V mnoha kancelářích je systém stále program nainstalovaný na konkrétním počítači: ten blízko okna, s nálepkou na monitoru. Když je vypnutý, data nejsou. Jinde je místo dat sdílený tabulkový procesor, aktualizovaný třemi lidmi se třemi různými kritérii. Funguje to, dokud to funguje.
Tento článek porovnává obě nastavení na šesti konkrétních otázkách, které dříve či později přijdou na stůl toho, kdo koordinuje jesle nebo mateřskou školu: kdo má přístup a odkud, co se stane, když se ten počítač rozbije, kdo dělá zálohy, jak se spravují více poboček, kdo aktualizuje software a kdo odpovídá za bezpečnost dat dětí. S uvedenými omezeními cloudu, protože existují.
Co znamená "nainstalovaný" a co znamená "v cloudu"
Nainstalovaný systém žije na disku jednoho stroje: program je tam, archiv dat je tam. Abyste s ním mohli pracovat, musíte sedět před tímto pracovním místem nebo se připojit k interní síti. Sdílený tabulkový procesor je variantou stejného schématu: soubor, který chrání ten, kdo ho vytvořil.
Cloudový systém naopak žije na serverech spravovaných tím, kdo software vyrábí, a přistupujete k němu se svými přihlašovacími údaji z jakéhokoli zařízení. Easy.School funguje takto: otevírá se z prohlížeče a ze dvou aplikací, Easy Family pro rodiny a Easy Staff pro vychovatele a personál, kompatibilních se smartphony a tablety.
Rozdíl není technický, je organizační: mění se místo, kde jsou data, a tedy kdo k nim má přístup, kdo je chrání a kdo je obnoví, když něco selže.
Kdo může přistupovat, a odkud
U nainstalovaného programu je přístup vázán na pracovní místo. Vychovatelka ve třídě nezaznamenává přítomnost, když děti přicházejí: zapisuje na papír a někdo to po ní přepisuje. Kdo pracuje z domova, si vezme kopii na flash disk, a od té chvíle existují dvě verze stejného archivu.
Sdílený tabulkový procesor má opačný problém: kdo má odkaz, vidí všechno. Není jednoduchý způsob, jak dát vychovatelce pouze její třídu, nebo rodině pouze její dítě.
V Easy.School jsou přístupová práva přizpůsobitelná podle role, položku po položce, jak pro personál, tak pro rodiny: rozhodujete vy, kdo vidí úplné osobní údaje, kdo pouze přítomnost své třídy, kdo má přístup do administrativní části. Existuje také log akcí na tabulkách databáze: pokud se nějaký údaj změní, zůstává stopa. Fotografie a videa nejsou veřejné odkazy, které lze kopírovat do chatu, ale podepsané adresy, které vyprší po hodině, na úložišti vyhrazeném pro jednotlivou licenci.
Co když se ten počítač rozbije (a kdo dělá zálohy)
To je otázka, kterou si nikdo nechce položit. Disk se porouchá, notebook zmizí, špatný příloha zašifruje soubory: s archivem na jednom stroji struktura ztrácí osobní údaje, vydané poplatky, kontakty rodin a historii přítomnosti.
Jednoduchá otázka: kdo dělá zálohu, dnes, ve vaší struktuře? Pokud je odpovědí jméno osoby, riziko je, že ta osoba bude na dovolené právě tehdy, když je potřeba. Pokud je odpovědí externí disk v zásuvce, zkontrolujte datum poslední kopie: často je starší, než si pamatujete. A disk umístěný vedle počítače sdílí s ním krádeže, povodně a výkyvy napětí.
V cloudu zálohy dělá poskytovatel, a počítač kanceláře se opět stává vyměnitelným objektem: pokud se porouchá, otevřete jiný a vrátíte se. Zůstává otázka, kterou je třeba položit každému: jak dostanu svá data ven, pokud jednou změním? V Easy.School export dat je neomezený a zahrnutý.
Více poboček, jeden archiv
Dokud je struktura jedna, místní archiv funguje. Když se pobočky stanou dvěma nebo třemi, každá budova má svůj počítač, svůj soubor a svá čísla: abyste věděli, kolik dětí je celkem zapsaných, potřebujete telefonáty a ručně vyplněný přehled, který je už starý, když dorazí.
V cloudu je archiv jeden a údaj se aktualizuje tam, kde je vložen. V Easy.School kdo pracuje na více strukturách, přechází z jedné na druhou bez odhlašování a přihlašování: žádný druhý uživatel, žádné druhé heslo. Užitečná technická poznámka: každá struktura má vlastní databázi, ne sdílenou tabulku filtrovanou podle zákaznického kódu. O tom jsme podrobně hovořili v článku o jak spravovat více poboček s jedním systémem.
