Tiistai, kello viisi iltapäivällä. Osuuskunnan talouspäällikön, jolla on neljä päiväkotia, on valmisteltava numero hallitukselle: kuinka paljon olemme laskuttaneet syyskuussa, toimipisteittäin. Kaksi toimipistettä laskuttaa osuuskunnan ALV-numerolla. Yksi lasku on pieneltä yritykseltä, joka on perustettu yhteistyöhön paikallisen yrityksen kanssa. Neljäs on sopimusperusteinen päiväkoti, joka kuuluu konsortion alaisuuteen. Tulos: neljä vientiä, kaksi ohjelmaa ja taulukko, joka ei täsmää.
Kun toimipisteet kasvavat, ennemmin tai myöhemmin myös oikeudelliset henkilöt kasvavat. Tässä artikkelissa tarkastellaan, miksi näin tapahtuu, mitä laskutuksessa muuttuu, kun ALV-numeroita on useita, ja kuinka pitää kaikki yhdessä lisenssissä, yhdellä näkymällä liikevaihtoon.
Kun toimipisteet eivät ole kaikki sama yritys
0-6-vuotiaiden maailmassa yleisimmät kokoonpanot ovat neljä, ja ne usein elävät rinnakkain.
- Yksi osuuskunta, useita toimipisteitä, yksi ALV-numero. Tämä on yksinkertaisin tapaus: kaikki toimipisteet laskuttavat samoilla yritystiedoilla.
- Ryhmät, joissa on useita yrityksiä. Yksi yritys per toimipiste, tai yksi yksityisille toimipisteille ja yksi ulkoistetuille palveluille.
- Konsortio, joka koordinoi useita osuuskuntia, joilla on oma ALV-numeronsa ja oma kirjanpitonsa.
- Päiväkoti ja varhaiskasvatus samassa rakennuksessa, joita hallinnoi kaksi eri tahoa: esimerkiksi organisaatio, joka hallinnoi varhaiskasvatusta ja osuuskunta, joka hallinnoi päiväkotia.
Oikeudellinen henkilö ei ole yksityiskohta. Se päättää, kuka laskee asiakirjan, mikä numerointi seuraa, mikä ALV-järjestelmä on voimassa, minne toimittajien laskut menevät ja mikä kirjanpitäjä saa arkiston. Jos hallintojärjestelmä toimii toimipisteittäin, mutta ei oikeudellisesti, kaikki tämä on laskuttajan vastuulla.
Toimipiste on työyksikkö, oikeudellinen henkilö on asetelma
Easy.Schoolissa kaikki toimipisteet ovat saman lisenssin alla: jokainen toimipiste on toimipiste, ja voit luoda niin monta kuin tarvitset. Ero oikeudellisten henkilöiden välillä tapahtuu toimipisteen tasolla: jokaiselle päätät minkä oikeudellisen henkilön kanssa laskutat. Kaksi toimipistettä voi jakaa saman ALV-numeron, kolmannella voi olla oma.
Käytännössä asiakirjaan päätyvät henkilötiedot syötetään pääsemällä toimipisteeseen, hallinta-alueen asetuksiin: yrityksen nimi, osoite, ALV-numero, verotunnus, verojärjestelmä. Myös sähköinen laskutus aktivoidaan toimipisteittäin, allekirjoitettavan liittymislomakkeen lataamisen kautta; Easy.Schoolin henkilökunta tarkistaa tiedot ja aktivoi palvelun, yleensä muutamassa tunnissa ja enintään 24 tunnissa arkipäivinä. Jos tarvitset vaiheittaisen ohjeen, opas uudelle toimipisteelle luomiseen ja konfiguroimiseen alkaa siitä.
Niinpä organisaatiorakenne ja yritysrakenne eivät tarvitse olla samat, eikä lisenssejä ja pääsyjä tarvitse moninkertaistaa.
Numeroinnit ja asiakirjat: jokaisella entiteetillä omat sääntönsä
Jokaisella laskua laskevalla taholla on oma juokseva numerointi, ja kirjanpitäjä odottaa sitä siistinä. Auttaaksesi pitämään sen järjestyksessä, laskutusparametreissa voit lisätä merkkejä ennen tai jälkeen numeron (esimerkiksi etuliite toimipisteelle) ja asettaa toissijaisen numeroinnin oletusarvoksi, jota käytetään myös hyvityslaskuille ja veloituslaskuille. Asiakirjalistassa löydät suodattimia, jotka eristävät juuri nämä numeroinnit.
Jos kaksi toimipistettä laskuttaa samalla ALV-numerolla, päätä yhdessä kirjanpitäjän kanssa, käytetäänkö yhtä sarjaa vai erotetaanko ne etuliitteellä: tämä on kirjanpidollinen valinta, ei tekninen. Hallintojärjestelmä näyttää myös varoituksen, kun virheellisesti asetetaan numero, joka poikkeaa normaalista juoksevasta numeroinnista.
Myös ALV-prosentit voidaan personoida hallinta-asetuksissa, ja jokaisella laskutettavalla tuotteella on oma. Tämä on kohta, jossa eri entiteetit tulevat voimakkaimmin esiin: sama palvelu voi saada erilaisen ALV-käsittelyn sen mukaan, kuka sen tarjoaa. Tästä on hyvä keskustella veroneuvojan kanssa ennen ensimmäisen asiakirjan laskuttamista, ei sen jälkeen.
