Monissa sihteeristöissä ohjelmisto on edelleen asennettu tiettyyn tietokoneeseen: se, joka on ikkunan vieressä, näytössä oleva tarra. Jos se on pois päältä, tiedot eivät ole saatavilla. Toisaalla tiedot ovat jaetussa taulukossa, jota kolme henkilöä päivittää kolmen eri kriteerin mukaan. Se toimii, kunnes se lakkaa toimimasta.
Tässä artikkelissa vertaillaan kahta asetusta kuuteen konkreettiseen kysymykseen, jotka ennemmin tai myöhemmin tulevat esiin niille, jotka koordinoivat päiväkotia tai esikoulua: kuka pääsee käsiksi ja mistä, mitä tapahtuu, jos tietokone rikkoontuu, kuka tekee varmuuskopiot, miten useita toimipisteitä hallitaan, kuka päivittää ohjelmiston ja kuka vastaa lasten tietojen turvallisuudesta. Pilven rajoitukset on ilmoitettu, koska niitä on olemassa.
Mitä tarkoittaa "asennettu" ja mitä tarkoittaa "pilvessä"
Asennettu ohjelmisto sijaitsee tietokoneen levyllä: ohjelmisto on siellä, tietovarasto on siellä. Työskennelläksesi sen kanssa sinun on istuttava sen työpisteen edessä tai liityttävä sisäverkkoon. Jaettu taulukko on variantti samasta kaaviosta: tiedosto, jota säilyttää se, joka sen on luonut.
Pilvipohjainen ohjelmisto elää sen sijaan palvelimilla, joita hallinnoi ohjelmiston tuottaja, ja pääset siihen käsiksi omilla tunnuksillasi mistä tahansa laitteesta. Easy.School toimii näin: se avautuu selaimesta ja kahdesta sovelluksesta, Easy Family perheille ja Easy Staff kasvattajille ja henkilökunnalle, jotka ovat yhteensopivia älypuhelimien ja tablettien kanssa.
Ero ei ole tekninen, vaan organisatorinen: se muuttuu, missä tiedot sijaitsevat, ja siten kuka pääsee niihin käsiksi, kuka suojaa niitä ja kuka palauttaa ne takaisin, kun jokin menee pieleen.
Kuka voi päästä käsiksi, ja mistä
Asennetun ohjelmiston kanssa pääsy on sidottu työpisteeseen. Kasvattaja osastolla ei rekisteröi läsnäoloja, kun lapset tulevat: hän merkitsee ne paperille ja joku kopioi ne myöhemmin. Kotiin työskentelevä ottaa kopion muistitikulle, ja siitä hetkestä lähtien on olemassa kaksi versiota samasta arkistosta.
Jaetun taulukon ongelma on päinvastainen: kuka tahansa, jolla on linkki, näkee kaiken. Ei ole helppoa antaa kasvattajalle vain omaa osastoaan tai perheelle vain omaa lastaan.
Easy.School:ssa pääsyoikeudet ovat muokattavissa roolin mukaan, sana sanalta, sekä henkilökunnalle että perheille: päätät itse, kuka näkee täydelliset tiedot, kuka vain oman osastonsa läsnäolot, kuka pääsee hallinnolliseen osioon. On myös lokitietoja tietokannan taulukoista: jos jokin tieto muuttuu, siitä jää jälki. Valokuvat ja videot eivät ole julkisia linkkejä, joita voi kopioida chattiin, vaan allekirjoitettuja osoitteita, jotka vanhenevat tunnin kuluttua, tallennustilassa, joka on omistettu yksittäiselle lisenssille.
Entä jos tietokone rikkoontuu (ja kuka tekee varmuuskopiot)
Se on kysymys, jota kukaan ei halua kysyä. Levy rikkoutuu, kannettava katoaa, väärä liite salaa tiedostot: kun arkisto on vain yhdessä koneessa, rakenne menettää tiedot, perheet, laskut ja läsnäolohistorian.
Yksi suora kysymys: kuka tekee varmuuskopion, tänään, rakenteessasi? Jos vastaus on jonkun nimi, riski on, että tuo henkilö on lomalla juuri silloin, kun tarvitaan. Jos vastaus on ulkoinen levy laatikossa, tarkista viimeisen kopion päivämäärä: se on usein vanhempi kuin muistat. Ja levy, joka pidetään tietokoneen vieressä, jakaa sen kanssa varkaudet, tulvat ja virtakatkokset.
Pilvessä varmuuskopiot tekee toimittaja, ja sihteeristön tietokoneesta tulee jälleen vaihdettavissa oleva esine: jos se rikkoutuu, avaat toisen ja pääset takaisin sisään. Jää kysymys esitettäväksi kaikille: miten saan tietoni takaisin, jos vaihdan palvelua? Easy.School:ssa tietojen vienti on rajatonta ja sisältyy hintaan.
Useita toimipisteitä, yksi arkisto
Kun rakenne on yksi, paikallinen arkisto kestää. Kun toimipisteitä on kaksi tai kolme, jokaisella on oma tietokoneensa, tiedostonsa ja numeronsa: tietääkseen, kuinka monta lasta on yhteensä, tarvitaan puheluja ja käsin täytetty yhteenveto, joka on jo vanhentunut, kun se saapuu.
