Perhe soittaa maaliskuussa kysyäkseen, onko syyskuussa tilaa vauvoille. Koordinaattori merkitsee nimen ja puhelinnumeron paperille ja lupaa ottaa yhteyttä. Toinen perhe kirjoittaa viestin laitoksen sähköpostiin. Kolmas jättää yhteystiedot opettajalle ovella, viiden jälkeen. Kesäkuussa, kun ryhmät muodostetaan, nuo kolme pyyntöä ovat kolmessa eri paikassa, eikä kukaan enää osaa sanoa, mikä niistä tuli ensin.
Kun paikkahakemus päätyy sähköpostiin, vihkoon tai taulukkolaskentaan, jonolista ei oikeastaan ole olemassa. On vain muisto joistakin perheistä ja hyvä tahto niiltä, jotka ovat ottaneet muistiinpanoja. Tässä näemme, mitä matkalla menetetään, kuinka polku esirekisteröinnistä rekisteröintiin rakennetaan ja mikä tieto lähes kaikilla laitoksilla ei ole käsillä.
Mitä menetetään, kun listalla ei ole paikkaa
Seuraukset eivät ole abstrakteja. On kolme tai neljä tilannetta, jotka toistuvat joka vuosi, aina samoina.
- Perheitä otetaan yhteyttä kahdesti tai ei koskaan. Jos pyynnöt ovat eri laatikoissa, voi käydä niin, että kaksi henkilöä soittaa samaan perheeseen viikon välein. Ja päinvastoin: pyyntö, joka tuli marraskuussa, jota kukaan ei enää avaa.
- Saapumisjärjestystä ei voida rekonstruoida. Ilman päivämäärää, joka on rekisteröity siinä hetkessä, kun hakemus saapuu, järjestys rakennetaan muistista. Tämä on juuri se kohta, josta perheet kysyvät, ja se on vaikein puolustaa.
- Vapaat paikat pysyvät tyhjillään. Lokakuussa tapahtuva peruutus vapauttaa paikan. Jos lista on pysähtynyt kesäkuun tiedostoon, se paikka voidaan myöntää myöhässä tai sitä ei myönnetä lainkaan.
- Tiedot syötetään käsin uudelleen. Nimi, sukunimi, syntymäaika, vanhempien yhteystiedot: ne, jotka rekisteröityvät, ovat jo kertoneet ne kerran puhelimessa. Sitten joku syöttää ne hallintojärjestelmään, virheiden mahdollisuudella, joka siihen liittyy.
Esirekisteröinti alkaa julkisesta lomakkeesta
Ensimmäinen askel on poistaa pyyntöjen keruu puhelimesta ja sähköpostista. Easy.Schoolissa esirekisteröinti kerätään julkisesta lomakkeesta: perhe täyttää sen itse, tiedot tulevat jo rakenteellisesti, ja siitä syntyy lapsen tiedosto, ilman mitään käsin syöttämistä.
Perheelle se ei muutu paljoa, se täyttää lomakkeen sen sijaan, että kirjoittaisi sähköpostin. Laitokselle se muuttuu paljon. Jokainen pyyntö saapuu samoilla täytetyillä kentillä, lähetyspäivämäärä rekisteröitynä, ja se päätyy samaan luetteloon muiden kanssa. Kun esirekisteröinti muuttuu rekisteröinniksi, tiedot ovat jo sisällä: mitään ei kopioida uudelleen eikä mitään tietoa menetetä matkalla.
Useampia yksiköitä, enemmän ihmisiä: kuka kerää ja kuka päättää
Esirekisteröinnit aktivoidaan ja konfiguroidaan yksittäisen yksikön asetuksista. Jokainen toimipiste kerää siis omat pyyntönsä, omilla aukioloaikoillaan, kun taas johto näkee kokonaiskuvan edessään.
Se on ero sen välillä, että tietää, että "Marcon kadun päiväkodissa on paljon kysyntää" ja tietää, kuinka monta hakemusta on saapunut kuhunkin toimipisteeseen, minkä ikäryhmän osalta, missä kuussa. Kun yksi toimipiste on täynnä ja toinen vielä on paikkoja, tämä kokonaiskuva auttaa ehdottamaan vaihtoehtoa perheelle sen sijaan, että se menetetään.
Sitten on sisäinen vastuun siirto: lista ei ole yhden henkilön hallussa. On niitä, jotka vastaavat puhelimeen, niitä, jotka tekevät haastatteluja, ja niitä, jotka päättävät myönnöistä. Sisäiset viestit ovat luetuksi merkittyjä, joten tiedät, kuka on lukenut ja kuka ei. Se vaikuttaa yksityiskohdalta, mutta se on ero "olin sanonut" ja "on merkitty luetuksi 12. maaliskuuta": päätöksessä, joka koskee paikkaa, tuo ero on tärkeä.
Esirekisteröinnistä rekisteröintiin: polku viidessä vaiheessa
Toimiva jonolista ei ole nimiluettelo: se on polku, jossa on tiloja. Jokainen perhe on tietyssä kohdassa, ja seuraava askel tiedetään aina.
- Hakemus saapuu. Esirekisteröintilomake rekisteröi tiedot ja päivämäärän. Perhe on listalla siitä hetkestä, kun se lähettää, ei siitä, kun joku löytää aikaa siirtää sen.
- Ensimmäinen yhteydenotto. Avoimet ovet tai henkilökohtainen haastattelu: tapahtumilla voi olla varattavia aikarakoja automaattisilla muistutuksilla. Perhe valitsee ajan, muistutus lähtee automaattisesti, ja vastaanottaja tietää etukäteen, kuinka monta henkilöä odottaa sinä aamuna.
