Beskrivelse av funksjonen
Funksjonen Fullmakter lar deg registrere, på hver studentkort, en liste over personer autorisert til å hente studenten fra institusjonen (f.eks. besteforeldre, onkler, barnevakter, familievenner) uten å måtte opprette en familiebruker for dem og dermed uten å gi dem tilgang til administrasjonssystemet eller App Easy Family.
For hver fullmektig kan du registrere:
Fornavn (obligatorisk)
Etternavn (obligatorisk)
Et vedlagt dokument (valgfritt) — vanligvis identifikasjonsdokumentet til fullmektigen, men etter institusjonens skjønn kan også det signerte fullmaktskjemaet fra forelderen eller annet nyttig dokument lastes opp (formatene jpg, jpeg, png, pdf støttes).
Merk: Fullmektiger mottar ikke legitimasjon og kan ikke få tilgang til systemet. Deres funksjon er utelukkende å bli gjenkjent av personalet ved institusjonen når studenten hentes.
Hvor finner du funksjonen
Profil Stilling Hva kan Koordinator (nettleser, blå meny) Studentkort → nedtrekksmeny Fullmakter Legge til, importere, endre, slette Lærer (nettleser, grønn meny) Studentkort → nedtrekksmeny Fullmakter Kun vise (inkludert vedlagt dokument) App Easy Staff Studentliste → student → Se kort → seksjon Fullmakter Kun vise Familie (nettleser) Meny Tilgjengelighet → Fullmakter Legge til, endre vedlagt fil App Easy Family Meny Tilgjengelighet → Fullmakter Legge til, endre vedlagt fil
Fra Koordinatorens side — Legge til en fullmektig
Trinn 1 — Åpne studentkortet
Logg inn på administrasjonssystemet med en koordinator konto (blå meny til venstre).
I venstremenyen klikker du på "Studenter" for å utvide undermenyen.
Klikk på "Studentliste".
Finn studenten du vil legge til en fullmektig for, og klikk på navnet deres (eller redigeringsikonet) for å åpne kortet.
Trinn 2 — Åpne seksjonen Fullmakter
Når du er inne på studentkortet, finner du en nedtrekksmeny (kombinasjonsboks) øverst som viser navnet på den nåværende seksjonen (som standard viser den "Student").
Klikk på pil i nedtrekksmenyen for å vise alle seksjoner av kortet.
Velg alternativet "Fullmakter".
Det vil åpne siden Fullmakter med tabellen over allerede registrerte fullmektiger (eller tom, hvis det er første gang).
Tabellen har kolonnene: Fornavn — Etternavn — Dokument — Endre — Slett.
Trinn 3 — Legge til en ny fullmektig
Øverst til høyre i Fullmakter panelet finner du to knapper:
"Importer" (lilla) — for å knytte en voksen som allerede finnes i arkivet (se neste avsnitt).
"+ Legg til" (blå) — for å legge til en ny fullmektig fra bunnen av.
Klikk på den blå knappen "+ Legg til".
Det vil åpne et modalt vindu med tittelen "Fullmakter" med følgende felt:
Fornavn* — obligatorisk felt. Skriv inn fornavnet til fullmektigen.
Etternavn* — obligatorisk felt. Skriv inn etternavnet til fullmektigen.
Last opp dokument — blå knapp. Når du klikker på den, åpnes filvalgvinduet på enheten din, hvor du kan velge dokumentet som skal vedlegges.
Støttede filtyper: jpg, jpeg, png, pdf.
Hva skal lastes opp: det er opp til institusjonen. Vanligvis lastes identifikasjonsdokumentet til fullmektigen opp; noen institusjoner foretrekker å laste opp det signerte fullmaktskjemaet fra forelderen. Feltet er valgfritt: hvis ingenting lastes opp, vil fullmektigen fortsatt bli registrert med fornavn og etternavn.
Trinn 4 — Lagre
Når de obligatoriske feltene (Fornavn og Etternavn) er fylt ut, blir knappen "Lagre" nederst grønn og klikkbar.
Klikk på "Lagre" for å registrere fullmektigen.
Alternativt, klikk på "Avbryt" for å lukke vinduet uten å lagre noe.
Den nye fullmektigen vil umiddelbart vises i tabellen.
