Description de la fonction
La fonction Délégations permet d'enregistrer, sur chaque fiche étudiant, une liste de personnes autorisées à récupérer l'étudiant de la structure (ex. grands-parents, oncles, baby-sitters, amis de la famille) sans avoir à créer pour eux un compte familial et donc sans leur donner aucun accès au système de gestion ou à l'App Easy Family.
Pour chaque délégué, il est possible d'enregistrer :
Nom (obligatoire)
Prénom (obligatoire)
Un document joint (facultatif) — généralement le document d'identité du délégué, mais à la discrétion de la structure, le formulaire de délégation signé par le parent ou tout autre document utile peut également être téléchargé (les formats jpg, jpeg, png, pdf sont supportés).
Remarque : Les délégués ne reçoivent pas de identifiants et ne peuvent pas accéder au système. Leur fonction est uniquement d'être reconnus par le personnel de la structure au moment de la récupération de l'étudiant.
Où se trouve la fonction
Profil Position Que peut faire Coordinateur (navigateur, menu bleu) Fiche étudiant → menu déroulant Délégations Ajouter, importer, modifier, supprimer Éducateur (navigateur, menu vert) Fiche étudiant → menu déroulant Délégations Seulement visualiser (y compris le document joint) App Easy Staff Liste des Étudiants → étudiant → Voir Fiche → section Délégations Seulement visualiser Familial (navigateur) Menu Présences → Délégations Ajouter, modifier le fichier joint App Easy Family Menu Présences → Délégations Ajouter, modifier le fichier joint
Côté Coordinateur — Ajouter un délégué
Étape 1 — Accéder à la fiche de l'étudiant
Accédez au système de gestion avec un compte coordinateur (menu bleu à gauche).
Dans le menu de gauche, cliquez sur "Étudiants" pour développer le sous-menu.
Cliquez sur "Liste des Étudiants".
Identifiez l'étudiant pour lequel vous souhaitez ajouter un délégué et cliquez sur son nom (ou sur l'icône de modification) pour ouvrir la fiche.
Étape 2 — Ouvrir la section Délégations
Une fois dans la fiche de l'étudiant, en haut, vous trouverez un menu déroulant (combo box) indiquant le nom de la section actuellement affichée (par défaut, il montre "Étudiant").
Cliquez sur la flèche du menu déroulant pour afficher toutes les sections de la fiche.
Sélectionnez l'option "Délégations".
La page Délégations s'ouvrira avec le tableau des délégués déjà insérés (ou vide, si c'est la première fois).
Le tableau a les colonnes : Nom — Prénom — Document — Modifier — Supprimer.
Étape 3 — Ajouter un nouveau délégué
En haut à droite du cadre "Délégations", vous trouverez deux boutons :
"Importer" (violet) — pour associer un adulte déjà présent dans l'archive (voir paragraphe suivant).
" + Ajouter" (bleu) — pour insérer un nouveau délégué à partir de zéro.
Cliquez sur le bouton bleu " + Ajouter".
Une fenêtre modale intitulée "Délégations" s'ouvrira avec les champs suivants :
Nom* — champ obligatoire. Entrez le nom du délégué.
Prénom* — champ obligatoire. Entrez le prénom du délégué.
Télécharger Document — bouton bleu. En cliquant dessus, la fenêtre de sélection de fichiers de votre appareil s'ouvre, à partir de laquelle vous pouvez choisir le document à joindre.
Types de fichiers supportés : jpg, jpeg, png, pdf.
Que télécharger : c'est à la discrétion de la structure. Typiquement, le document d'identité du délégué est téléchargé ; certaines structures préfèrent télécharger le formulaire de délégation signé par le parent. Le champ est facultatif : s'il n'est rien téléchargé, le délégué sera tout de même enregistré avec son nom et son prénom.
Étape 4 — Sauvegarder
Une fois les champs obligatoires (Nom et Prénom) remplis, le bouton "Sauvegarder" en bas devient vert et cliquable.
Cliquez sur "Sauvegarder" pour enregistrer le délégué.
Alternativement, cliquez sur "Annuler" pour fermer la fenêtre sans rien sauvegarder.
Le nouveau délégué apparaîtra immédiatement dans le tableau.
