Úterý, devět dvacet. V sekci pro děti je přivítání u konce, děti sedí na svačině a je tu prázdné místo. Sofia byla včera, dnes ne. Žádná zpráva, žádný telefonát. Učitelka přemýšlí o horečce, která přišla v noci, a pravděpodobně má pravdu. Pak se ráno znovu rozjede a myšlenka se vytratí.
Téměř vždy, za prázdným místem, které nebylo oznámeno, je banální vysvětlení: těžké probuzení, návštěva pediatra, rodič, který zapomněl informovat. Ale jsou rána, kdy se řetězec přeruší: každý z rodičů si myslí, že druhý doprovodil dítě, nebo se rutina změní a nikdo si toho nevšimne. V tomto článku se podíváme, jak funguje upozornění na opuštění od Easy.School, automatické oznámení, které dosáhne rodičů, když dítě není evidováno jako přítomné ani jako absentující, a jak to začlenit do ranní organizace spolu s hlášením absencí z aplikace Easy Family.
Proč si neohlášená absence zaslouží druhý pohled
Téma zapomnění malých dětí je citlivé a mělo by být zacházeno s respektem. Nejde o rozptýlené nebo nedbalé rodiče: jde o plná rána, změny plánů, únavu, zvyky, které se rozpadly. Právě proto byla v Itálii, zákonem č. 117 ze dne 1. října 2018, zavedena povinnost anti-opuštěcích zařízení pro ty, kteří přepravují děti do čtyř let v autě, účinná od 7. listopadu 2019.
Školka nemůže a nesmí nahradit tato zařízení. Může však udělat jednu jednoduchou a cennou věc: uvědomit si, že očekávané dítě nepřišlo a že nikdo to neohlásil, a informovat rodinu včas. Není to alarm, je to kruh, který se uzavírá. Pokud je dítě doma s horečkou, rodič to už ví a nic se neděje. Pokud došlo k nedorozumění, tato zpráva může dorazit ve správný čas.
Jak funguje upozornění na opuštění
Upozornění na opuštění je automatizace: v určeném čase strukturou systém kontroluje, které děti nejsou evidovány jako přítomné ani jako absentující, a posílá oznámení jejich rodičům. Kontrola následuje přesnou sekvenci, navrženou tak, aby se předešlo falešným alarmům:
- Ověřte, že není den uzavření. Pokud je struktura uzavřena, kontrola se zastaví.
- Ověřte, že do sekce přišlo alespoň jedno dítě. Pokud není evidováno žádné příchod, systém předpokládá, že sekce není v provozu a nic neodesílá.
- Identifikujte děti bez příchodu a bez zaznamenané absence a odešlete oznámení jejich rodičům.
Oznámení dorazí pouze k matce a otci dítěte, ne k ostatním příbuzným ani k učitelům. Kanály jsou dva: e-mail, který dorazí vždy, a push oznámení v aplikaci Easy Family, které dorazí, pokud rodič má nainstalovanou aplikaci a povolil oznámení. Text je standardní a nelze ho přizpůsobit: vyzývá rodiče, aby zkontrolovali, kde se jejich dítě nachází, a kontaktovali strukturu.
Nastavení: čas, dny a sekce
Upozornění na opuštění se nastavuje z pohledu koordinátora, v menu Nastavení → Automatizace. Každý areál může mít aktivní pouze jednu automatizaci tohoto typu, s datem začátku a konce platnosti. Poté se vybírá, sekci po sekci, čas kontroly a dny v týdnu, kdy má být spuštěna. Sekce bez času zůstávají vyloučeny.
Některé volby dělají rozdíl:
- Čas s rezervou. Kontrola by měla být nastavena po uzavření přivítání, s rozumnou rezervou. Pokud je to příliš brzy, skončíte tím, že upozorníte rodiče dětí, které jsou jednoduše pozdě.
- Různé časy pro různé sekce. Pokud kojenci přicházejí později než starší děti, každá sekce by měla mít čas odpovídající jejímu příchodu.
