Úterý, pět hodin odpoledne. Administrativní vedoucí družstva se čtyřmi školkami musí připravit číslo pro správní radu: kolik jsme fakturovali v září, sídlo po sídle. Dvě sídla fakturují s DIČ družstva. Jedna faktura s DIČ malé společnosti, která vznikla pro projekt s místní firmou. Čtvrtá je školka na základě smlouvy, která je součástí konsorcia. Výsledek: čtyři exporty, dva programy a tabulka, která nesedí.
Když sídla rostou, dříve či později rostou i právní subjekty. V tomto článku se podíváme na to, proč se to děje, co se mění ve fakturaci, když je více než jedno DIČ, a jak udržet vše pod jednou licencí, s jedinečným pohledem na obrat.
Když sídla nejsou všechny stejná firma
Ve světě 0-6 jsou nejčastější konfigurace čtyři, a často spolu koexistují.
- Jedno družstvo, více sídel, jedno DIČ. To je nejjednodušší případ: všechna sídla fakturují se stejnými firemními údaji.
- Skupina s více společnostmi. Jedna společnost na sídlo, nebo jedna pro soukromá sídla a jedna pro služby na zakázku.
- Konsorcium, které koordinuje více družstev, každé s vlastním DIČ a vlastní účetnictvím.
- Školka a mateřská škola ve stejné budově, řízené dvěma různými subjekty: například organizací, která spravuje předškolní vzdělávání, a družstvem, které spravuje školku.
Právní subjekt není detail. Rozhoduje, kdo vystavuje dokument, jaké číslování se používá, jaký daňový režim se aplikuje, kam přicházejí faktury od dodavatelů a který účetní musí obdržet archív. Pokud systém funguje podle sídel, ale ne podle subjektů, vše toto padá na toho, kdo fakturuje.
Pless je pracovní jednotka, právní subjekt je nastavení
V Easy.School jsou všechna sídla pod jednou licencí: každé sídlo je pless a můžeš jich vytvořit tolik, kolik potřebuješ. Oddělení mezi právními subjekty se hraje na úrovni plessu: pro každý se rozhodneš s jakým právním subjektem fakturovat. Dva plessy mohou sdílet stejné DIČ, třetí může mít své vlastní.
V praxi se osobní údaje, které končí v dokumentu, zadávají vstupem do plessu, v nastavení administrativní oblasti: obchodní název, adresa, DIČ, daňové identifikační číslo, daňový režim. I elektronická fakturace se aktivuje pless po plessu, s formulářem pro přihlášení, který je třeba podepsat a nahrát; tým Easy.School kontroluje údaje a aktivuje službu, obvykle během několika hodin a maximálně do 24 hodin v pracovních dnech. Pokud potřebuješ krok za krokem, návod na jak vytvořit a nastavit nový pless začíná tam.
Takže organizační struktura a právní struktura se nemusí shodovat, a není třeba násobit licence a přístupy.
Číslování a dokumenty: každý subjekt se svými pravidly
Každý subjekt, který vystavuje faktury, má své vlastní postupné číslování, a účetní to očekává čisté. Abychom ti pomohli udržet to v pořádku, v parametrech fakturace můžeš přidat znaky před nebo za číslo (například předponu pro sídlo) a nastavit sekundární číslování jako výchozí, které se používá také pro dobropisy a debetní poznámky. V seznamu dokumentů najdeš filtry, které izolují právě tato číslování.
Pokud dva plessy fakturují se stejným DIČ, rozhodni se spolu s účetním, zda použít jednu sérii nebo je odlišit předponou: je to účetní volba, nikoli technická. Systém také zobrazuje upozornění, když omylem nastavíš číslo, které se liší od běžného postupu.
I sazby DPH se personalizují v administrativních nastaveních, a každý fakturovatelný produkt má svou. Je to bod, kde se různé subjekty nejvíce projevují: stejná služba může mít odlišné zacházení s DPH v závislosti na tom, kdo ji poskytuje. O tomto by se mělo jednat s daňovým poradcem před vystavením prvního dokumentu, nikoli po něm.
