Kello on 16:30. Ulosmenossa paikalle saapuu henkilö, jota ryhmän opettaja ei ole koskaan nähnyt: hän sanoo olevansa setä, äiti on ilmoittanut puhelimitse aamulla, mutta sen puhelun on vastaanottanut kollega, joka ei ole tänään työssä. Kolmenkymmenen sekunnin sisällä, ovella, jonkun on päätettävä.
Tämä on päivän kaikkein alttein hetki, eikä siksi, että tapahtuisi vakavia asioita: koska se on ainoa hetki, jolloin tieto, joka on vain yhden ihmisen päässä, on kaikkien muiden saatavilla. Tässä kerrotaan, kuinka noutovaltuutukset kerätään, kuinka usein niitä päivitetään, mitä on kirjoitettava ulosmenon yhteydessä ja kuinka siirrytään muistista asiakirjaan.
Miksi ulosmeno keskittyy kaikkiin poikkeuksiin
Suurimman osan päivästä tiedot liikkuvat hyvin: ihmiset ovat samoja ja ne, jotka tarvitsevat tietoa, kysyvät sitä niiltä, jotka ovat paikalla. Ulosmenossa kaikki muuttuu. Kahdessakymmenessä minuutissa kulkee kymmeniä perheitä, vuorot risteävät, on niitä, jotka ovat loppuneet ja niitä, jotka ovat juuri tulleet sijaisiksi. Ja juuri tuossa ikkunassa keskittyvät poikkeukset: tänään tulee isoäiti, tänään isä tulee vaikka yleensä äiti tulee, tänään saapuu uusi henkilö.
Kirjallinen valtakirja on ensisijaisesti tarkoitettu poistamaan ovella seisovalta henkilöltä päätöksentekoon liittyvä paino, kun lapsi vetää takista ja viisi muuta perhettä odottaa jonossa. Jos tieto on kirjoitettu ja tarkistettavissa, se ei ole enää henkilökohtainen arviointi: se on tarkistus.
Mikä on noutovaltakirja ja mitä sen tulee sisältää
Noutovaltakirja on valtuutus, jolla huoltaja osoittaa yhden tai useamman täysi-ikäisen henkilön, joka voi ottaa lapsen huostaansa hänen puolestaan. Jotta se toimisi, sen on oltava kirjallinen, tarkistettavissa, päivitettävissä ja konsultoitu kaikilta, jotka ovat työssä, eivätkä vain niiltä, jotka sen ovat keränneet. Jokaiselta valtuutetulta on hyvä kerätä:
- Koko henkilötiedot ja voimassa olevan henkilöllisyystodistuksen tiedot.
- Suhde lapseen: äidin isoäiti, setä, naapuri, lastenhoitaja. Tämä auttaa ovella olevaa henkilöä yhdistämään henkilön perheeseen.
- Puhelinnumero, joka on tavoitettavissa ja eri kuin vanhempien.
- Joihinkin lapsiin se liittyy: jos laitoksessa on kaksi sisarusta, valtakirja on liitettävä molempiin selkeästi. Tämä on yleisin unohtaminen ja helpoin välttää.
- Päivämäärä ja allekirjoitus valtuuttajalta. Valtakirjaa ilman päivämäärää ei voi päivittää, koska kukaan ei tiedä, mihin se liittyy.
- Mahdolliset rajoitukset: jos henkilö on valtuutettu vain tietyille päiville, rajoitus on kirjoitettava, muuten se ei ole olemassa lukijalle.
Monet laitokset liittävät myös valokuvan: työryhmän vaihtuessa se auttaa eniten tunnistamisessa. Jos päätät tehdä niin, pyydä se asianomaiselta ja säilytä se yhdessä muiden laitoksen tietojen kanssa, ei henkilökohtaisen puhelimen galleriaan.
Milloin kerätään ja kuinka usein päivitetään
Luonnollinen hetki on ilmoittautuminen, yhdessä muun asiakirjan kanssa. Se on myös huonoin hetki todella miettiä asiaa: perheellä on keskittyminen sopeutumiseen, he täyttävät nopeasti ja yleensä ilmoittavat isovanhemmat. Sitten tulee marraskuu, isoäiti lopettaa ajamisen, ja tuo luettelo ei enää kerro todellisuudesta.
Käytännössä toimii kaksi vaihetta: tarkistus vuoden alussa, jolloin jokaiselta perheeltä kysytään, vahvistavatko tai korjaavatko he luetteloa, ja lyhyt muistutus vuoden puolivälissä, joka auttaa havaitsemaan muutokset. Välissä ovat spontaanit päivitykset: numero, joka muuttuu, uusi lastenhoitaja, perhesuhde, joka muuttuu. Viimeisessä tapauksessa perustutaan siihen, mitä perhe kommunikoi kirjallisesti, ja jos tilanne on herkkä tai epäselvä, kannattaa kysyä omaa neuvonantajaa ennen luettelon muuttamista.
Mitä on kirjoitettava ulosmenon yhteydessä
Tässä on ero rekisterin ja sen välillä, joka vain on olemassa. "Ulkona kello 16:35" kertoo vain puolet tarinasta. "Ulkona kello 16:35, noutanut Marco Bianchi, setä" sulkee sen.
Saattajan merkitseminen yhdessä ajan kanssa ei ole epäluottamuksen osoitus ketään kohtaan: se on tapa välttää muistamisen uudelleenrakentaminen viikkojen jälkeen, samanlaisena kuin monet muut päivät. Kukaan ei muista, kuka nouti lapsen lokakuun tiistaina, ja se on normaalia: ulosmeno on ele, joka toistuu satoja kertoja. Siksi ainoa luotettava muisti on se, joka on kirjoitettu hetkellä, ei se, joka on järjestetty työvuoron lopussa.