- Aktualizované datum pro každý školní rok. Pokud je datum konce prošlé, automatizace přestane fungovat, i když je stále aktivní. Je dobré to zahrnout do kontrolního seznamu v září.
- Den předem. Změny v automatizacích jsou účinné od následujícího dne: pokud to nastavíte dnes, začne to zítra.
Existuje také podmínka, která není v nastavení, ale v zvycích: upozornění se zakládá na zaznamenaných příchodech. Pokud se v sekci příchody zaznamenávají na konci rána, kontrola vidí děti "chybějící", které ve skutečnosti jsou tam. Proto musí být docházkový seznam veden v reálném čase, s aplikací učitelů nebo s příchody a odchody pomocí QR kódu. Kompletní krok za krokem je v příručce k upozornění na opuštění.
Druhá polovina: absence hlášené aplikací Easy Family
Upozornění na opuštění funguje dobře, když jsou skutečné absence již hlášeny, protože pak oznámení odchází pouze pro případy, které si zaslouží pozornost. Zde vstupuje do hry aplikace Easy Family: z stránky Docházka může rodič použít Ohlásit absenci, vybrat důvod, datum a případně přidat poznámku.
Absence může být jednotlivá, na jeden den, nebo vícenásobná, na více po sobě jdoucích dnech, přičemž se uvádí datum začátku a konce. Je to správné řešení pro týden u prarodičů nebo pro již známé období nemoci: jednou oznámena, pokrývá celé období a dítě se v následujících dnech neobjevuje jako "chybějící".
Pro strukturu je výhoda dvojnásobná. Ráno už víte, kdo nepřijde, a můžete si naplánovat den. A absence se zapisuje do docházkového seznamu s datem, důvodem a jménem příbuzného, který ji oznámil, bez papíru, který by se musel ručně aktualizovat. O tom jsme také hovořili ohledně docházkového seznamu jako důkazu.
Co upozornění na opuštění nedělá
Znát limity nástroje je nejlepší způsob, jak ho správně používat. Zde je to, co upozornění nepokrývá:
- Nezjišťuje odchody. Oznamuje pouze chybějící registraci příchodu a absence, ne děti, které přišly, ale jejichž odchod není evidován.
- Fotografuje okamžik. Pokud rodič oznámí absenci po čase kontroly, oznámení již odešlo.
- Neinformuje učitele. Oznámení jde rodičům. Ve struktuře můžete konzultovat historii odeslaných upozornění, s datem, časem, dítětem a dospělým, kterého se to týká.
- Nezastupuje pozornost lidí. Pokud dítě, které nikdy nechybí, nepřišlo a rodina neodpovídá, telefonát ze struktury zůstává nejjednodušší volbou.
Ber to jako další síť pod ráno, ne jako ráno samo.
Jak to představit rodinám
Oznámení, které dorazí bez vysvětlení, může vystrašit. Proto je dobré ho představit na začátku roku, na schůzce s rodiči nebo s dedikovanou komunikací, s klidným tónem: není to kontrola rodin, je to způsob, jak nenechat žádné prázdné místo bez vysvětlení.
Tři konkrétní žádosti pomáhají, aby to fungovalo:
- Oznamujte absence z aplikace, i ty plánované, před časem příchodu.
- Aktivujte oznámení Easy Family na telefonu: e-mail dorazí stejně, ale push oznámení se vidí dříve.
- Udržujte kontakty aktuální, zejména e-mailovou adresu obou rodičů.
Takto vysvětlená zpráva je vnímána jako to, co je: další pozornost struktury, která si všimne, když někdo chybí.
Stručně řečeno
Upozornění na opuštění kontroluje, v čase vybraném sekci po sekci, děti, které nejsou evidovány jako přítomné ani jako absentující, a informuje mámu a tátu e-mailem a s oznámením v aplikaci Easy Family. Funguje nejlépe, když se příchody zaznamenávají v reálném čase a rodiny hlásí absence z aplikace, i na více dní. Nezastupuje pozornost lidí, ale přidává druhý pohled v nejrušnější části dne.
Chcete organizovat přítomnosti, absence a oznámení rodinám na jednom místě? Vyzkoušejte Easy.School zdarma.