Faktury dodavatelů: kdo je vidí
Více DIČ znamená také více toků příchozích faktur. Pro každý pless si vyber, zda přijímat nebo nepřijímat pasivní faktury. Pokud je příjem povolen, faktury doručené s DIČ toho plessu se zobrazí v jeho nákupní oblasti. Pokud spravuješ mnoho struktur se stejným DIČ a nechceš, aby tyto informace byly sdíleny v každém sídle, doporučená volba je deaktivovat ji v provozních plessích a nechat ji aktivní tam, kde pracuje administrativa.
Pohled shora: obrat všech plessů
Vraťme se k otázce správní rady. Z hlavního účtu, v řízení plessů, je stránka věnovaná administraci, která shrnuje, měsíc po měsíci:
- seznam plessů licence;
- počet aktivních dětí v každém plessu;
- počet vydaných dokumentů pro pless;
- celková částka vydaných dokumentů pro pless;
- řádek celkového součtu, který vše sčítá.
Odtud můžeš také stáhnout daňové dokumenty všech plessů v jednom souboru, nebo vybrat pouze některé plessy. Je to funkce, která řeší případ více subjektů: pokud má společnost B svého účetního, stáhneš pouze plessy, které fakturují se svým DIČ, a pošleš mu přesně to, co potřebuje. V archivu jsou soubory XML a PDF organizovány ve dvou oddělených složkách.
Počet dětí vedle obratu není detail. Umístění těchto dvou údajů tě ihned informuje, zda sídlo fakturuje málo, protože má málo přihlášených, nebo protože něco v cyklu fakturace se zaseklo. Pro podrobnější analýzu, podle služby nebo zakázky, jsou potřeba náklady přidělené na jednotlivé řádky: pohled na pless a pohled na zakázku odpovídají na dvě různé otázky.
Rodiny, sdílené údaje a hranice mezi subjekty
Rodina s dítětem ve školce a jedním v mateřské škole, když oba služby patří různým subjektům, dostává dokumenty od dvou různých subjektů. Je to správné, ale musí se to dobře vysvětlit v září, jinak přijde telefonát: proč dvě faktury?
V preferencích správy plessů můžeš rozhodnout, zda sdílet karty rodin mezi plessy. Možnost Ano je doporučena, když plessy patří stejné instituci, jako školka a mateřská škola ve stejné budově: sekretariát najde rodinného příslušníka již zadaného. Možnost Ne je doporučena, když plessy mají různé správy nebo sídla, aby se předešlo zbytečnému sdílení. S různými právními subjekty je Ne často nejopatrnější volba i z pohledu ochrany soukromí.
Dvě opatrnosti doplňují obraz. Pro každý pless můžeš stanovit maximální počet dětí a maximální prostor, takže jedno sídlo nevyužívá zdroje celé licence. A s rolemi a oprávněními vidí a spravuje vedoucí plessu svůj pless, zatímco centrální administrativa vidí všechny.
Odkud začít, pokud dnes máš více systémů
Pokud dnes subjekty žijí v různých programech, příprava přechodu se provádí s jednoduchou mapou, ještě před otevřením systému:
- Seznam sídel a vedle každého DIČ, s kterým každé fakturuje dnes a s kterým bude fakturovat zítra.
- Pro každé DIČ poznamenej daňový režim, probíhající číslování, referenční účetního a kdo přijímá faktury dodavatelů.
- Rozhodni pravidla sdílení: které plessy sdílejí rodinné karty a kdo vidí jaké údaje.
- Aktivuj elektronickou fakturaci pless po plessu a před první fakturou požádej tým, aby s tebou zkontroloval parametry.
Pro zbytek migrace se mnoho údajů kopíruje z jednoho plessu do druhého místo toho, aby byla znovu zadána. O celkové organizaci více sídel jsme také napsali jak spravovat více sídel školky s jedním systémem.
Stručně řečeno
Když sídla patří různým subjektům, musí fakturace následovat právní subjekt a ne pouze adresu. V Easy.School každý pless fakturuje s entitou, kterou si vybereš, se svými údaji, svým číslováním a svou elektronickou fakturací, zatímco hlavní účet vidí obrat všech plessů v jedné tabulce a stahuje dokumenty všech nebo pouze některých v jednom souboru. Daňové volby zůstávají k provedení s účetním: systém odděluje to, co musí zůstat oddělené, a dává ti celkovou částku, když je to potřeba.
Spravuješ více sídel s více DIČ? Vyzkoušej Easy.School zdarma.