Pilvessä arkisto on yksi ja tieto päivittyy siellä, missä se syötetään. Easy.School:ssa ne, jotka työskentelevät useissa toimipisteissä, siirtyvät yhdestä toiseen ilman ulos- ja sisäänkirjautumista: ei toista käyttäjää, ei toista salasanaa. Hyödyllinen tekninen huomautus: jokaisella toimipisteellä on oma tietokanta, ei jaettua taulukkoa, joka on suodatettu asiakaskoodin mukaan. Olemme käsitelleet tätä perusteellisesti artikkelissa kuinka hallita useita toimipisteitä yhdellä ohjelmistolla.
Päivitykset: kuka asentaa ne ja mitä ne maksavat
Asennetun ohjelmiston kanssa jokainen uusi versio on pieni työmaa: jonkun on tultava paikalle tai ladattava paketti ja asennettava se jokaiselle työpisteelle. Usein uusi versio maksaa erikseen, ja voi olla, että jäädään vanhaan versioon vuosiksi, koska oikeaa hetkeä ei koskaan tule. Ajan myötä ohjelmisto lakkaa kommunikoimasta päivitetyn käyttöjärjestelmän kanssa, ja ongelma siirtyy laitteistoon.
Pilvessä päivitys tapahtuu palvelinpuolella: seuraavana aamuna löydät uuden toiminnon. Easy.School:ssa päivitykset ja uudet toiminnot sisältyvät lisenssiin koko sen voimassaolon ajan. Kustannuksista olemme selkeitä: ensimmäiset 20 lasta maksavat 25 euroa kuukaudessa tai 250 euroa vuodessa plus alv, 4 GB sisältyy; jokainen ylimääräinen lapsi lisää 0,60 euroa kuukaudessa (6 euroa vuodessa) ja 0,2 GB. Ainoa alennus on 17 % vuosimaksusta.
Kuka vastaa lasten tietoturvasta
Tässä emme anna oikeudellisia arvioita: rakenteesi vaatimustenmukaisuus on tarkistettava neuvonantajasi kanssa. Voimme kuitenkin kuvata teknisiä valintoja, jotka ovat kysymyksen konkreettinen osa.
Asennetun ohjelmiston kanssa fyysinen turvallisuus on sinun vastuullasi. Kuka pääsee sihteeristöön, kuka tietää salasanan, minne levy päätyy, kun tietokone vaihdetaan, mitä tapahtuu muistitikulle, jota käytetään tietojen viemiseen kotiin: vastuu, joka jää rakenteen sisälle, ja jota harvoin on kirjattu ylös.
Easy.School:n tekniset valinnat tällä alueella ovat:
- Tiedot säilytetään Euroopan alueella, ei hajautetuilla palvelimilla ilman ilmoitusta.
- Omistettu tietokanta jokaiselle toimipisteelle, eristetty muista.
- Roolikohtaiset oikeudet muokattavissa sana sanalta, henkilökunnalle ja perheille.
- Lokitiedot tietokannan taulukoista.
- Valokuvat ja videot allekirjoitetuilla osoitteilla, jotka vanhenevat tunnin välein, tallennustilassa, joka on omistettu lisenssille.
- Vastuun nimittämisdokumentti ladattavissa ja DPO nimetty, joka on annettava neuvonantajallesi.
Voit löytää syventävän artikkelin kuinka suojata lasten tiedot päiväkodissa.
Pilven todelliset rajoitukset
Olisi epärehellistä kertoa vain hyviä puolia. Pilvellä on kolme todellista rajoitusta.
- Tarvitset yhteyden. Jos rakenteen linja katkeaa, et pääse sisään. Vastatoimet ovat yksinkertaisia: älypuhelimen hotspot, tabletti, jossa on dataverkko läsnäoloja varten osastolla, toinen linja, jossa peitto on epävakaata. Mutta on sanottava: ilman verkkoa pilvipohjainen ohjelmisto ei avaudu.
- Olet riippuvainen toimittajasta. Sinulla ei ole tiedostoa omalla levylläsi. Siksi on tärkeää, kuka on taustalla: Easy.School on kehitetty roomalaisessa ohjelmistotalossa, joka on toiminut vuodesta 2010 ja jota käyttää yli 1000 rakennetta, ja rajaton vienti on juuri sitä, ettei sinua suljeta sisään.
- Kustannus on toistuva. Asennettu ohjelmisto maksetaan usein kerran; pilvipohjainen ohjelmisto maksetaan joka vuosi. Vastineeksi saat päivityksiä, varmuuskopioita ja tukea, mutta se on budjetin kohta, joka pysyy.
On myös siirtymiskustannus, joka ei ole halpa, vaan tottumuksia: ensimmäinen kuukausi työskennellään hieman enemmän, kun arkistoja tuodaan sisään ja vanhoja tietoja järjestellään. Siitä, mitä kannattaa tuoda ja mitä jättää taakse, löydät oppaan kuinka tuoda tietoja toisesta ohjelmistosta.
Asennettu ohjelmisto pitää tiedot lähellä: näet ne, ne ovat siinä koneessa. Hinta on se, että pääsy, varmuuskopiot, päivitykset ja fyysinen turvallisuus tulevat sinun työksesi, harvoin annettuna muodollisesti jollekulle. Pilvi siirtää tämän työn toimittajalle ja irrottaa pääsyn yhdestä työpisteestä, vastineeksi toimivasta yhteydestä ja jatkuvasta maksusta.
Hyödyllinen kysymys ei ole, kumpi on parempi, vaan kuinka paljon rakenteesi maksaisi menettää arkiston huomenna aamulla, ja kuinka monta tuntia kuukaudessa kuluu tänään tietojen kopioimiseen paikasta toiseen. Jos haluat nähdä, miten työskennellään tietojen kanssa turvallisesti ja saavutettavasti, Kokeile Easy.Schoolia ilmaiseksi.