- Arviointi. Täällä tulevat laitoksen kriteerit: jo rekisteröidyt sisarukset, asuinpaikka, hakemuksen saapumispäivämäärä, ikäryhmä. Lapsen ja perheen tiedostoissa on mukautettuja kenttiä, joten jokainen laitos kerää tietoa omalla tavallaan tiedostoon, eikä erilliselle liitteelle.
- Paikan tarjous. Sopimukset luodaan mallista muuttujilla ja ne tehdään näkyviksi perheelle. Se ei ole liite, joka löytyy sähköpostikeskustelusta: se on asiakirja, jonka perhe löytää omalta paikaltaan, aina samana.
- Rekisteröinti. Tuotteet ja paketit myönnetään lapselle rekisteröinnin yhteydessä, ja siitä hetkestä lähtien laskutus tietää jo, mitä laskuttaa. Maksu, ateriat, pidennetty aika: se, mikä on sovittu, tulee asiakirjojen perustaksi ilman toista syöttämistä.
Kun paikka vapautuu kesken vuotta
Peruutuksia tapahtuu: siirto, työpaikan vaihto, perhesyyt. Syyskuussa vapautuva paikka on yhtä arvokas kuin marraskuussa, mutta usein se jää tyhjilleen, koska lista on pysähtynyt kesäkuuhun, eikä kukaan halua avata neljänkymmenen rivin tiedostoa selvittääkseen, kenelle soittaa.
Jos lista elää hallintojärjestelmässä, kysymykseen "kuka odottaa paikkahakemusta?" on vastaus puolessa minuutissa. Rekisteröinti on vuosittainen ja säilyttää edellisten vuosien historian: näet myös, kuka on jo käynyt ja kuka on palaamassa, tieto, joka painaa, kun päätät, kenelle ehdottaa vapautunutta paikkaa.
Tieto, jota lähes kaikilla laitoksilla ei ole
Kysy koordinaattorilta, kuinka monta rekisteröityä lasta hänellä on, ja hän vastaa heti. Kysy häneltä, kuinka monta paikkahakemusta saapui viime vuonna ja kuinka monta niistä muuttui rekisteröinniksi, ja useimmissa tapauksissa vastaus on arvio.
Kuitenkin se on numero, joka kertoo eniten laitoksen terveydestä. Jos saapuu kahdeksankymmentä hakemusta ja niistä tulee neljäkymmentä rekisteröintiä, ongelma ei ole kysynnässä: se on se, mitä tapahtuu välissä, eli vastausajat, haastattelu, selkeys kustannuksista. Jos hakemuksia saapuu kaksikymmentäviisi ja kaksikymmentä kaksi muuttuu rekisteröinniksi, ongelma on ylhäällä: laitos on vähän tunnettu ja viestintää on parannettava sieltä. Nämä ovat kaksi vastakkaista tilannetta, jotka vaativat kahta vastakkaista päätöstä, ja ilman tietoa ne näyttävät samalta.
Rakentamalla esirekisteröinnit rakenteellisesti tuo tieto on olemassa, koska jokainen pyyntö on tiedosto päivämäärän ja tilan kanssa. Voit rakentaa raportteja tiedostoista: kuinka monta hakemusta on toimipisteittäin, ikäryhmittäin, kuukausittain, ja kuinka monta on päättynyt rekisteröinniksi. Se on perusta, jonka mukaan päätät, avataanko lisää ryhmiä, mihin viestintää painotetaan ja milloin avata esirekisteröinnit ensi vuodeksi.
Mistä aloittaa, jos tänään lista on taulukkolaskenta
Ei tarvitse kääntää kaikkea ylösalaisin kesken vuotta. Kolme liikettä riittää päästäksesi seuraavaan rekisteröintikampanjaan oikealla listalla.
- Avaa esirekisteröintilomake ja laita linkki sinne, missä perheet etsivät sinua: verkkosivuille, sosiaaliseen mediaan, automaattiseen vastaukseen sähköpostilaatikosta. Siitä hetkestä lähtien jokainen uusi pyyntö tulee jo rakenteellisesti.
- Siirrä kerran nyt ympäri olevat pyynnöt, todellisella saapumispäivämäärällä. Se on tylsä työ: se tehdään yhdessä aamupäivässä eikä toisteta.
- Päätä etukäteen, mitä kenttiä tarvitset tiedostoissa, käyttäen mukautettuja kenttiä. Kysymyksen lisääminen jälkeenpäin tarkoittaa, että sinun on kutsuttava takaisin ne, jotka ovat jo täyttäneet.
Yhteenvetona
Jonolista, joka koostuu sähköposteista ja muistiinpanoista, maksaa perheitä: jotkut soitat kahdesti, jotkut et soita lainkaan, ja paikat, jotka vapautuvat vuoden aikana, jäävät tyhjiksi. Kestävä polku alkaa julkisesta esirekisteröintilomakkeesta, kulkee selkeiden tilojen läpi rekisteröintiin, jossa tuotteet ja paketit on jo myönnetty, ja jättää taakseen tiedon, jota lähes kukaan ei omaa: kuinka monta hakemusta saapuu ja kuinka monta muuttuu rekisteröinniksi.
Easy.School on 0-6 -pilvihallintojärjestelmä roomalaiselta ohjelmistotalolta, joka on toiminut vuodesta 2010, ja jota on valinnut yli 1000 laitosta. Voit kokeilla sitä 30 päivää ilmaiseksi jopa 20 lapselle ja nähdä, miten jonolistasi käyttäytyy, kun se on kaikki yhdessä paikassa. Kokeile Easy.School ilmaiseksi.
