I mange sekretariater er programvaren fortsatt et program installert på en bestemt datamaskin: den nær vinduet, med klistremerket på skjermen. Hvis den er av, finnes ikke dataene. Andre steder er dataene et delt regneark, oppdatert av tre personer med tre forskjellige kriterier. Det fungerer, så lenge det fungerer.
Denne artikkelen sammenligner de to oppsettene på seks konkrete spørsmål som før eller senere kommer på bordet til den som koordinerer en barnehage eller førskole: hvem har tilgang og hvor, hva skjer hvis den datamaskinen går i stykker, hvem tar sikkerhetskopier, hvordan håndteres flere lokasjoner, hvem oppdaterer programvaren og hvem er ansvarlig for databeskyttelsen til barna. Med de erklærte begrensningene ved skyen, fordi de eksisterer.
Hva betyr "installert" og hva betyr "i skyen"
Et installert program lever på disken til en maskin: programmet er der, datalageret er der. For å jobbe med det må du sette deg foran den arbeidsstasjonen eller koble deg til det interne nettverket. Det delte regnearket er en variant av det samme mønsteret: en fil, bevoktet av den som har opprettet den.
Et skybasert program lever derimot på servere som administreres av de som produserer programvaren, og du får tilgang med dine legitimasjoner fra hvilken som helst enhet. Easy.School fungerer slik: det åpnes fra nettleseren og fra to apper, Easy Family for familiemedlemmer og Easy Staff for lærere og personale, kompatible med smarttelefoner og nettbrett.
Forskjellen er ikke teknisk, den er organisatorisk: det endrer hvor dataene ligger, og dermed hvem som får tilgang, hvem som beskytter dem og hvem som gjenoppretter dem når noe går galt.
Hvem kan få tilgang, og hvor
Med det installerte programmet er tilgangen knyttet til arbeidsstasjonen. Læreren i avdelingen registrerer ikke tilstedeværelsen mens barna kommer inn: hun noterer på papir, og noen skriver det om senere. Den som jobber hjemmefra tar med seg en kopi på minnepinne, og fra det øyeblikket finnes det to versjoner av det samme arkivet.
Det delte regnearket har motsatt problem: den som har lenken ser alt. Det finnes ingen enkel måte å gi en lærer tilgang til bare sin egen avdeling, eller en familie til bare sitt eget barn.
I Easy.School er tilgangstillatelsene tilpassbare etter rolle, post for post, både for ansatte og for familiemedlemmer: du bestemmer hvem som ser de komplette personopplysningene, hvem som bare ser tilstedeværelsen i sin egen avdeling, hvem som får tilgang til den administrative delen. Det finnes også en logg over handlinger på databasetabellene: hvis en opplysning endres, blir det registrert. Bilder og videoer er ikke offentlige lenker som kan kopieres i en chat, men signerte adresser som utløper etter en time, på lagringsplass dedikert til den enkelte lisensen.
Hvis den datamaskinen går i stykker (og hvem tar sikkerhetskopier)
Det er spørsmålet ingen ønsker å stille. En disk feiler, en bærbar datamaskin forsvinner, et feil vedlegg krypterer filene: med arkivet på en enkelt maskin mister strukturen personopplysninger, utstedte avgifter, kontaktinformasjon fra familiene og historikk over tilstedeværelse.
Et direkte spørsmål: hvem tar sikkerhetskopien, i dag, i din struktur? Hvis svaret er navnet på en person, er risikoen at den personen er på ferie akkurat når det trengs. Hvis svaret er en ekstern disk i skuffen, sjekk datoen for den siste kopien: ofte er den eldre enn man husker. Og en disk som oppbevares ved siden av datamaskinen deler tyveri, oversvømmelser og strømbrudd med den.
I skyen tar leverandøren sikkerhetskopiene, og datamaskinen i sekretariatet blir et utskiftbart objekt: hvis den går i stykker, åpner du en annen og logger deg inn igjen. Det gjenstår et spørsmål å stille til alle: hvordan får jeg ut mine data hvis jeg bytter en dag? I Easy.School er datakopiering ubegrenset og inkludert.
Flere lokasjoner, ett arkiv
Så lenge strukturen er én, holder det lokale arkivet. Når lokasjonene blir to eller tre, har hver enhet sin egen datamaskin, sin egen fil og sine egne tall: for å vite hvor mange barn som er registrert totalt, trengs telefonanrop og et håndskrevet sammendrag, allerede gammelt når det kommer.