Fra Koordinatorens side — Importere en fullmektig som allerede er i arkivet
Hvis personen du vil legge til som fullmektig allerede er i systemet (for eksempel er de forelderen til en annen student ved institusjonen, eller de har allerede blitt fullmektiget for et annet søsken), trenger du ikke å registrere dem på nytt: du kan bruke Importer funksjonen.
Trinn 1 — Åpne importvinduet
På siden Fullmakter for studenten, klikk på den lilla knappen "Importer" øverst til høyre.
Trinn 2 — Søk etter personen
I vinduet som åpnes kan du søke etter personen som skal knyttes til:
Fornavn
Etternavn
E-post
Legg inn en eller flere av disse dataene i søkefeltet; systemet vil vise deg de relevante resultatene som allerede finnes i institusjonens arkiv.
Trinn 3 — Bekrefte importen
Velg den riktige personen fra listen over resultater og bekreft operasjonen.
Personen vil automatisk bli lagt til listen over Fullmakter for studenten, med de nødvendige personopplysningene allerede fylt ut.
Merk: Importen oppretter ikke en konto eller endrer tillatelsene til personen; den knytter dem utelukkende som fullmektig til dette studentkortet.
Fra Koordinatorens side — Endre en fullmektig
Koordinatoren kan endre alle feltene til en allerede registrert fullmektig (Fornavn, Etternavn og Dokument).
Åpne siden Fullmakter for studenten (se Trinn 1 og 2 i "Legge til en fullmektig").
Finn raden til fullmektigen som skal endres.
I kolonnen "Endre", klikk på det blå ikonet formet som en blyant.
Det vil åpne det samme modale vinduet som ved registrering, allerede fylt ut med de nåværende dataene.
Endre de ønskede feltene. For å erstatte det vedlagte dokumentet, klikk på "Last opp dokument" igjen og velg den nye filen.
Klikk på "Lagre" for å bekrefte endringene.
Fra Koordinatorens side — Vise det vedlagte dokumentet
For å se dokumentet som allerede er lastet opp for en fullmektig:
Åpne siden Fullmakter for studenten.
I kolonnen "Dokument", klikk på det lilla ikonet formet som et ark ved siden av fullmektigen.
Fil (bilde eller PDF) vil bli åpnet/nedlastet til enheten din.
Hvis cellen er tom i stedet for ikonet, betyr det at det ikke er lastet opp noe dokument for den fullmektigen ennå.
Fra Koordinatorens side — Slette en fullmektig
Advarsel: Sletting av en fullmektig er definitiv og kan kun utføres av koordinatoren. Verken lærere eller familiemedlemmer kan slette fullmektiger.
Åpne siden Fullmakter for studenten.
Finn raden til fullmektigen som skal fjernes.
I kolonnen "Slett", klikk på det røde ikonet formet som en søppelbøtte.
Bekreft slettingen i varselet.
Fullmektigen vil bli fjernet umiddelbart fra listen.
Fra Lærerens side — Vise fullmektiger (nettleser)
Læreren (grønn meny) kan ikke legge til, endre eller slette fullmektiger, men kan konsultere listen for å verifisere hvem som er autorisert til å hente studenten ved henting.
Fra nettleser
Logg inn på administrasjonssystemet med en lærer konto (grønn meny til venstre).
Åpne kortet til ønsket student.
I nedtrekksmenyen øverst på kortet, velg "Fullmakter".
Tabellen med Fornavn, Etternavn og Dokument for hver fullmektig vil bli vist.
For å se det vedlagte dokumentet, klikk på det lilla ikonet formet som et ark i kolonnen "Dokument": filen vil åpnes eller lastes ned.
Forskjell fra koordinatoren: på lærersiden er ikke knappene "+ Legg til" og "Importer" til stede, og heller ikke kolonnene "Endre" og "Slett". Siden er i kun lesemodus.
App Easy Staff — Vise fullmektiger
Fra App Easy Staff som er tilgjengelig for personalet, kan du også konsultere listen over fullmakter.
Åpne appen Easy Staff og logg inn.
Gå til "Studentliste".
Finn ønsket student (du kan bruke søkefeltet eller filteret "Seksjon").
I studentpanelet, klikk på knappen "Se kort" (nederst til venstre i panelet).
I skjermen "Se kort", rull ned til seksjonen "Fullmakter".
