Beskrivelse af funktionen
Easy.School giver koordinatoren mulighed for at fastlægge, på hvilke dage og tidsrum familier kan sende beskeder til institutionen, både fra appen Easy Family og fra webversionen. Uden for disse tidsrum er afsendelse blokeret, men familiemedlemmet kan gemme beskeden som kladde og sende den senere.
Funktionen sikrer, at personalet ikke modtager henvendelser om natten, i weekenden eller på tidspunkter, hvor institutionen er lukket, så kommunikationen bliver bedre organiseret, og teamets trivsel styrkes.
Bemærk: blokeringen gælder udelukkende beskeder sendt af familiemedlemmer til institutionen. Koordinatoren og pædagogerne kan fortsat sende beskeder til familierne når som helst.
Bemærk: indstillingen gælder for den afdeling, du befinder dig i. Hvis du administrerer flere afdelinger, skal du indstille blokeringen i hver af dem.
Hvor finder du den
Denne indstilling findes på koordinatorsiden (den lyseblå menu) inde i afdelingen:
Indstillinger → Kommunikation
Sådan aktiverer du tidsbegrænsningen
Trin 1 – Gå til afsnittet Kommunikation
Log ind på systemet med en koordinatorkonto, og gå ind i den ønskede afdeling.
Klik på "Indstillinger" i menuen til venstre for at udvide undermenuen.
Klik på "Kommunikation" blandt punkterne i undermenuen.
Trin 2 – Aktivér tidsbegrænsningen
På siden Kommunikation finder du indstillingen:
"Begræns familiernes beskeder til skolen til bestemte tidspunkter"
Som standard er denne indstilling deaktiveret. Klik på kontakten (toggle) til højre for punktet for at aktivere den: den bliver grøn.
Der vises en informationstekst:
"Når funktionen er aktiveret, kan familiemedlemmer kun sende beskeder til skolen inden for de tidsrum, der er angivet for hver dag"
og afsnittet Hurtige forudindstillinger samt listen over ugens dage åbnes.
Trin 3 – (Valgfrit) Anvend en hurtig forudindstilling
Forudindstillingerne udfylder tidsrummene for hverdage (man–fre) med ét klik, og du kan derefter ændre dem:
"Skoletid" — man–fre · 07:00–17:00
"Kun formiddag" — man–fre · 07:00–13:00
"Udvidet tid" — man–fre · 07:00–19:00
Trin 4 – Indstil tidsrummene for hver dag
Klik på en dag (eller på pilen ved siden af) for at udvide den og se de eksisterende tidsrum.
Hvis du vil tilføje et tidsrum, skal du klikke på "+ Tilføj tidsrum" og udfylde de to obligatoriske felter "Starttid" og "Sluttid". Eksempel: 08:00 – 18:00
Klik på "Gem" for at bekræfte tidsrummet.
Hvis du vil fjerne et tidsrum, skal du klikke på papirkurvsikonet ved siden af tidsrummet.
Du kan indsætte flere tidsrum samme dag (for eksempel ét om formiddagen og ét om eftermiddagen) og forskellige tidspunkter for hver dag, for eksempel kun formiddag om lørdagen.
Vigtigt: en dag uden tidsrum giver ikke familierne mulighed for at skrive den pågældende dag. Hvis du aktiverer begrænsningen uden at indtaste nogen tidsrum, kan familierne aldrig skrive.
Trin 5 – Gem indstillingerne
Når du har indstillet tidsrummene, skal du klikke på "Gem": ændringerne træder først i kraft, når de er gemt.
Sådan deaktiverer du tidsbegrænsningen
Sådan giver du familierne mulighed for at sende beskeder på ethvert tidspunkt:
Gå til Indstillinger → Kommunikation.
Klik på kontakten for at deaktivere den.
Klik om nødvendigt på "Gem" for at bekræfte ændringen.
Hvad ser familierne
Når et familiemedlem forsøger at skrive uden for de tilladte tidsrum, både fra appen Easy Family og fra webversionen, vises en rød advarsel på skærmen med beskeden:
"Det er ikke tilladt at sende beskeder lige nu. Du kan dog gemme din besked som kladde og prøve igen senere."
Familiemedlemmet kan skrive beskeden og bruge knappen "Gem kladde" for at sende den, når det igen er inden for et tilladt tidsrum.
Opsummering
Hvor: koordinatorsiden → Indstillinger → Kommunikation
Påkrævet profil: koordinator
Omfang: den afdeling, hvor den er konfigureret
Tidsrum: ét eller flere for hver ugedag, med hurtige forudindstillinger for man–fre
Uden for tiden: familierne kan kun gemme beskeden som kladde
For den fuldstændige trin-for-trin-beskrivelse kan du også læse vejledningen Sådan indstiller du blokeringen af familiernes kommunikation.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg indstille forskellige tidsrum for forskellige dage (f.eks. weekenden)? Ja. Hver dag har sine egne tidsrum, som du kan tilføje, ændre eller fjerne enkeltvis. En dag uden tidsrum forbliver lukket for beskeder.
Kan jeg indsætte flere tidsrum samme dag? Ja, med "+ Tilføj tidsrum" kan du oprette flere intervaller samme dag.
Hvis jeg deaktiverer kontakten, kan familierne så skrive på alle tidspunkter? Ja, når du deaktiverer kontakten, kan familierne sende beskeder uden tidsmæssige begrænsninger.
Gælder blokeringen også for fraværsmeldinger? Nej, meddelelse om fravær via den dertil beregnede funktion i appen er ikke omfattet af denne blokering.