Tiistai, kello yhdeksän kaksikymmentä. Keskiosastossa vastaanotto on päättynyt, lapset istuvat välipalalla ja yksi paikka on tyhjillään. Sofia oli eilen, tänään ei. Ei viestiä, ei puhelua. Kasvattaja ajattelee, että lapsella on ollut kuumetta yön aikana, ja todennäköisesti hän on oikeassa. Sitten aamu jatkuu ja ajatus liukuu pois.
Melkein aina, tyhjällä paikalla, jota ei ole ilmoitettu, on yksinkertainen selitys: vaikea herääminen, lääkärikäynti, vanhempi, joka unohti ilmoittaa. Mutta on aamuja, jolloin ketju katkeaa: kumpikin vanhemmista ajattelee, että toinen on tuonut lapsen, tai rutiini muuttuu eikä kukaan huomaa. Tässä artikkelissa katsomme, miten Easy.Schoolin Hylätyn hälytys toimii, automaattinen ilmoitus, joka saavuttaa vanhemmat, kun lapsi ei ole saapunut eikä ole poissa, ja miten tehdä siitä osa aamun organisaatiota yhdessä Easy Family -sovelluksen poissaoloilmoitusten kanssa.
Miksi ilmoittamaton poissaolo ansaitsee toisen katsauksen
Pienien lasten unohtaminen on herkkä aihe ja sitä on käsiteltävä kunnioituksella. Se ei liity huolimattomiin tai välinpitämättömiin vanhempiin: se liittyy täynnä oleviin aamuun, ohjelman muutoksiin, väsymykseen, rutiinien rikkoutumiseen. Juuri tästä syystä Italiassa, lain 1. lokakuuta 2018, n. 117 myötä, on otettu käyttöön velvollisuus käyttää hylkäämisenestolaitteita alle neljävuotiaiden lasten kuljettamisessa autossa, voimassa 7. marraskuuta 2019 alkaen.
Päiväkoti ei voi eikä sen tarvitse korvata näitä välineitä. Se voi kuitenkin tehdä yhden yksinkertaisen ja arvokkaan asian: huomata, että odotettu lapsi ei ole saapunut ja että kukaan ei ole ilmoittanut siitä, ja kertoa perheelle ajallaan. Se ei ole hälytys, vaan ympyrä, joka sulkeutuu. Jos lapsi on kotona kuumeessa, vanhempi tietää sen jo eikä mitään tapahdu. Jos on tapahtunut väärinkäsitys, tuo viesti voi saapua oikeaan aikaan.
Kuinka Hylätyn hälytys toimii
Hylätyn hälytys on automaatio: sovittuna aikana järjestelmä tarkistaa, mitkä lapset eivät ole saapuneet eivätkä ole poissa ja lähettää ilmoituksen heidän vanhemmilleen. Tarkistus seuraa tarkkaa järjestystä, joka on suunniteltu välttämään vääriä hälytyksiä:
- Tarkista, ettei ole sulkupäivä. Jos laitos on suljettu, tarkistus pysähtyy.
- Tarkista, että osastoon on saapunut ainakin yksi lapsi. Jos saapumisia ei ole, järjestelmä olettaa, että osasto ei ole toiminnassa, eikä lähetä mitään.
- Tunnista lapset, joilla ei ole saapumista eikä poissaoloa rekisteröitynä ja lähetä ilmoitus heidän vanhemmilleen.
Ilmoitus saapuu vain lapsen äidille ja isälle, ei muille perheenjäsenille tai kasvattajille. Kanavia on kaksi: sähköposti, joka saapuu aina, ja push-ilmoitus Easy Family -sovelluksessa, joka saapuu, jos vanhempi on asentanut sovelluksen ja aktivoinut ilmoitukset. Teksti on vakio eikä sitä voi mukauttaa: se kutsuu vanhempaa tarkistamaan, missä lapsi on, ja ottamaan yhteyttä laitokseen.
Aseta se: aika, päivät ja osastot
Hylätyn hälytys asetetaan koordinaattorin puolelta, valikosta Asetukset → Automatisoinnit. Jokaisella yksiköllä voi olla vain yksi tällainen automaatio aktiivisena, aloituspäivämäärällä ja päättymispäivämäärällä. Sitten valitaan, osasto kerrallaan, tarkistusaika ja viikon päivät, jolloin sen on aktivoiduttava. Osastot, joille ei ole asetettu aikaa, jäävät pois.
Jotkut valinnat tekevät eron:
- Aika, jossa on marginaali. Tarkistus on asetettava vastaanoton sulkemisen jälkeen, kohtuullisella marginaalilla. Jos se on liian aikaisin, päädyt ilmoittamaan vanhemmille lapsista, jotka ovat vain myöhässä.
- Eri ajat eri osastoille. Jos vauvat saapuvat myöhemmin kuin isommat lapset, jokaisella osastolla on oltava aikaraja, joka vastaa heidän saapumistaan.
- Päivämäärät päivitetään joka koulutusvuosi. Jos päättymispäivämäärä on ohitettu, automaatio lakkaa toimimasta, vaikka se olisi aktiivinen. On järkevää laittaa se syyskuun tarkistuslistalle.
