Pondělí, devět a půl. Na administraci zvoní telefon: je to úklidová firma, která obsluhuje dvě z vašich poboček, a velmi zdvořile se ptá, kdy bude uhrazena faktura za srpen. Po splatnosti už tři týdny. Nikdo ji neviděl: přišla do schránky koordinátorky na dovolené, která ji přeposlala kolegyni, která ji uložila do složky nazvané "k zaplacení".
Faktury dodavatelů nedělají hluk, dokud nejsou po splatnosti. V kooperativě nebo síti s více pobočkami přicházejí z různých kanálů, k různým lidem, za různé služby, a jejich správa často závisí na paměti někoho. V tomto článku se podíváme, odkud faktury pasivní přicházejí, jak je shromáždit na jednom místě, jak rozhodnout, kdo co uvidí, když je poboček hodně, a jak udržet pod kontrolou platby a termíny bez paralelních složek.
Kde se faktury dodavatelů ztrácejí
Zařízení 0-6 kupuje více, než se zdá: potraviny nebo stravovací služby, pleny a hygienické výrobky, materiály pro aktivity, údržby, úklid, energie, školení personálu. Se třemi nebo čtyřmi pobočkami se dodavatelé stávají desítkami, a každý má své platební podmínky.
Problém téměř nikdy není samotná platba. Je to všechno, co je předtím: vědět, že faktura přišla, pochopit, na kterou pobočku se vztahuje, zkontrolovat, že odpovídá tomu, co bylo skutečně dodáno, pamatovat si, kdy má být zaplacena. Když tyto informace žijí v osobních e-mailech, sdílených složkách a poznámkách na monitoru, stačí absence nebo změna role, aby něco zůstalo pozadu. A zpoždění se platí ve vztazích s dodavateli, někdy úroky, téměř vždy ztraceným časem na rekonstrukci.
Faktury pasivní dnes: elektronické, téměř vždy
Faktura pasivní je jednoduše faktura, kterou obdržíte, místo abyste ji vystavili. Od doby, kdy se elektronické fakturování stalo povinným mezi italskými operátory, téměř všechny faktury dodavatelů putují jako soubory XML prostřednictvím Systému výměny dat Finanční správy. Od 1. ledna 2024 se povinnost vztahuje také na dodavatele v paušálním režimu, kteří byli dříve částečně vyloučeni: malý řemeslník, který opravuje plot na zahradě, vám dnes posílá elektronickou fakturu jako velká dodavatelská firma.
Existují některé zvláštní případy, například zahraniční dodavatelé, které je třeba spravovat zvlášť s vlastním účetním. Ale pravidlo je jasné: faktura přichází v elektronickém formátu, spojená s DIČ toho, kdo ji přijímá. A právě to umožňuje shromáždit je automaticky místo toho, abychom je honili.
Jedno místo příjezdu: sekce Nákupy
V Easy.School se faktury pasivní přijaté s DIČ pobočky objevují v administrativní oblasti, v sekci Nákupy. Není potřeba, aby je někdo přeposílal nebo nahrával: přicházejí tam a zůstávají tam, se svým původním souborem.
Faktury, které právě přišly a ještě nebyly zpracovány, jsou v kartě K registraci. Je to vlastně váš seznam úkolů: všechno, co je uvnitř, musí ještě projít vámi. Když ji zaregistrujete, faktura vyjde z fronty a stane se součástí historie nákupů.
Abychom na to nemuseli myslet, můžete si zvolit, že obdržíte notifikaci e-mailem, když přijde nová faktura pasivní. Není to detail: znamená to, že faktura úklidové firmy nečeká, až někdo náhodou otevře systém, ale ukáže se ve stejný den.
Více poboček, jedno nebo více DIČ: kdo vidí co
V kooperativách je typická situace jedna z těchto dvou: každá pobočka má své DIČ, nebo více poboček fakturuje se stejným. Easy.School spravuje obě, protože pro každou pobočku můžete rozhodnout, s jakou právnickou osobou fakturovat a zda přijímat nebo ne faktury pasivní.
- Přijímání povoleno. Faktury pasivní přijaté s DIČ pobočky jsou viditelné v sekci Nákupy té pobočky.
- Přijímání zakázáno. Je to doporučená volba, když spravujete mnoho zařízení se stejným DIČ, ale nechcete, aby tyto informace byly sdíleny ve všech pobočkách. Faktury sleduje ten, kdo je má sledovat, ne všichni.
