Cloud- oder Installationssoftware: Was ändert sich für eine Einrichtung 0-6

In vielen Sekretariaten ist die Software immer noch ein Programm, das auf einem bestimmten Computer installiert ist: dem neben dem Fenster, mit dem Aufkleber auf dem Monitor. Wenn er aus ist, sind die Daten nicht vorhanden. An anderen Orten sind die Daten in einer gemeinsam genutzten Tabelle, die von drei Personen mit drei unterschiedlichen Kriterien aktualisiert wird. Es funktioniert, solange es funktioniert.

Dieser Artikel vergleicht die beiden Einstellungen anhand von sechs konkreten Fragen, die früher oder später auf den Tisch derjenigen kommen, die eine Kita oder eine Vorschule leiten: Wer hat Zugang und von wo, was passiert, wenn dieser Computer kaputtgeht, wer macht die Backups, wie werden mehrere Standorte verwaltet, wer aktualisiert die Software und wer ist für die Datensicherheit der Kinder verantwortlich. Mit den erklärten Grenzen der Cloud, denn die existieren.

Was bedeutet "installiert" und was bedeutet "in der Cloud"

Eine installierte Software lebt auf der Festplatte eines Computers: Das Programm ist dort, das Datenarchiv ist dort. Um damit zu arbeiten, musst du dich vor diesen Arbeitsplatz setzen oder dich mit dem internen Netzwerk verbinden. Die gemeinsam genutzte Tabelle ist eine Variante desselben Schemas: eine Datei, die von demjenigen aufbewahrt wird, der sie erstellt hat.

Eine Cloud-Software hingegen lebt auf Servern, die von dem Softwarehersteller verwaltet werden, und du greifst mit deinen Zugangsdaten von jedem Gerät darauf zu. Easy.School funktioniert so: Es öffnet sich im Browser und über zwei Apps, Easy Family für die Angehörigen und Easy Staff für Erzieher und Personal, die mit Smartphones und Tablets kompatibel sind.

Der Unterschied ist nicht technisch, sondern organisatorisch: Es ändert sich, wo die Daten gespeichert sind, und damit, wer darauf zugreifen kann, wer sie schützt und wer sie wiederherstellt, wenn etwas schiefgeht.

Wer kann zugreifen und von wo

Bei der installierten Software ist der Zugang an den Arbeitsplatz gebunden. Die Erzieherin in der Gruppe registriert die Anwesenheiten nicht, während die Kinder hereinkommen: Sie notiert auf Papier und jemand tippt es später ab. Wer von zu Hause aus arbeitet, nimmt eine Kopie auf einem USB-Stick mit, und ab diesem Moment gibt es zwei Versionen desselben Archivs.

Die gemeinsam genutzte Tabelle hat das gegenteilige Problem: Wer den Link hat, sieht alles. Es gibt keinen einfachen Weg, einer Erzieherin nur ihre Gruppe oder einer Familie nur ihr Kind zu zeigen.

In Easy.School sind die Zugriffsrechte für jede Rolle anpassbar, Punkt für Punkt, sowohl für das Personal als auch für die Angehörigen: Du entscheidest, wer die vollständigen Daten sieht, wer nur die Anwesenheiten seiner Gruppe sieht, wer Zugang zum administrativen Bereich hat. Es gibt außerdem ein Protokoll der Aktionen auf den Datenbanktabellen: Wenn sich ein Datum ändert, bleibt eine Spur. Fotos und Videos sind keine öffentlichen Links, die in einem Chat kopiert werden können, sondern signierte Adressen, die nach einer Stunde ablaufen, auf einem Speicherplatz, der der einzelnen Lizenz gewidmet ist.

Was passiert, wenn dieser Computer kaputtgeht (und wer macht die Backups)

Es ist die Frage, die sich niemand stellen möchte. Eine Festplatte geht kaputt, ein Laptop verschwindet, ein falscher Anhang verschlüsselt die Dateien: Mit dem Archiv auf einem einzigen Computer verliert die Einrichtung die Daten, die Gebühren, die Kontaktdaten der Familien und die Anwesenheitshistorie.

Eine klare Frage: Wer macht heute die Backups in deiner Einrichtung? Wenn die Antwort der Name einer Person ist, besteht das Risiko, dass diese Person gerade im Urlaub ist, wenn es nötig ist. Wenn die Antwort eine externe Festplatte in der Schublade ist, überprüfe das Datum der letzten Kopie: Oft ist es älter, als man denkt. Und eine Festplatte, die neben dem Computer aufbewahrt wird, teilt mit ihm Diebstähle, Überschwemmungen und Stromausfälle.

In der Cloud macht der Anbieter die Kopien, und der Computer im Sekretariat wird wieder zu einem ersetzbaren Objekt: Wenn er kaputtgeht, öffnest du einen anderen und greifst wieder zu. Es bleibt eine Frage, die man jedem stellen sollte: Wie bringe ich meine Daten zurück, wenn ich eines Tages wechsle? In Easy.School ist der Datenexport unbegrenzt und inbegriffen.

Mehrere Standorte, ein Archiv

Solange die Einrichtung eine ist, hält das lokale Archiv. Wenn die Standorte zwei oder drei werden, hat jedes Gebäude seinen eigenen Computer, seine eigene Datei und seine eigenen Zahlen: Um zu wissen, wie viele Kinder insgesamt eingeschrieben sind, sind Telefonate und eine manuell ausgefüllte Zusammenfassung nötig, die bereits alt ist, wenn sie ankommt.

