Kostnadssentre: skille oppdrag uten parallell regnskap

Et kooperativ som driver tre kommunale barnehager i anbud og to egne lokaler har fem forskjellige økonomiske enheter innenfor samme regnskap. Betalingene fra familiene, godtgjørelsene fra myndighetene, måltidene, materialene: alt går inn i samme dokumentflyt. Ved slutten av året forteller regnskapet hvordan kooperativet har gått, ikke det enkelte oppdraget.

Den håndlagde løsningen er nesten alltid den samme: noen holder et eget regneark for å forstå hvor mye hvert anbud gir, og det arket samsvarer aldri med de offisielle tallene. La oss se hva kostnadssentre er, hvordan de tildeles, hvorfor det er fordelaktig å gjøre det på enkeltlinjen i dokumentet, og hva du kan svare når myndigheten ber om regnskapet.

Fem oppdrag innenfor ett regnskap

Hvert oppdrag har sine egne regler. Den kommunale barnehagen i anbud jobber med satser bestemt av myndighetene, ofte med en del som belastes familiene og en del som anerkjennes av kommunen. Den egne lokalet jobber med full betaling, registreringsavgifter, måltider og tilleggstjenester. En tredje barnehage kan ha forskjellige åpningstider og måltidskompensasjon beregnet på faktiske tilstedeværelser.

Så lenge du ser på totalen, skjuler disse verdenene seg for hverandre: et sted i vanskeligheter dekkes av et som går bra, og du merker det når den totale marginen blir tynnere. Problemet er ikke regnskapsmessig: du mangler detaljene for å avgjøre om du skal fornye et anbud, revidere bemanningen i en enhet eller balansere en tjeneste.

Hva er et kostnadssenter, i praksis

Et kostnadssenter er en etikett du fester til økonomiske bevegelser for å si hvilken enhet de tilhører. Det lager ikke et annet regnskap: fakturaen forblir den samme, med det samme nummeret og den samme totalen. Det som endres er at hvert beløp, i tillegg til å bli registrert, også vet hvilket oppdrag det tilhører.

I 0-6 verdenen samsvarer kostnadssenteret nesten alltid med en enhet, et anbud, en spesifikk tjeneste som utvidet åpningstid eller sommerleir, eller et finansiert prosjekt. Hvordan du tegner dem er ditt valg, og det er verdt å gjøre det sammen med regnskapsføreren, fordi det må holde seg selv når de tallene havner i regnskapet.

Den praktiske regelen er enkel: opprett et kostnadssenter for hver enhet som, før eller senere, noen vil be om separate regnskap for. Hvis en myndighet kan be deg om regnskapet for den tjenesten, fortjener den tjenesten sitt eget kostnadssenter.

Hvorfor det parallelle regnearket aldri stemmer

Regnearket som holdes separat oppstår med de beste intensjoner og bryter alltid av de samme tre grunnene.

• Det er en kopi, ikke en kilde. Det oppdateres manuelt etter faktureringen, så det fanger et øyeblikk. En kreditnota, et uttak midt i måneden, en ny beregning for fravær: alt skjer i systemet og ikke i arket.
• Det bruker kriterier som forblir i én persons hode. Den som fyller det ut bestemmer hvordan de felles kostnadene skal fordeles, og det kriteriet er ikke skrevet noe sted. Når den personen bytter rolle, blir arket ulestelig.
• Det holder ikke til en verifisering. Hvis myndigheten ber om dokumentene som støtter et beløp, kan du ikke gå tilbake fra arket til dokumentene: du må rekonstruere dem for hånd, én for én.

Resultatet er to sannheter: den offisielle, som ikke svarer på spørsmålene dine, og den bekvemme, som ikke holder til en kontroll. Kostnadssentre tjener til å lage én.

Tildele kostnadssenteret til linjen, ikke bare til dokumentet

I Easy.School tildeles kostnadssenteret både på fakturanivå og på enkeltlinjen i dokumentet. Det virker som en teknisk forskjell, men det er det som avgjør om dataene virkelig vil være nyttige for deg.

Hvis du bare merker overskriften, havner hele fakturaen på ett oppdrag. Det fungerer så lenge hvert dokument gjelder én tjeneste. Men i det virkelige liv inneholder det samme dokumentet basisbetalingen, som følger reglene for anbudet, og den utvidede åpningstiden, som er en tjeneste av deg. Med etiketten bare på overskriften må du dele dokumentet i to, noe som kompliserer livet for familien for en egen interesse.

Med kostnadssenteret på linjen forblir dokumentet ett, familien mottar en lesbar faktura, og hver post går dit den skal. Det er også den eneste rene måten å tildele tverrgående tjenester: en utdanningsutflukt betalt av barna fra to lokaler deles mellom to oppdrag linje for linje, uten estimater i ettertid.