Côté Coordinateur — Importer un délégué déjà dans l'archive
Si la personne que vous souhaitez ajouter comme délégué est déjà présente dans le système (par exemple, c'est le parent d'un autre étudiant de la structure, ou elle a déjà été déléguée pour un autre frère), vous n'avez pas besoin de l'insérer à nouveau : vous pouvez utiliser la fonction Importer.
Étape 1 — Ouvrir la fenêtre d'importation
Dans la page Délégations de l'étudiant, cliquez sur le bouton violet "Importer" en haut à droite.
Étape 2 — Rechercher la personne
Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez rechercher la personne à associer par :
Nom
Prénom
Email
Entrez une ou plusieurs de ces données dans le champ de recherche ; le système vous montrera les résultats correspondants déjà présents dans l'archive de la structure.
Étape 3 — Confirmer l'importation
Sélectionnez la personne correcte dans la liste des résultats et confirmez l'opération.
La personne sera automatiquement ajoutée à la liste des Délégations de l'étudiant, avec les données personnelles déjà remplies.
Remarque : L'importation ne crée pas de compte ni ne modifie les permissions de la personne ; elle l'associe uniquement comme délégué à la fiche de cet étudiant.
Côté Coordinateur — Modifier un délégué
Le coordinateur peut modifier tous les champs d'un délégué déjà inséré (Nom, Prénom et Document).
Ouvrez la page Délégations de l'étudiant (voir Étape 1 et 2 de "Ajouter un délégué").
Identifiez la ligne du délégué à modifier.
Dans la colonne "Modifier", cliquez sur l'icône bleue en forme de crayon.
La même fenêtre modale de l'insertion s'ouvrira, déjà remplie avec les données actuelles.
Modifiez les champs souhaités. Pour remplacer le document joint, cliquez à nouveau sur "Télécharger Document" et sélectionnez le nouveau fichier.
Cliquez sur "Sauvegarder" pour confirmer les modifications.
Côté Coordinateur — Visualiser le document joint
Pour consulter le document déjà téléchargé pour un délégué :
Ouvrez la page Délégations de l'étudiant.
Dans la colonne "Document", cliquez sur l'icône violette en forme de feuille correspondant au délégué.
Le fichier (image ou PDF) sera ouvert/téléchargé sur votre appareil.
Si à la place de l'icône la cellule est vide, cela signifie qu'aucun document n'a encore été téléchargé pour ce délégué.
Côté Coordinateur — Supprimer un délégué
Attention : La suppression d'un délégué est définitive et ne peut être effectuée que par le coordinateur. Ni les éducateurs, ni les familles ne peuvent supprimer les délégués.
Ouvrez la page Délégations de l'étudiant.
Identifiez la ligne du délégué à supprimer.
Dans la colonne "Supprimer", cliquez sur l'icône rouge en forme de corbeille.
Confirmez la suppression dans la fenêtre d'avertissement.
Le délégué sera immédiatement retiré de la liste.
Côté Éducateur — Visualiser les délégués (navigateur)
L'éducateur (menu vert) ne peut pas insérer, modifier ou supprimer des délégués, mais peut consulter la liste, afin de vérifier au moment de la récupération qui est autorisé à prendre l'étudiant.
Depuis le navigateur
Accédez au système de gestion avec un compte éducateur (menu vert à gauche).
Ouvrez la fiche de l'étudiant souhaité.
Dans le menu déroulant en haut de la fiche, sélectionnez "Délégations".
Le tableau affichera Nom, Prénom et Document de chaque délégué.
Pour visualiser le document joint, cliquez sur l'icône violette en forme de feuille dans la colonne "Document" : le fichier s'ouvrira ou sera téléchargé.
Différence par rapport au coordinateur : du côté éducateur, les boutons " + Ajouter" et "Importer" ne sont pas présents, ni les colonnes "Modifier" et "Supprimer". La page est en lecture seule.
App Easy Staff — Visualiser les délégués
Ouvrez l'application Easy Staff et connectez-vous.
Allez sur "Liste des Étudiants".
Identifiez l'étudiant souhaité (vous pouvez vous aider avec la barre de recherche ou le filtre "Section").
Dans le cadre de l'étudiant, cliquez sur le bouton "Voir Fiche" (en bas à gauche du cadre).
Dans l'écran "Voir Fiche", faites défiler jusqu'à la section "Délégations".
Tous les délégués enregistrés pour cet étudiant seront listés, avec à côté une icône pour ouvrir le document joint (si présent).