- Päivä etukäteen. Muutokset automaatioihin tulevat voimaan seuraavana päivänä: jos asetat sen tänään, se alkaa huomenna.
On myös yksi ehto, joka ei ole asetuksissa, vaan tottumuksissa: hälytys perustuu rekisteröityihin saapumisiin. Jos osastolla saapumiset rekisteröidään myöhään aamupäivällä, tarkistus näkee "puuttuvia" lapsia, jotka todellisuudessa ovat siellä. Tämän vuoksi läsnäolorekisteri on pidettävä reaaliajassa, kasvattajien sovelluksen tai QR-koodilla rekisteröityjen saapumisten ja lähtöjen avulla. Täydellinen vaihe vaiheelta -opas on Hylätyn hälytyksen oppaassa.
Toinen puoli: Easy Family -sovelluksen ilmoitetut poissaolot
Hylätyn hälytys toimii hyvin, kun todelliset poissaolot on jo ilmoitettu, koska silloin ilmoitus lähtee vain tapauksista, jotka ansaitsevat huomiota. Tässä Easy Family -sovellus astuu kuvaan: läsnäolosivulta vanhempi voi käyttää Ilmoita poissaolo, valita syyn, päivämäärän ja mahdollisesti lisätä muistiinpanon.
Poissaolo voi olla yksittäinen, yhdelle päivälle, tai moninkertainen, useammalle peräkkäiselle päivälle, ilmoittamalla aloitus- ja päättymispäivämäärän. Tämä on oikea ratkaisu viikolle isovanhempien luona tai jo tunnetulle sairausajalle: ilmoitettuna kerran, se kattaa koko ajanjakson, eikä lapsi näy "puuttuvana" seuraavina päivinä.
Laitokselle etu on kaksinkertainen. Aamulla tiedät jo, kuka ei tule ja voit järjestää päivän. Ja poissaolo kirjataan rekisteriin päivämäärän, syyn ja ilmoittaneen perheenjäsenen nimen kanssa, ilman käsin päivitettävää paperia. Olemme puhuneet myös läsnäolorekisteristä todisteena.
Mitä Hylätyn hälytys ei tee
Työkalun rajoitusten tunteminen on paras tapa käyttää sitä oikein. Tässä on, mitä hälytys ei kattaa:
- Se ei tarkista lähtöjä. Se ilmoittaa vain saapumisen ja poissaolon rekisteröimättömyydestä, ei lapsista, jotka ovat saapuneet mutta joiden lähtöä ei ole rekisteröity.
- Se tallentaa hetken. Jos vanhempi ilmoittaa poissaolosta tarkistusaikojen jälkeen, ilmoitus on jo lähtenyt.
- Se ei ilmoita kasvattajille. Ilmoitus menee vanhemmille. Laitoksessa voit tarkistaa lähetettyjen hälytysten historian, päivämäärän, ajan, lapsen ja varoitettavan aikuisen kanssa.
- Se ei korvata ihmisten huomiota. Jos lapsi, joka ei koskaan puutu, ei ole saapunut ja perhe ei vastaa, puhelu laitokselta on edelleen yksinkertaisin vaihtoehto.
Ajattele sitä ylimääräisenä verkona aamun alla, ei aamuna itsessään.
Kuinka esitellä se perheille
Ilmoitus, joka saapuu ilman selitystä, voi pelottaa. Siksi on hyvä esitellä se vuoden alussa, vanhempainillassa tai omassa viestinnässään, rauhallisella sävyllä: se ei ole tarkastus perheille, vaan tapa olla jättämättä tyhjää paikkaa ilman selitystä.
Kolme konkreettista pyyntöä auttavat sen toimimista:
- Ilmoittakaa poissaolot sovelluksesta, myös ennakoidut, ennen saapumisaikaa.
- Aktivoikaa Easy Family -sovelluksen ilmoitukset puhelimessa: sähköposti saapuu joka tapauksessa, mutta push-ilmoitus näkyy ensin.
- Pitää yhteystiedot ajan tasalla, erityisesti molempien vanhempien sähköpostiosoite.
Selitettynä näin, viesti koetaan sellaisena kuin se on: laitoksen ylimääräisenä huomiona, joka huomaa, kun joku puuttuu.
Hylätyn hälytys tarkistaa, valitussa ajassa osastoittain, lapset, jotka eivät ole saapuneet eivätkä ole poissa, ja ilmoittaa äidille ja isälle sähköpostitse ja push-ilmoituksella Easy Family -sovelluksessa. Se toimii parhaiten, kun saapumiset rekisteröidään reaaliajassa ja perheet ilmoittavat poissaolot sovelluksesta, myös useammalle päivälle. Se ei korvata ihmisten huomiota, mutta lisää toisen katsauksen päivän kiireisimpään hetkeen.
Haluatko organisoida läsnäolot, poissaolot ja ilmoitukset perheille yhdessä paikassa? Kokeile Easy.Schoolia ilmaiseksi.