Alle registrerte fullmektiger for den studenten vil bli listet, med et ikon ved siden av for å åpne det vedlagte dokumentet (hvis tilgjengelig).
Fra Familie — Legge til en fullmektig fra nettleser
Familiemedlemmer med tilgang kan også legge til fullmektiger selvstendig fra nettleseren.
Trinn 1 — Logg inn på familiens panel
Familien logger inn på administrasjonssystemet med sine egne legitimasjoner.
I venstremenyen klikker du på "Tilgjengelighet".
I undermenyen som åpnes, klikker du på "Fullmakter".
Trinn 2 — Legge til fullmektig
Listen over allerede registrerte fullmakter for sine studenter vil bli vist.
Klikk på knappen for å legge til en ny fullmektig.
Fyll ut Fornavn og Etternavn.
(Valgfritt) Last opp dokumentet til fullmektigen (jpg, jpeg, png, pdf).
Lagre.
Viktig: når den er lagt til, kan familien ikke slette fullmektigen. Hvis det er nødvendig å fjerne den, må familien be om sletting fra institusjonen via en kommunikasjon (for eksempel en melding fra appen eller en direkte forespørsel til koordinatoren), som vil gå videre med slettingen fra koordinatorens side.
Familien kan alltid endre filen/bildet vedlagt fullmektigen (for eksempel for å oppdatere et utløpt identifikasjonsdokument).
Fra Familie — Legge til en fullmektig fra App Easy Family
Prosedyren fra appen er identisk i konseptene med den fra nettleseren.
Åpne appen Easy Family og logg inn.
Velg institusjonen og ønsket student.
Fra startsiden, gå til menyen "Tilgjengelighet".
Velg undermenyen "Fullmakter".
Du vil se listen over allerede registrerte fullmektiger for den studenten.
For å legge til en ny fullmektig, bruk knappen for å legge til.
Fyll ut Fornavn og Etternavn (obligatorisk) og eventuelt last opp dokumentet fra enheten din (eksisterende bilde eller tatt på stedet).
Lagre.
Også fra appen kan familien endre den vedlagte filen men kan ikke slette fullmektigen. For sletting må de kontakte institusjonen.
Ofte stilte spørsmål
Mottar fullmektigen legitimasjon eller varsler? Nei. Fullmektigen er en enkel registrering i kortet; de har ingen tilgang til systemet, mottar ingen e-poster, mottar ingen varsler.
Er det obligatorisk å laste opp et dokument for fullmektigen? Nei. Bare Fornavn og Etternavn er obligatoriske. Dokumentet er valgfritt, men sterkt anbefalt for å sikre gjenkjenning ved henting.
Hvilket dokument er best å laste opp: fullmektigens identitetskort eller den signerte fullmakten? Det er opp til institusjonen. Noen institusjoner foretrekker fullmektigens identitetsdokument (for å lette gjenkjenningen ved henting), andre foretrekker det signerte fullmaktskjemaet fra forelderen. Avtal med koordinatoren hvilken praksis som skal følges.
Kan et familiemedlem slette en fullmektig de har lagt inn ved en feil? Nei. Familiemedlemmer kan ikke slette fullmektiger, selv ikke de de selv har lagt inn. De må sende en forespørsel om sletting til institusjonen (for eksempel via melding i appen), og koordinatoren vil gå videre med fjerningen.
Kan den samme fullmektigen knyttes til flere studenter? Ja. Koordinatoren kan bruke "Importer" funksjonen på kortet til hver student for å knytte den samme personen som allerede finnes i arkivet til flere studenter (nyttig, for eksempel for besteforeldre som henter flere barnebarn fra samme institusjon).
Hva ser læreren ved henting? Læreren, både fra nettleser og fra App Easy Staff, kan åpne studentkortet, gå til seksjonen Fullmakter og konsultere fornavn, etternavn og vedlagt dokument for hver autorisert fullmektig. På denne måten kan de verifisere identiteten til personen som kommer for å hente studenten.
Er fullmektiger lagt inn av familiemedlemmer via appen synlige umiddelbart for personalet? Ja. Alle fullmektiger som er lagt inn — enten av koordinatoren, familiemedlemmer via nettleser, eller familiemedlemmer via App Easy Family — er synlige i sanntid for personalet fra lærerens side, koordinatorens side og fra App Easy Staff.