Côté Familial — Insérer un délégué depuis le navigateur
Les familles autorisées à accéder peuvent également insérer des délégués de manière autonome depuis le navigateur.
Étape 1 — Accéder au panneau familial
Le membre de la famille accède au système de gestion avec ses propres identifiants.
Dans le menu à gauche, cliquez sur "Présences".
Dans le sous-menu qui s'ouvre, cliquez sur "Délégations".
Étape 2 — Ajouter le délégué
La liste des délégations déjà enregistrées pour l'/les étudiants sera affichée.
Cliquez sur le bouton pour ajouter un nouveau délégué.
Remplissez Nom et Prénom.
(Facultatif) Téléchargez le document du délégué (jpg, jpeg, png, pdf).
Sauvegardez.
Important : une fois inséré, le membre de la famille ne peut pas supprimer le délégué. Si nécessaire, le membre de la famille doit demander la suppression à la structure par le biais d'une communication (par exemple, un message depuis l'application ou une demande directe au coordinateur), qui procédera à la suppression du côté coordinateur.
Le membre de la famille peut toujours modifier le fichier/image joint au délégué (par exemple, pour mettre à jour un document d'identité expiré).
Côté Familial — Insérer un délégué depuis l'App Easy Family
La procédure depuis l'application est identique dans les concepts à celle depuis le navigateur.
Ouvrez l'application Easy Family et connectez-vous.
Sélectionnez la structure et l'étudiant souhaité.
Depuis l'accueil, accédez au menu "Présences".
Sélectionnez le sous-menu "Délégations".
Vous verrez la liste des délégués déjà insérés pour cet étudiant.
Pour ajouter un nouveau délégué, utilisez le bouton d'ajout.
Remplissez Nom et Prénom (obligatoires) et éventuellement téléchargez le document depuis votre appareil (photo déjà existante ou prise sur le moment).
Sauvegardez.
Également depuis l'application, le membre de la famille peut modifier le fichier joint mais ne peut pas supprimer le délégué. Pour la suppression, il doit s'adresser à la structure.
Questions fréquentes
Le délégué reçoit-il des identifiants ou des notifications ? Non. Le délégué est une simple fiche enregistrée ; il n'a aucun accès au système, ne reçoit pas d'emails, ne reçoit pas de notifications.
Est-il obligatoire de télécharger un document pour le délégué ? Non. Seuls Nom et Prénom sont obligatoires. Le document est facultatif, mais fortement recommandé pour garantir la reconnaissance au moment de la récupération.
Quel document est préférable de télécharger : la carte d'identité du délégué ou la délégation signée ? C'est à la discrétion de la structure. Certaines structures préfèrent le document d'identité du délégué (pour faciliter la reconnaissance au moment de la récupération), d'autres préfèrent le formulaire de délégation signé par le parent. Accordez-vous avec le coordinateur sur la procédure à suivre.
Un membre de la famille peut-il supprimer un délégué qu'il a inséré par erreur ? Non. Les membres de la famille ne peuvent pas supprimer les délégués, même ceux qu'ils ont eux-mêmes insérés. Ils doivent envoyer une demande de suppression à la structure (par exemple, via un message sur l'application), et le coordinateur procédera à la suppression.
Le même délégué peut-il être associé à plusieurs étudiants ? Oui. Le coordinateur peut utiliser la fonction "Importer" sur la fiche de chaque étudiant pour associer la même personne déjà présente dans l'archive à plusieurs étudiants (utile, par exemple, pour les grands-parents qui récupèrent plusieurs petits-enfants de la même structure).
Que voit l'éducateur au moment de la récupération ? L'éducateur, que ce soit depuis le navigateur ou depuis l'App Easy Staff, peut ouvrir la fiche de l'étudiant, aller dans la section Délégations et consulter le nom, le prénom et le document joint de chaque délégué autorisé. De cette manière, il peut vérifier l'identité de la personne qui se présente pour récupérer l'étudiant.
Les délégués insérés par les familles depuis l'application sont-ils visibles immédiatement par le personnel ? Oui. Tous les délégués insérés — que ce soit par le coordinateur, par les familles depuis le navigateur, ou par les familles depuis l'App Easy Family — sont visibles en temps réel par le personnel du côté éducateur, du côté coordinateur et depuis l'App Easy Staff.