I skyen er arkivet ett, og dataene oppdateres der de blir lagt inn. I Easy.School kan de som jobber på flere strukturer gå fra den ene til den andre uten å logge ut og inn igjen: ingen sekundær bruker, ingen sekundær passord. En nyttig teknisk merknad: hver struktur har en dedikert database, ikke en delt tabell filtrert etter kundekode. Vi har snakket grundig om dette i artikkelen om hvordan håndtere flere lokasjoner med ett enkelt program.
Oppdateringer: hvem installerer dem, og hva koster de
Med installert programvare er hver ny versjon en liten byggeplass: noen må komme til stedet, eller laste ned en pakke og installere den på hver arbeidsstasjon. Ofte må den nye versjonen betales separat, og det skjer at man blir sittende med en gammel versjon i flere år fordi det gode tidspunktet aldri kommer. Med tiden slutter programmet å kommunisere med det oppdaterte operativsystemet, og problemet flyttes til maskinvaren.
I skyen skjer oppdateringen på serversiden: morgenen etter finner du den nye funksjonen. I Easy.School er oppdateringer og nye funksjoner inkludert i lisensen, for hele dens varighet. Når det gjelder kostnadene er vi tydelige: de første 20 barna koster 25 euro per måned, eller 250 euro per år pluss moms, med 4 GB inkludert; hvert ekstra barn legger til 0,60 euro per måned (6 euro per år) og 0,2 GB. Den eneste rabatten er 17% på årlig betaling.
Hvem er ansvarlig for databeskyttelse av barna
Her gir vi ingen juridiske vurderinger: samsvaret til din struktur må verifiseres med din rådgiver. Vi kan imidlertid beskrive de tekniske valgene, som er den konkrete delen av spørsmålet.
Med et installert program er den fysiske sikkerheten din. Hvem som går inn i sekretariatet, hvem som kjenner passordet, hvor disken havner når datamaskinen blir erstattet, hva skjer med minnepinnen brukt for å ta med dataene hjem: ansvar som forblir innen strukturen, og som sjelden er skrevet ned av noen.
De tekniske valgene til Easy.School på dette området er:
- Data lagret innen det europeiske området, ikke på servere spredt uten indikasjon.
- Dedikert database for hver struktur, adskilt fra de andre.
- Rettigheter etter rolle konfigurerbare post for post, for ansatte og familiemedlemmer.
- Logg over handlinger på databasetabellene.
- Bilder og videoer med signerte adresser med timebegrensning, på lagringsplass dedikert til lisensen.
- Dokument for utnevnelse av databehandler som kan lastes ned og DPO utnevnt, som skal sendes til din rådgiver.
Du finner en dedikert fordypning om hvordan beskytte dataene til barna i barnehagen.
De reelle begrensningene ved skyen
Det ville vært uærlig å bare fortelle den positive siden. Skyen har tre reelle begrensninger.
- Det kreves tilkobling. Hvis linjen til strukturen faller, får du ikke tilgang. Mottiltakene er enkle: hotspot fra smarttelefonen, et nettbrett med datanettverk for tilstedeværelse i avdelingen, en sekundær linje der dekningen er ustabil. Men det må sies: uten nettverk åpner ikke skybasert programvare.
- Du er avhengig av en leverandør. Du har ikke filen på disken din. Derfor er det viktig hvem som står bak: Easy.School er utviklet av et romersk programvareselskap som har vært aktivt siden 2010 og brukes av over 1000 strukturer, og den ubegrensede eksporten er nettopp for å unngå å bli låst inne.
- Kostnaden er tilbakevendende. Et installert program betales ofte en gang; en skybasert programvare betales hvert år. I bytte får du oppdateringer, sikkerhetskopier og inkludert støtte, men det er en post i budsjettet som forblir.
Det er også kostnaden for overgangen, som ikke er økonomisk, men av vaner: den første måneden jobber man litt mer, mens man tar med seg personopplysningene og ordner de gamle dataene. Om hva som er lurt å ta med seg og hva som bør etterlates, finner du guiden om hvordan importere data fra et annet program.
Oppsummert
Et installert program holder dataene nær: du ser dem, de er på den maskinen. Prisen er at tilgang, sikkerhetskopier, oppdateringer og fysisk sikkerhet blir ditt ansvar, sjelden tildelt noen formelt. Skyen flytter det ansvaret til leverandøren og løsner tilgangen fra en enkelt arbeidsstasjon, i bytte mot en fungerende tilkobling og en avgift som fornyes.
Det nyttige spørsmålet er ikke hvilken av de to som er best absolutt, men hva det ville koste strukturen din å miste arkivet i morgen tidlig, og hvor mange timer i måneden som i dag brukes på å skrive data fra ett sted til et annet. Hvis du vil se hvordan man jobber med data som er trygge og tilgjengelige fra der det trengs, prøv Easy.School gratis.
