Hvor mange personer bør ha tilgang til administrasjonssystemet

I mange institusjoner er tilgang til administrasjonssystemet et privilegium: koordinatoren har det, de i sekretariatet har det, og det er alt. Pedagogene noterer tilstedeværelse, måltider og hviletid på et ark hengt opp i avdelingen, og på slutten av dagen transkriberer noen alt. Det virker som forsiktighet. Det er, nesten alltid, årsaken til halvparten av problemene som deretter tilskrives programvaren.

La oss se hvorfor det riktige spørsmålet ikke er "hvor mange personer bør ha tilgang", men "hvem ser hva", hvordan man bygger profiler punkt for punkt og hvorfor lisensmodellen fra leverandøren påvirker dette valget mer enn man tror.

Den skjulte kostnaden av data som blir lagt inn med forsinkelse

Modellen "få hender" har tre konkrete bivirkninger.

Dataene kommer sent. Klokken 09:30 vet ikke koordinatoren hvor mange barn som er i institusjonen: han vil vite det når noen har blitt ferdige med å transkribere. Men det tallet er nødvendig for kjøkkenet, det er nødvendig for det numeriske forholdet i avdelingen, det er nødvendig hvis en familie ringer for å spørre om sitt barn har kommet inn.

Transkripsjonen introduserer feil. Et utgangstidspunkt som flytter seg med et kvarter, en mengde lunsj notert feil, to lignende navn som forveksles. Det er ikke distraksjon: det er det som skjer når man kopierer raskt, på slutten av dagen, et ark skrevet av en annen person.

En person blir en flaskehals. Hvis den som legger inn data er på ferie eller sykemeldt, stopper alt opp. Og i mellomtiden blir den samme informasjonen skrevet to ganger, en på papir og en på skjerm: dobbelt arbeid, betalt to ganger.

Det riktige spørsmålet er ikke hvor mange personer, men hvem ser hva

Når man strammer inn på tilganger, er den reelle frykten ikke at pedagogene gjør feil i å notere tilstedeværelse. Det er at noen åpner en skjerm som ikke angår dem: ubetalte avgifter, kontrakter, regnskapsnotater, fullstendige registre av familiene, helseinformasjon. En legitim bekymring, som bør tas på alvor.

Men det er et problem med tillatelser, ikke antall tilganger. Å stenge administrasjonssystemet for alle for å beskytte administrasjonen er som å sperre inngangen til institusjonen fordi kontoret ikke har lås. Prinsippet er et annet: hver person ser det minimum som er nødvendig for å jobbe, og de ser det umiddelbart.

I Easy.School er rollene tilpassbare med detaljerte tillatelser: man bestemmer punkt for punkt hva hver profil kan åpne. Og tillatelsene defineres både for ansatte og for familiene: også det familiene ser i sitt område er et valg fra institusjonen.

Hvordan bygge en profil, punkt for punkt

Metoden er kjedelig og fungerer: man tar listen over avdelingene i administrasjonssystemet og for hver av dem bestemmer man hvem som åpner den. Noen startpunkter.

• Pedagog i avdelingen — tilstedeværelse, dagbok, måltider, hviletid, bleieskift, kommunikasjoner til familiene til barna de følger. Ingen avgifter, ingen fakturering, ingen kontrakter.
• Koordinator — hele det pedagogiske området, pluss personale, påmeldinger og rapporter fra institusjonen.
• Sekretariat og administrasjon — registre, avgifter, fakturering, dokumenter, frister. Dagboken er ikke nødvendig.
• Støttepersonell og kjøkken — dagens tilstedeværelse og kostholdsplaner, ingenting annet.
• Familie — bare sitt eget barn, med sin egen tavle.

To forbehold. Bygg en rolle for en homogen gruppe, ikke for en enkelt person: ellers ender man opp med fjorten forskjellige profiler på ett år, og ingen husker hvorfor. Og start stramt, og utvid på forespørsel.

De tre grunnleggende rollene — koordinator, pedagog og familiemedlem — tilsvarer en annen tavle: interne varsler til personalet havner ikke under øynene til familiene, og en sirkulære til familiene går ikke tapt blant tjenestekommunikasjoner. Verktøyet endres også: pedagogen jobber fra appen Easy Staff, den de holder i hånden mens de tar imot, og noterer tilstedeværelsen i det øyeblikket barnet kommer inn. Foreldrene bruker appen Easy Family og ser sitt eget barn, ikke hele institusjonen. Registreringshandlingen går tilbake dit den ble født, og den kvelds transkripsjonen forsvinner.

Hvorfor lisensmodellen bestemmer for deg

Det er punktet som nesten ingen tar opp. Noen leverandører tar betalt for lisensen per bruker: hver person man gir tilgang til er en ekstra post på avgiften. Effekten er lett å forutsi.

