na "Uložit".
Jaký je účel prohlášení z daňového hlediska? Dokument potvrzuje částky zaplacené rodinou a obvykle jej používá rodič pro daňové účely. Pro specifické daňové aspekty vyzvěte rodiny, aby se obrátily na svého účetního nebo daňového poradce.