Aktualizace: kdo je instaluje a kolik stojí
U nainstalovaného softwaru je každá nová verze malou stavbou: někdo musí přijít na místo, nebo stáhnout balíček a nainstalovat ho na každém pracovním místě. Často se nová verze platí zvlášť, a stává se, že zůstáváte na staré verzi roky, protože ten správný okamžik nikdy nepřijde. S časem program přestává komunikovat s aktualizovaným operačním systémem a problém se přesune na hardware.
V cloudu se aktualizace provádí na straně serveru: ráno po naleznete novou funkci. V Easy.School aktualizace a nové funkce jsou zahrnuty v licenci po celou její dobu. Co se týče ceny, jsme jasní: prvních 20 dětí je 25 eur měsíčně, nebo 250 eur ročně plus DPH, s 4 GB zahrnutými; každé další dítě přidává 0,60 eur měsíčně (6 eur ročně) a 0,2 GB. Jediná sleva je 17 % na roční platbu.
Kdo odpovídá za bezpečnost dat dětí
Zde nedáváme právní hodnocení: shoda vaší struktury musí být ověřena s vaším poradcem. Můžeme však popsat technické volby, které jsou konkrétní částí otázky.
U nainstalovaného programu je fyzická bezpečnost na vás. Kdo vstupuje do kanceláře, kdo zná heslo, kam skončí disk, když je počítač vyměněn, co se stane s flash diskem použitým k přenosu dat domů: odpovědnost, která zůstává uvnitř struktury, a kterou málokdo napsal formálně.
Technické volby Easy.School na tomto poli jsou:
- Data uchovávaná v evropské oblasti, ne na serverech rozptýlených bez označení.
- Dedikovaná databáze pro každou strukturu, oddělená od ostatních.
- Přístupová práva podle role konfigurovatelná položku po položce, pro personál a pro rodiny.
- Log akcí na tabulkách databáze.
- Fotografie a videa s podepsanými adresami s hodinovým vypršením, na úložišti vyhrazeném pro licenci.
- Akt nominace odpovědného za zpracování ke stažení a jmenovaný DPO, který předáte svému poradci.
Najdete podrobnější informace na jak chránit data dětí v jeslích.
Skutečná omezení cloudu
Bylo by nepoctivé vyprávět pouze o dobré stránce. Cloud má tři skutečná omezení.
- Potřebujete připojení. Pokud linka struktury spadne, nedostanete se dovnitř. Protiopatření jsou banální: hotspot ze smartphonu, tablet s datovou sítí pro přítomnost ve třídě, druhá linka tam, kde je pokrytí nestabilní. Ale je třeba říci: bez sítě se cloudový systém neotevře.
- Závisíte na poskytovateli. Nemáte soubor na svém disku. Proto záleží na tom, kdo je za tím: Easy.School je vyvinut italským softwarovým domem, který je aktivní od roku 2010, a používá ho více než 1000 struktur, a neomezený export slouží přesně k tomu, abyste nebyli uzavřeni uvnitř.
- Náklady jsou opakující se. Nainstalovaný program se často platí jednou; cloudový systém se platí každý rok. Na oplátku dostáváte aktualizace, zálohy a zahrnutou podporu, ale je to položka v rozpočtu, která zůstává.
Pak je tu náklad na přechod, který není levný, ale na zvyky: první měsíc se pracuje o něco více, zatímco se přenášejí osobní údaje a upravují stará data. O tom, co se vyplatí přenést a co nechat pozadu, najdete průvodce na jak importovat data z jiného systému.
Stručně řečeno
Nainstalovaný systém drží data blízko: vidíte je, jsou na tom stroji. Cena je, že přístup, zálohy, aktualizace a fyzická bezpečnost se stávají vaší prací, téměř nikdy formálně přidělenou někomu jinému. Cloud přesouvá tuto práci na poskytovatele a odděluje přístup od jednoho pracovního místa, na oplátku za funkční připojení a obnovující se poplatek.
Užitečná otázka není, který z obou je lepší absolutně, ale kolik by stálo vaší struktuře ztratit archiv zítra ráno, a kolik hodin měsíčně dnes trávíte přepisováním dat z místa na místo. Pokud chcete vidět, jak se pracuje s daty v bezpečí a přístupnými odkud je potřeba, vyzkoušejte Easy.School zdarma.