Aamupäivän puhelu on heikko kohta
Palaamme kello 16:30. Tuon tapauksen ongelma ei ole setä, ja harvoin perhe: se on kanava. Aamupäivän puhelu kulkee vain yhden henkilön kautta, ja jos tuo henkilö irrottaa ennen kello 16:30, tieto poistuu laitoksesta hänen kanssaan. Sama pätee yksityiseen puhelimeen tulleeseen viestiin tai kaappiin kiinnitettyyn lappuun.
Käytännön sääntö on vain yksi: jos henkilö ei ole valtuutettujen luettelossa, hänet lisätään ennen ulosmenoa, ei sen jälkeen. Ja perheiden viestit on vietävä kanavalle, joka jättää jäljen ja on näkyvissä kaikille, jotka ovat vuorossa. Esimerkiksi Easy.Schoolissa perhe ilmoittaa poissaolosta suoraan Easy Family -sovelluksesta: tuo tieto ei enää kulje puhelun kautta, jonka joku on muistettava kertoa.
Kuinka Easy.School yhdistää valtuutukset ja rekisterin
Easy.Schoolissa noutovaltuutukset on rekisteröity: jokainen perheenjäsen tai valtuutettu henkilö rekisteröidään sukulaisuussuhteen mukaan ja liitetään lapsiin, joita hän voi noutaa. Kysymykseen "voiko tämä henkilö noutaa Sofian?" on näin saatavilla oleva vastaus, joka ei riipu siitä, kuka on vuorossa sinä iltapäivänä.
Toinen osa on rekisteri. Ulosmeno rekisteröidään ajalla ja saattajalla, joten on kirjattu, kuka on noutanut ja milloin, ei vain että lapsi on lähtenyt. Kirjaaminen voi tapahtua käsin, QR-koodilla tai PIN-koodilla. Rekisteri ei myöskään hyväksy tilanteita, jotka eivät pidä:
- ulosmenoa ei rekisteröidä, jos sisäänkäyntiä ei ole avattu;
- ulosmenon aika on oltava sisäänkäynnin ajan jälkeen;
- ei voida rekisteröidä läsnäoloa päivälle, joka on jo merkitty poissaoloksi;
- ei rekisteröidä sisään- tai ulosmenoa tulevaisuuden päivämäärällä.
Näyttää yksityiskohdilta, mutta ne ovat tarkistuksia, jotka estävät lähes kaikki jälkikäteen tehtävät korjaukset. Rekisterit voidaan viedä PDF-, Excel- ja CSV-muotoon; päivittäisestä kirjaamisen toiminnasta löydät yksityiskohdat lastentarhan läsnäolosovelluksen oppaasta.
Jää kysymys siitä, kuka näkee mitä. Valtakirjat sisältävät tietoja henkilöistä, jotka eivät ole rekisteröityjä lapsia tai henkilökuntaa: pääsyoikeudet ovat roolikohtaisesti muokattavissa, sekä henkilökunnalle että perheille, ja on olemassa lokitietoja tietokannan taulukoista, joten muutokset jäävät jäljelle. Jokaisella laitoksella on oma tietokanta, tiedot säilytetään Euroopan alueella, nimittämiskirja tietojenkäsittelijäksi on ladattavissa ja nimetty DPO on olemassa. Kuinka järjestää tämä kaikki omassa laitoksessasi, viittaus on oma neuvonantajasi; yleiskatsauksen saat oppaasta GDPR lastentarhassa.
Tapaturmat, jotka kestävät myös vaikeina päivinä
- Ketkä eivät ole luettelossa, eivät nouda. Tämä ei ole luottamuskysymys yksittäistä henkilöä kohtaan: se on sama sääntö kaikille, eikä se loukkaa ketään.
- Ketkä eivät ole tunnettuja, näyttävät asiakirjan. Tämä pätee myös toiseen ja kolmanteen kertaan.
- Ulosmeno rekisteröidään hetkellä. Työvuoron lopussa ei rekisteröidä: se rakennetaan uudelleen.
- Muutos kirjoitetaan etukäteen. Valtakirja, joka lisätään kello 9, ratkaisee ulosmenon kello 16:30; sama valtakirja, joka lisätään seuraavana päivänä, ei ratkaise mitään.
- Säännöt kerrotaan syyskuussa. Jos perheet tietävät etukäteen, että tarvitaan kirjallinen valtakirja, kello 16:30 kukaan ei tunne itseään kyseenalaistetuksi.
Yhteenvetona
Noutovaltakirjat eivät palvele suojautumista: ne palvelevat kaikkien laitoksessa työskentelevien henkilöiden asettamista tilanteeseen, jossa he voivat vastata samaan kysymykseen samalla tavalla, jopa vaikeana iltapäivänä. Kerää ne täydellisinä, päivitä ne kaksi kertaa vuodessa ja varmista, että ne ovat konsultoitavissa ovella olevilta, ei vain niiltä, jotka ovat ne keränneet. Rekisteröi sitten ulosmeno ajalla ja noutajan nimellä: se on osa, joka vie kymmenen sekuntia ja joka kuukausia myöhemmin on ainoa, joka vielä puhuu.
Haluatko, että valtuutukset ja ulosmenorekisteri ovat samassa paikassa ja päivittyvät yhdessä? Kokeile Easy.Schoolia ilmaiseksi.