In der Cloud ist das Archiv eines und die Daten werden dort aktualisiert, wo sie eingegeben werden. In Easy.School kann jemand, der an mehreren Standorten arbeitet, von einem zum anderen wechseln, ohne sich ab- und wieder anzumelden: kein zweiter Benutzer, kein zweites Passwort. Eine nützliche technische Anmerkung: Jede Einrichtung hat eine eigene Datenbank, nicht eine gemeinsam genutzte Tabelle, die nach Kundennummer gefiltert ist. Wir haben ausführlich darüber in dem Artikel über wie man mehrere Standorte mit einer einzigen Software verwaltet gesprochen.

Updates: Wer installiert sie und was kosten sie

Bei installierter Software ist jede neue Version eine kleine Baustelle: Jemand muss vor Ort kommen oder ein Paket herunterladen und es auf jedem Arbeitsplatz installieren. Oft muss die neue Version separat bezahlt werden, und es kommt vor, dass man jahrelang bei einer alten bleibt, weil der richtige Zeitpunkt nie kommt. Mit der Zeit hört das Programm auf, mit dem aktualisierten Betriebssystem zu kommunizieren, und das Problem verlagert sich auf die Hardware.

In der Cloud erfolgt das Update serverseitig: Am nächsten Morgen findest du die neue Funktion. In Easy.School sind die Updates und neuen Funktionen in der Lizenz für die gesamte Dauer enthalten. Zum Preis sind wir klar: Die ersten 20 Kinder kosten 25 Euro pro Monat oder 250 Euro pro Jahr zuzüglich MwSt., mit 4 GB inklusive; jedes weitere Kind fügt 0,60 Euro pro Monat (6 Euro pro Jahr) und 0,2 GB hinzu. Der einzige Rabatt ist 17% auf die jährliche Zahlung.

Wer ist für die Datensicherheit der Kinder verantwortlich

Hier geben wir keine rechtlichen Bewertungen ab: Die Konformität deiner Einrichtung muss mit deinem Berater überprüft werden. Wir können jedoch die technischen Entscheidungen beschreiben, die den konkreten Teil der Frage darstellen.

Bei einer installierten Software liegt die physische Sicherheit in deiner Verantwortung. Wer in das Sekretariat kommt, wer das Passwort kennt, wo die Festplatte endet, wenn der Computer ersetzt wird, was mit dem USB-Stick passiert, der verwendet wird, um die Daten nach Hause zu bringen: Verantwortlichkeiten, die innerhalb der Einrichtung bleiben und die selten jemand schriftlich festgehalten hat.

Die technischen Entscheidungen von Easy.School in diesem Bereich sind:

• Daten werden im europäischen Raum aufbewahrt, nicht auf Servern, die ohne Angabe verstreut sind.
• Eigene Datenbank für jede Einrichtung, getrennt von den anderen.
• Rollenbasierte Berechtigungen, die Punkt für Punkt konfiguriert werden können, für das Personal und die Angehörigen.
• Protokoll der Aktionen auf den Datenbanktabellen.
• Fotos und Videos mit zeitlich begrenzten signierten Adressen, auf einem Speicherplatz, der der Lizenz gewidmet ist.
• Downloadbare Ernennung zum Verantwortlichen für die Datenverarbeitung und benannter DPO, um sie deinem Berater zu übergeben.

Du findest eine vertiefende Analyse auf wie man die Daten der Kinder in der Kita schützt.

Die realen Grenzen der Cloud

Es wäre unehrlich, nur die positiven Seiten zu erzählen. Die Cloud hat drei echte Grenzen.

• Eine Verbindung ist notwendig. Wenn die Leitung der Einrichtung ausfällt, kannst du nicht zugreifen. Die Gegenmaßnahmen sind banal: der Hotspot des Smartphones, ein Tablet mit Datenverbindung für die Anwesenheiten in der Gruppe, eine zweite Leitung, wo die Abdeckung instabil ist. Aber es muss gesagt werden: Ohne Netzwerk öffnet sich die Cloud-Software nicht.
• Du bist von einem Anbieter abhängig. Du hast die Datei nicht auf deiner Festplatte. Deshalb zählt, wer dahintersteht: Easy.School wird von einer römischen Softwarefirma entwickelt, die seit 2010 aktiv ist und von über 1000 Einrichtungen genutzt wird, und der unbegrenzte Export dient genau dazu, dich nicht eingesperrt zu lassen.
• Die Kosten sind wiederkehrend. Eine installierte Software wird oft einmal bezahlt; eine Cloud-Software wird jedes Jahr bezahlt. Im Gegenzug erhältst du Updates, Sicherheitskopien und Unterstützung inklusive, aber es bleibt ein Posten im Budget.

Es gibt auch die Kosten für den Wechsel, die nicht wirtschaftlich, sondern gewohnheitsbedingt sind: Im ersten Monat arbeitet man ein wenig mehr, während man die Daten und die alten Daten importiert. Was man mitnehmen und was man zurücklassen sollte, findest du in der Anleitung zu wie man Daten von einer anderen Software importiert.

Zusammenfassend

Eine installierte Software hält die Daten nah: Du siehst sie, sie sind auf diesem Computer. Der Preis ist, dass Zugang, Backup, Updates und physische Sicherheit zu deiner Aufgabe werden, die fast nie formal jemandem zugewiesen wird. Die Cloud verlagert diese Aufgaben auf den Anbieter und löst den Zugang von einem einzelnen Arbeitsplatz, im Austausch für eine funktionierende Verbindung und eine wiederkehrende Gebühr.

Die nützliche Frage ist nicht, welche der beiden besser ist, sondern wie viel es deine Einrichtung kosten würde, das Archiv morgen früh zu verlieren, und wie viele Stunden im Monat heute damit verbracht werden, Daten von einem Ort zum anderen abzutippen. Wenn du sehen möchtest, wie man mit Daten arbeitet, die sicher und von überall zugänglich sind, Teste Easy.School kostenlos.