• Man åpner færrest mulige tilganger, velger basert på kostnad i stedet for hvem som faktisk trenger dataene.
• Legitimasjonene begynner å sirkulere: to eller tre personer bruker samme profil, og fra det tidspunktet vet man ikke lenger hvem som har skrevet hva.
• De som står utenfor fortsetter å jobbe på papir, og administrasjonssystemet blir et arkiv med data som er en dag gamle.

Det er et organisatorisk valg tatt av priskalkyler. I Easy.School er lisensen knyttet til antall barn som er påmeldt, ikke antall brukere: personalet er ubegrenset og inkludert. Regnestykket er det samme om du gir tilgang til to personer eller tolv: spørsmålet "hvor mange personer" slutter å eksistere, og det som betyr noe gjenstår.

Tallene, for gjennomsiktighet: de første 20 barna koster 25 euro per måned eller 250 euro per år pluss MVA, med 4 GB lagringsplass inkludert; hvert ekstra barn legger til 0,60 euro per måned (6 euro per år) og 0,2 GB. Det er ingen andre poster: personalets kontoer vises ikke på fakturaen.

Livssyklusen til en tilgang: åpne, korrigere, flytte, stenge

Å åpne mange tilganger skremmer også på grunn av vedlikehold: personalet endres, noen dekker to avdelinger, noen slutter midt i året. Det er situasjoner som håndteres med fire operasjoner.

1. Åpning. Du oppretter profilen, tildeler rollen og legitimasjonene sendes. Hvis de havner i spam eller går tapt, kan de sendes på nytt uten å gjøre noe annet.
2. Korrigering av data. Den som jobber kan be om å endre sine egne data med en forespørsel som koordinatoren godkjenner: ingen får lov til å endre en kollegas register, og koordinatoren fungerer ikke som typist.
3. Flere steder. Den som jobber på flere institusjoner legges til den andre lokasjonen ved å bruke de samme legitimasjonene, uten å opprette en annen profil. En person, en tilgang, to avdelinger.
4. Uttak. En profil deaktiveres uten å slette historikken: den som forlater institusjonen slutter å komme inn, men dagboken de har fylt ut forblir der den er, lesbar og tilskrevet.

Flere tilganger gjør sporbarheten bedre, ikke dårligere

Den gjentatte innvendingen er: "hvis mange skriver, blir det ikke klart hvem som har gjort hva". Det motsatte skjer. Når et papirark blir transkribert av en tredje person på slutten av dagen, er den reelle forfatteren av informasjonen umulig å spore: på skjerm fremgår det hvem som har kopiert, ikke hvem som har observert barnet.

Med personlige legitimasjoner, derimot, har hver operasjon et navn. Easy.School registrerer en logg over handlingene på databasetabellene, så når en data ikke stemmer, kan man rekonstruere hva som har blitt endret i stedet for å åpne en minnesundersøkelse. Betingelsen for at det skal fungere er en: hver person sin egen tilgang, legitimasjoner aldri delt.

Det er også et aspekt av overholdelse: å gi hver enkelt bare de tillatelsene de trenger, og kunne dokumentere hvem som har tilgang til hva, er prinsippet om dataminimering som GDPR krever for data om barn og familier. En delt tilgang for hele avdelingen er uholdbar.

Hvordan gå over til åpen modell uten traumer

Overgangen kan gjøres på noen uker, hvis det gjøres i orden.

1. Lag en liste over hvem som har tilgang til dataene i dag, inkludert papir: nesten alltid er det flere personer enn det som fremgår av administrasjonssystemet.
2. For hver enkelt, skriv ned de tre eller fire opplysningene de faktisk legger inn på en dag: det er deres minimumstillatelse.
3. Bygg en rolle for en homogen gruppe, i stedet for å kutte tillatelser person for person.
4. Start med en pilotavdeling i to uker: det hjelper med å avdekke manglende punkter før man involverer alle.
5. Fjern papirarket. Hvis det blir liggende "for sikkerhetsskyld", forblir også dobbeltarbeidet.
6. Gå gjennom tillatelsene etter en måned: noe vil mangle, noe annet vil være for mye. Det kan rettes på få minutter.

Oppsummert

Å begrense tilganger beskytter ikke dataene: det gjør dem bare eldre og mindre pålitelige. Det som beskytter dem er tillatelser definert punkt for punkt, personlige legitimasjoner og en logg som viser hvem som har gjort hva. Den som observerer barnet må kunne registrere det de ser, i det øyeblikket de ser det, fra verktøyet de allerede har i hånden. Og hvis leverandøren tar betalt per bruker, er ikke det organisatoriske valget ditt: det er prislappen som bestemmer.

Vil du se hvordan rollene bygges i din institusjon? Prøv Easy.School gratis.