Produkter og pakker: hvor etiketten fester seg selv

For at kostnadssenteret ikke skal bli enda en ting å huske, må det komme fra strukturen i prisliste i stedet for fra hukommelsen til den som fakturerer. I Easy.School har hvert fakturerbart produkt en semantisk type som bestemmer beregningen: fast, per tilstedeværelse, per måltid, per tidsramme eller med rabatt for fravær. Måltidet fra den kommunale barnehagen og måltidet fra den egne lokalet er to forskjellige produkter selv om retten er den samme, fordi de tilhører forskjellige oppdrag og kan ha forskjellige beløp og beregningsregler.

Pakkene grupperer produktene og definerer faktureringssyklusen, og genererer dokumentene automatisk. En pakke laget for det kommunale oppdraget inneholder bare produktene fra det oppdraget: når den genererer dokumentene, er kostnadssenteret allerede på riktig sted på hver linje, uten et manuelt trinn som noen kan glemme. En halv dag brukt på å skille produktene per oppdrag gir deg konsistente data for hele skoleåret.

Hva du kan svare når myndigheten ber om regnskapet

Forespørselen kommer nesten alltid slik: myndigheten ønsker regnskapet for den tildelte tjenesten, for en bestemt periode, med dokumentene som støtte. Med kostnadssentre tildelt til linjen, bygges svaret fra dataene du allerede har.

1. Hvor mye som er fakturert for det oppdraget i den forespurte perioden, delt opp etter produkttype: betalinger, måltider, utvidelser, tilleggstjenester.
2. Hvor mye som er innkassert. Syklusen dekker utkast, faktura, kvittering og pro-forma, med en betalingsstatus — ikke betalt, delvis betalt, betalt — som oppdateres fra innbetalingene. To lokaler med samme fakturering kan ha en veldig forskjellig kasse, og det er vanligvis det tallet som teller i møtene.
3. Detaljer for hvert enkelt barn som er registrert, med rapporter for hvert barn og de som bygges ut fra barnets og familiens skjemaer.
4. De faktiske dokumentene, takket være masse nedlasting av regnskapsdokumentene: det er ikke nødvendig å laste dem ned én for én.
5. Tilstedeværelsene som støtte. Den daglige registreringen eksporteres til Excel per seksjon og per periode, og holder regnskapene for postene beregnet per tilstedeværelse eller per måltid.

Årsrapportene og eksporten til Excel fullfører bildet for de som deretter må få disse tallene til å stemme med det generelle regnskapet. Valgene om hvordan å fordele de felles kostnadene og hvordan alt dette går inn i regnskapet forblir en samtale å ha med sin egen regnskapsfører: systemet gir deg dataene, ikke beslutningen.

Enhet og kostnadssenter: to forskjellige nivåer

Ved siden av kostnadssentrene er det en annen linje for separasjon, enheten. Hver enhet har sine egne innstillinger: selskapsdata, faktureringsparametere, forhåndsregistreringer, dokumentasjon, meldinger og påminnelser. Et sted i anbud kan derfor følge forskjellige regler fra et eget sted uten at de to blandes. Enhetene er ubegrensede og inkludert i lisensen, sammen med personalet.

Det er imidlertid fordelaktig å holde de to nivåene adskilt. Enheten er der tjenesten utføres; kostnadssenteret er den økonomiske enheten som støtter det. En enhet kan huse to oppdrag — den kommunale barnehagen om morgenen, en tjeneste av deg om ettermiddagen — og det er grunnen til at etiketten på linjen forblir nyttig selv i en godt organisert struktur.

En siste forsiktighet: kostnadssentrene blir utdaterte, fordi et anbud utløper og en tjeneste endrer omfang. Gå gjennom dem en gang i året, før starten av det nye skoleåret, og motstå fristelsen til å multiplisere dem: ti etiketter brukt godt er mer verdt enn førti brukt halvveis. Når et nummer ikke overbeviser, hjelper loggen av handlingene på databasetabellene med å rekonstruere hvem som har endret hva.

Oppsummert

Fem oppdrag innenfor samme regnskap kan ikke skilles med et regneark holdt separat: de skilles med en etikett som reiser sammen med dokumentene. Tildel kostnadssenteret til enkeltlinjen, bygg produkter og pakker allerede delt per oppdrag, les resultatene med rapportene og eksportene: du vil ha én versjon av tallene, den som holder seg selv når myndigheten ber om regnskapet.

Vil du holde oppdragene adskilt uten å ha to regnskap? Prøv Easy.School gratis.