Qu'est-ce que les Délégations
Les Délégations sont la liste des personnes autorisées à récupérer votre enfant de la structure, en plus des membres de la famille immédiate.
Typiquement, ce sont des grands-parents, oncles, baby-sitters, amis de la famille ou d'autres personnes de confiance qui, certains jours, peuvent se présenter au moment de la sortie pour récupérer l'élève.
Les délégués enregistrés :
n'ont pas accès au système de gestion ni à l'App Easy Family ;
ne reçoivent pas de identifiants, d'emails ou de notifications ;
sont simplement reconnus par le personnel de la structure grâce aux données et au document que vous avez fourni.
Remarque : Pour chaque délégué, vous pouvez saisir Nom, Prénom et (recommandé) un document joint, par exemple une photo de sa carte d'identité.
Quel document joindre
Le fichier à télécharger est généralement le document d'identité du délégué (carte d'identité, permis de conduire, passeport), afin que le personnel puisse le reconnaître au moment de la récupération.
Certaines structures préfèrent que le formulaire de délégation signé soit téléchargé : demandez au coordinateur de votre structure quelle procédure suivre.
Formats supportés : jpg, jpeg, png, pdf.
Important : le téléchargement du document est facultatif. Vous pouvez enregistrer un délégué uniquement avec le Nom et le Prénom, mais il est fortement conseillé de joindre un document pour faciliter la reconnaissance.
Insérer un délégué depuis l'App Easy Family
Étape 1 — Accédez à l'application
Ouvrez l'application Easy Family sur votre smartphone.
Connectez-vous avec vos identifiants.
Sélectionnez la structure de l'élève.
Si vous avez plusieurs élèves associés, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez insérer le délégué.
Étape 2 — Allez à la section Délégations
Depuis l'écran Accueil, accédez à la section "Présences".
Dans Présences, localisez et touchez l'option "Délégations".
La page s'ouvrira avec la liste des délégués déjà insérés pour l'élève (elle sera vide si c'est la première fois).
Étape 3 — Ajoutez un nouveau délégué
Touchez le bouton pour ajouter un nouveau délégué.
Remplissez les champs suivants :
Nom (obligatoire) — le nom du délégué.
Prénom (obligatoire) — le prénom du délégué.
(Facultatif mais recommandé) Touchez le bouton "Télécharger Document" pour joindre le document d'identité du délégué. Vous pouvez :
sélectionner une photo déjà présente dans la galerie du téléphone ;
ou prendre une photo sur le moment du document.
Vérifiez que le fichier soit lisible.
Étape 4 — Enregistrez
Lorsque les champs obligatoires (Nom et Prénom) sont remplis, le bouton "Enregistrer" devient actif (vert).
Touchez "Enregistrer" pour confirmer.
Le nouveau délégué apparaîtra immédiatement dans la liste et sera immédiatement visible par le personnel de la structure.
Insérer un délégué depuis le navigateur
Si vous préférez utiliser l'ordinateur, vous pouvez également insérer un délégué depuis le panneau web.
Étape 1 — Accédez au système de gestion
Ouvrez le navigateur et accédez au système de gestion de votre structure avec vos identifiants de famille.
Étape 2 — Allez à la section Délégations
Dans le menu de gauche, cliquez sur "Présences" pour développer le sous-menu.
Parmi les options qui s'ouvrent, cliquez sur "Délégations".
Vous verrez la liste des délégués déjà enregistrés pour votre/vos élève(s).
Étape 3 — Ajoutez un nouveau délégué
Cliquez sur le bouton pour ajouter un nouveau délégué.
Remplissez le Nom (obligatoire).
Remplissez le Prénom (obligatoire).
(Facultatif) Cliquez sur "Télécharger Document" et sélectionnez depuis votre ordinateur le fichier à joindre (jpg, jpeg, png, pdf).
Étape 4 — Enregistrez
Cliquez sur "Enregistrer" pour enregistrer le délégué.
Modifier le document d'un délégué
Si le document joint est expiré, peu lisible ou si vous souhaitez le remplacer par un autre fichier, vous pouvez le mettre à jour à tout moment, que ce soit depuis l'application ou depuis le navigateur.
Allez dans Présences → Délégations.
Localisez le délégué dont vous souhaitez mettre à jour le document.
Ouvrez sa fiche (en touchant le délégué depuis l'application, ou en cliquant sur l'icône de modification depuis le navigateur).
Téléchargez le nouveau fichier avec le bouton "Télécharger Document".
Enregistrez.
L'ancien fichier sera remplacé par celui que vous venez de télécharger.
Remarque : en tant que membre de la famille, vous pouvez modifier uniquement le fichier joint. Le Nom et le Prénom du délégué, une fois saisis, ne peuvent pas être modifiés depuis votre profil. Si vous avez saisi des données incorrectes, contactez la structure pour la correction.
Comment supprimer un délégué
Important : une fois inséré, vous ne pouvez pas supprimer un délégué de votre profil familial, même si vous l'avez ajouté vous-même par erreur.
Pour retirer un délégué, il est nécessaire de demander la suppression à la structure. Vous pouvez le faire de l'une des manières suivantes :
en envoyant un message depuis l'App Easy Family à la structure ;
en contactant directement le coordinateur ou le secrétariat ;
en le communiquant en personne au personnel au moment de l'entrée ou de la sortie.
Le coordinateur s'occupera de retirer le délégué de son panneau.
Cette procédure est prévue pour garantir la sécurité de l'élève : chaque suppression passe par une vérification de la structure.
Questions fréquentes
Le délégué que j'inscris recevra-t-il des identifiants pour accéder à l'application ? Non. Le délégué ne reçoit rien : pas d'email, pas de mot de passe, pas de notification. Il est simplement enregistré dans la fiche de votre élève afin que le personnel puisse le reconnaître lors de la récupération.
Dois-je absolument télécharger le document d'identité ? Non, c'est facultatif. Cependant, télécharger un document (carte d'identité ou photo du délégué) aide le personnel à reconnaître la personne au moment de la récupération et est donc fortement recommandé.
Puis-je inscrire plusieurs délégués pour le même élève ? Oui, vous pouvez inscrire tous les délégués dont vous avez besoin (par exemple, les deux grands-parents, une tante et une baby-sitter).
J'ai inscrit un délégué par erreur, comment puis-je le supprimer ? Vous ne pouvez pas le supprimer directement. Envoyez un message à la structure via l'App Easy Family ou contactez le coordinateur : ils s'occuperont de la suppression.
J'ai mal écrit le nom ou le prénom du délégué. Puis-je les corriger ? Depuis votre profil familial, vous pouvez uniquement mettre à jour le document joint. Pour corriger le Nom ou le Prénom, contactez la structure.
Le délégué est-il valable pour d'autres enfants que j'ai dans la même structure ? Non, les délégations sont associées à chaque élève individuel. Si vous souhaitez que la même personne puisse récupérer un autre de vos enfants, vous devrez également l'inscrire dans sa fiche. (Du côté de la structure, le coordinateur peut importer le même délégué déjà dans l'archive pour plusieurs élèves.)
Quand puis-je télécharger les délégations ? Seulement au début de l'année ? Non, vous pouvez insérer ou mettre à jour les délégués à tout moment de l'année, même plusieurs fois, selon vos besoins.