K tomu se přidávají role a oprávnění. Sekce Nákupy je položka, která se povoluje nebo zakazuje pro každý profil: centrální administrativa ji vidí, koordinátorka pobočky ji může vidět, pokud je to ona, kdo kontroluje dodávky, vychovatelky obvykle ne. Je to jednoduchý způsob, jak spojit dvě potřeby, které se často střetávají: centralizovat platby a nechat ty, kdo jsou na místě, kontrolovat, co skutečně dorazilo. Pokud chcete prohloubit organizaci na více pobočkách, hovořili jsme o tom v jak spravovat více poboček mateřské školy s jedním systémem.
Zaznamenané platby a termíny na obzoru
Obdržení faktur v pořádku je polovina práce. Druhá polovina je vědět, co jste již zaplatili a co se blíží k vypršení. V řízení faktur pasivních můžete registrovat provedené platby a sledovat budoucí termíny, takže otázka "tuto jsme uhradili?" nachází odpověď v systému a ne v paměti toho, kdo byl v kanceláři ten den.
Některé návyky činí tuto kontrolu opravdu užitečnou:
- Zaregistrujte platbu, když ji provedete, ne na konci měsíce. Bankovní převod zaregistrovaný ve stejný den je spolehlivá informace; ten, který je rekonstruován třicet dní poté, je odhad.
- Kontrolujte termíny příštích dvou týdnů jednou týdně, vždy ve stejný den. Stačí pár minut a žádný dodavatel vám už nemusí volat, aby vám to připomněl.
- Okamžitě hlaste spory. Pokud dodávka přišla neúplná, ten, kdo je na pobočce, to říká dříve, než bude faktura zaplacena, ne poté.
Výsledkem je celkový přehled, který dříve vyžadoval ručně vedený tabulkový procesor. A jako u vystavených faktur, jeden zdroj čísel je cennější než dva zdroje, které se neshodují: viděli jsme to také při diskusi o nákladech a oddělených zakázkách.
Účetní a archiv XML
Na konci měsíce nebo na konci čtvrtletí účetní žádá o faktury za nákup. Stahování jedné po druhé je nejnudnější část administrativní práce, a také ta nejjednodušší na chybu.
Z karty K registraci v sekci Nákupy můžete stáhnout archiv ZIP se soubory XML faktur pasivních, i těch, které ještě nemáte zaregistrovány. Vyberte časový interval, maximálně tři měsíce, a vygenerujete soubor: obdržíte e-mail s odkazem na stažení na hlavní adresu licence. Uvnitř najdete XML každé faktury a příslušný doklad.
Alternativně můžete vytvořit účet pro účetního, s omezeným přístupem k administrativní části. Stahuje si sám, co potřebuje, kdy potřebuje, bez přístupu do deníku a vzdělávacích oblastí. Soukromí zůstává tam, kde má být, a vy vystupujete z role zprostředkovatele.
Rutina, která vydrží i při změně lidí
Skutečná hodnota toho všeho se ukáže v přechodových momentech: srpnové dovolené, mateřská dovolená v administraci, nová koordinátorka, která přichází v polovině roku. Pokud proces žije v návycích jedné osoby, odchází s ní. Pokud žije v systému, kdo přijde, najde frontu faktur k registraci, již provedené platby a blížící se termíny.
Pro zařízení s více pobočkami stačí jednoduchá rutina: e-mailová notifikace pro nové faktury, týdenní kontrola registrací a termínů, stažení archivu XML pro účetního při každém uzavření období. Tři opakované úkony, žádná složka nazvaná "k zaplacení".
Stručně řečeno
Faktury dodavatelů nyní přicházejí téměř všechny v elektronickém formátu, a je to výhoda pouze tehdy, pokud skončí na přesném místě. Shromáždit je v sekci Nákupy, rozhodnout pro každou pobočku, zda je přijímat a kdo je může vidět, registrovat platby a pravidelně sledovat budoucí termíny transformuje práci plnou honění v uspořádanou kontrolu. Daňové a účetní volby zůstávají k sdílení s účetním: systém vám dává data v pořádku, ve správný čas.
Chcete mít faktury dodavatelů, platby a termíny na stejném místě jako školné? Vyzkoušejte Easy.School zdarma.
