Comment utiliser la fonction de pré-inscription

Comment utiliser la fonction de pré-inscription

La fonction de pré-inscription est conçue pour permettre aux familles de pré-inscrire des étudiants non encore recensés dans le système de gestion. Elle ne doit pas être utilisée pour les étudiants déjà inscrits pour s'inscrire aux années suivantes.

Accès à la fonction pré-inscription

1. Connectez-vous en tant que coordinateur ou administrateur.

2. Entrez dans l'établissement souhaité.

3. Dans le menu latéral, sélectionnez Étudiants et cliquez sur Pré-inscription.

Paramètres de la page de pré-inscription

• Une fois dans la section Pré-inscription, vous verrez initialement une liste vide qui affichera les pré-inscriptions reçues à l'avenir.

• En haut à gauche, vous trouverez un menu déroulant à côté de l'icône jaune ; en cliquant sur la flèche, vous pourrez accéder à :

• Lien :

• Visualisez le lien à partager avec les familles.

• Il est possible de générer un QR code à intégrer sur votre site ou à distribuer aux familles.

• Le lien ouvre un formulaire public qui ne nécessite pas de mot de passe.

• Paramètres :

• Message d'accueil : Modifiez le message d'introduction de la page de pré-inscription.

• Email de confirmation : Personnalisez le texte de l'email que les parents recevront à la fin de la pré-inscription.

• Téléchargement de documents :

• Vous pouvez télécharger un ou plusieurs documents (ex. règlement, formulaire d'adhésion).

• Il est possible de demander aux familles de télécharger et de re-télécharger les documents signés lors de la complétion du formulaire.

• Champs obligatoires :

• Les champs Nom et Prénom pour la fiche de l'étudiant et du membre de la famille sont toujours obligatoires.

• Vous pouvez rendre d'autres champs obligatoires en les sélectionnant dans la liste.

• Il est conseillé de limiter les champs obligatoires au minimum nécessaire.

Aperçu du formulaire

• Cliquez sur le bouton bleu Aperçu pour voir à quoi ressemblera le formulaire pour les familles.

Gestion des pré-inscriptions reçues

1. Les pré-inscriptions reçues apparaîtront dans la liste triée par date (de la plus récente à la moins récente).

2. Pour chaque pré-inscription, vous verrez :

• Date de la demande

• Nom de l'étudiant

• Nom des membres de la famille

• État de la demande : “Acceptée” ou “En attente”.

• Une icône jaune sous la mention Examiner pour visualiser les détails de la pré-inscription.

• Une icône rouge en forme de corbeille pour supprimer la pré-inscription.

Examiner et accepter une pré-inscription

1. Cliquez sur l'icône jaune à côté de la pré-inscription pour voir ses détails.

2. À partir de cette page, il est possible :

• De cliquer sur Importer pour convertir la pré-inscription en fiche étudiant.

• D'activer le switch Envoyer les identifiants d'accès aux familles pour envoyer automatiquement les identifiants, à condition qu'un email valide ait été fourni.

État de la pré-inscription acceptée

• Une fois acceptée, la pré-inscription affichera à côté du nom de l'étudiant la mention verte Acceptée.

• En cliquant sur cette mention, vous accédez directement à la fiche étudiant nouvellement créée.