Comment utiliser le registre des présences côté coordinateur

Comment utiliser le registre des présences côté coordinateur

Le registre des présences permet au coordinateur de surveiller toutes les présences enregistrées par les éducateurs ou les familles. Voici comment y accéder et l'utiliser au mieux.

Accès au registre des présences

1. Accédez avec le compte coordinateur.
2. Entrez dans le site désiré.
3. Dans le menu latéral, cliquez sur Étudiants puis sur Registre des Présences.

Visualisation des présences

• Les présences sont organisées par mois, avec une visualisation par défaut sur le mois et l'année en cours.
• Vous pouvez modifier les filtres en haut pour visualiser les données de mois ou d'années précédents.

Vue mensuelle :

• Les données sont regroupées par jour, avec le nombre total de présents et absents.
• Cliquez sur un jour spécifique pour accéder au détail des présences pour ce jour :
• Nom de l'étudiant
• Heure d'entrée/sortie
• Section
• Qui a enregistré l'activité (éducateur ou membre de la famille)
• Membre de la famille présent, si enregistré.

Filtres disponibles :

1. Section : sélectionnez une ou plusieurs sections pour visualiser uniquement les données de celles-ci.
2. Étudiant : recherchez un seul étudiant pour voir toutes ses présences.

Impression et reporting

Le registre des présences offre deux options pour exporter les données, accessibles via les deux boutons bleus en haut à droite :

1. Créer un Rapport (PDF)
   • Permet de générer un rapport mensuel au format PDF.
   • Paramètres personnalisables :
   • Sections actives, non actives ou les deux.
   • Sélection d'une ou plusieurs sections.
   • Mois et Année.
   • Cliquez sur Télécharger le Rapport pour générer un fichier PDF avec :
   • Noms des étudiants (à gauche).
   • Jours du mois (en haut).
   • Totaux par étudiant, jour et mois.
   • Pourcentages de présence des différents jours.
2. Créer un Rapport étendu (Excel)
   • Génère un fichier Excel avec des données détaillées :
   • Toutes les présences enregistrées (entrées et sorties).
   • Heures totales pour chaque jour et pour chaque étudiant.
   • Notes enregistrées lors des entrées/sorties.
   • Étant au format Excel, les données peuvent être filtrées ou utilisées pour créer des tableaux croisés.

Conseils

• Utilisez les filtres pour analyser les données de manière ciblée, surtout pour des étudiants ou sections spécifiques.
• Pour des analyses avancées ou des reportings personnalisés, exportez les données via le rapport étendu en Excel.