Toimittajien laskut: kuka näkee ne
Useammat ALV-numerot tarkoittavat myös useampia saapuvia laskuvirtoja. Jokaiselle toimipisteelle voit valita, vastaatko saapuvista laskuista vai et. Jos vastaanotto on aktivoitu, kyseisen toimipisteen ALV-numerolla saapuneet laskut näkyvät sen ostoalueella. Jos hallinnoit monia toimipisteitä samalla ALV-numerolla etkä halua, että nämä tiedot jaetaan jokaisessa toimipisteessä, suositeltava valinta on poistaa se käytöstä operatiivisissa toimipisteissä ja pitää se aktiivisena siellä, missä hallinto työskentelee.
Näkymä ylhäältä: kaikkien toimipisteiden liikevaihto
Palaamme hallituksen kysymykseen. Päätililtä, toimipisteiden hallinnassa, on hallintoa varten oma sivu, joka tiivistää kuukausittain:
- lisenssin toimipisteiden luettelo;
- aktiivisten lasten määrä jokaisessa toimipisteessä;
- asiakirjojen määrä toimipistettä kohti;
- asiakirjojen kokonaismäärä toimipistettä kohti;
- yhteenveto, joka summailee kaiken.
Täältä voit myös ladata kaikkien toimipisteiden verodokumentit yhteen tiedostoon, tai valita vain tietyt toimipisteet. Tämä on toiminto, joka ratkaisee useiden entiteettien tapauksen: jos yrityksellä B on oma kirjanpitäjänsä, voit ladata vain ne toimipisteet, jotka laskuttavat sen ALV-numerolla ja lähettää hänelle tarkalleen sen, mitä hän tarvitsee. Arkistossa XML- ja PDF-tiedostot on järjestetty kahteen erilliseen kansioon.
Lasten määrä liikevaihdon vieressä ei ole yksityiskohta. Lähentämällä kahta tietoa saat heti selville, laskuttaako toimipiste vähän, koska sillä on vähän ilmoittautuneita vai koska jokin laskutusprosessissa on jumissa. Tarkempaan analyysiin, palvelun tai urakan mukaan, tarvitaan kustannuskeskuksia, jotka on osoitettu kullekin riville: toimipisteen ja urakan näkymät vastaavat kahteen eri kysymykseen.
Perheet, jaetut tiedot ja rajat entiteettien välillä
Perhe, jossa on yksi lapsi päiväkodissa ja yksi varhaiskasvatuksessa, saa asiakirjoja kahdelta eri entiteetiltä, kun kaksi palvelua kuuluu eri tahoille. Tämä on oikein, mutta se on selitettävä hyvin syyskuussa, muuten puhelu tulee: miksi kaksi laskua?
Toimipisteiden hallinnan asetuksissa voit päättää, jaetaanko perhesivut toimipisteiden välillä. Kyllä-vaihtoehto on suositeltava, kun toimipisteet kuuluvat samaan oppilaitokseen, kuten päiväkoti ja varhaiskasvatus samassa rakennuksessa: sihteeristö löytää jo syötetyn perheen. Ei-vaihtoehto on suositeltava, kun toimipisteillä on eri hallinnat tai sijainnit, jotta vältetään tarpeettomat jakamiset. Eri oikeudellisten henkilöiden kanssa ei-vaihtoehto on usein varovaisin valinta myös yksityisyyden kannalta.
Kaksi huomiota täydentää kuvaa. Jokaiselle toimipisteelle voit asettaa maksimimäärän lapsia ja maksimitilan, jotta yksi toimipiste ei kuluta koko lisenssin resursseja. Ja roolien ja oikeuksien avulla toimipisteen koordinaattori näkee ja hallinnoi omaa toimipistettään, kun taas keskushallinto näkee kaikki.
Mistähän aloittaa, jos sinulla on useita hallintojärjestelmiä
Jos tänään entiteetit elävät eri ohjelmissa, siirtyminen valmistellaan yksinkertaisella kartalla, ennen kuin avaat hallintojärjestelmän:
- Luettele toimipisteet ja niiden vieressä ALV-numero, jolla kukin laskuttaa tänään ja jolla se tulee laskuttaa huomenna.
- Kirjoita ylös jokaiselle ALV-numerolle verojärjestelmä, nykyinen numerointi, vastuullinen kirjanpitäjä ja kuka saa toimittajien laskut.
- Päätä jakosäännöistä: mitkä toimipisteet jakavat perhesivut ja kuka näkee mitä tietoja.
- Aktivoi sähköinen laskutus toimipisteittäin ja ennen ensimmäistä laskua pyydä henkilökuntaa tarkistamaan kanssasi parametrit.
Siirtymisen muilta osin monet tiedot kopioidaan yhdestä toimipisteestä toiseen sen sijaan, että ne kirjoitettaisiin uudelleen. Olemme kirjoittaneet myös kuinka hallita useita päiväkoteja yhdellä hallintojärjestelmällä.
Yhteenvetona
Kun toimipisteet kuuluvat eri tahoille, laskutuksen on seurattava oikeudellista henkilöä eikä vain osoitetta. Easy.Schoolissa jokainen toimipiste laskuttaa valitsemallasi entiteetillä, omilla tiedoillaan, omalla numeroinnillaan ja omalla sähköisellä laskutuksellaan, kun taas päätili näkee kaikkien toimipisteiden liikevaihdon yhdessä taulukossa ja lataa kaikkien tai vain joidenkin asiakirjat yhteen tiedostoon. Verovalinnat on edelleen tehtävä kirjanpitäjän kanssa: hallintojärjestelmä pitää erillään sen, mikä on pidettävä erillään, ja antaa sinulle yhteenvedon tarvittaessa.
Hallinnoitko useita toimipisteitä useilla ALV-numeroilla? Kokeile Easy.Schoolia ilmaiseksi.
