I september åbner alt sammen. De nye børn kommer, pædagogerne vender tilbage, måltiderne starter igen, og familierne har hundrede spørgsmål samme morgen. Hvis systemet ikke er klar, bruger man de første to uger på at indhente: sektioner oprettet i hast, mens klokken ringer, registreringer der ikke starter, en menu der hastigt udfyldes om mandagen. Det er ikke uorganiseret af den, der koordinerer: det er hvad der sker, når konfigurationerne laves i en åben struktur, altså på det værst mulige tidspunkt.
August er det gode tidspunkt at få dem på plads. Det er operationer, du kun gør én gang, og som så holder hele året, i roen af en tom struktur, uden telefonen der ringer og uden nogen der venter på et øjeblikkeligt svar. Herunder finder du tjeklisten funktion for funktion, med hvad der konkret sker, hvis du springer over et trin, og den rækkefølge, det er bedst at tackle dem i.
Sektioner og undervisningsgrader: grundlaget for alt
Det er den første konfiguration, fordi næsten alt andet afhænger af dette. Definer undervisningsgraderne — spædbørn, halvstore, store, grupperne i børnehaven — og derefter de reelle sektioner for året, med børnene tildelt hver sektion. Hvis du administrerer flere institutioner, husk at hver lokation har sine egne indstillinger: sektionerne skal oprettes, hvor de virkelig er nødvendige, og navnene bør holdes ens med dem, som pædagogerne og familierne bruger i samtale, ikke med dem fra dokumenterne.
Hvis du ankommer til september uden definerede sektioner, stopper resten automatisk. Du kan ikke indstille automatiseringerne pr. sektion, personalets skemaer forbliver generiske, rapporter og eksport kommer ud dårligt aggregeret. Pædagogerne ender med at registrere på en midlertidig struktur, som så nogen skal rydde op i manuelt, barn for barn, som regel i oktober, og med data der allerede er brugt til en kommunikation til kommunen.
Kalender for lukninger, institution for institution
Skolelukninger indstilles pr. institution: helligdage, brodage, uddannelsesdage, suspensioner besluttet af kommunen, lukning ved udgangen af december og allerede den næste sommers lukning. Det er værd at få dem alle ind nu, mens kalenderen lige er blevet godkendt, og du har dokumentet lige ved hånden. Det er en halv times arbejde, som ingen har lyst til at gøre i september, når kalenderen er nødvendig, men ikke længere øverst i bunken.
Hvis du ikke gør det, forbliver lukningsdage normale dage for systemet. Automatiseringerne registrerer tilstedeværelser, måltider og lur på dage, hvor strukturen er lukket, og nogen skal slette dem én for én, før de ender i opgørelserne. Familierne, for deres del, fortsætter med at skrive til dig for at vide, om de kommer på mandag: en konfigureret kalender svarer for dig, inde i appen.
Liste over retter og menuer: først retterne, så menuerne
Rækkefølgen betyder mere, end det ser ud. De ugentlige og sæsonbestemte menuer bygges op fra listen over retter, så det første du skal gøre er at indlæse den komplette liste: forretter, hovedretter, tilbehør, frugt, morgen- og eftermiddags-snacks. Først derefter sammensætter du den sæsonbestemte menu og de ugentlige rotationer. Hvis du starter fra menuen uden at have retterne, stopper du halvvejs og starter forfra.
Det trin, der oftest glemmes, er diæterne. En sæsonbestemt menu kan tildeles enkelte børn, og det er sådan, du håndterer allergier, intolerancer og familiens kostvalg på en sporbar måde. Hvis du ikke forbereder det i august, lever et barns diæt i september på et papir hængt op i køkkenet: det eneste sted, hvor ingen registre og ingen rapporter nogensinde vil lede efter det, og hvor et skift kan få det til at gå tabt.
Brugerdefinerede felter på registreringerne
Børneskemaer, familiemedlemmer og personale accepterer brugerdefinerede felter, og august er tidspunktet til at beslutte, hvilke du virkelig har brug for. Registreringsnummer fra kommunen, ISEE-gruppe, henvisende børnelæge, samtykke til brug af billeder, størrelse på udstyret, medarbejdernummer og udløbsdato for uddannelse for personalet: hver struktur har sine tre eller fire oplysninger, der virker marginale, men som så bliver bedt om af nogen hver måned.
Grunden til at gøre det før er praktisk. Hvis feltet allerede eksisterer, når du udfylder registreringen i september, kommer dataene ind én gang sammen med alt det andet, og du finder dem i eksporten i PDF, Excel og CSV uden at røre ved noget. Hvis du derimod opretter det i november, har du allerede indsamlet den information via e-mail eller på papir, og du skal kopiere det for alle de tilmeldte børn, én ad gangen, i håbet om ikke at springe nogen over.
Delegering til afhentning og forhåndstilmeldinger der skal lukkes
Delegering til afhentning skal registreres med slægtsforhold, ikke noteres på kanten af et papir. Bedsteforældre, onkler, babysittere, forældre fra en anden familie: hver autoriseret person er et skema, med den erklærede relation og verificerede data. Det er den konfiguration, der beskytter mest, fordi pædagogen ved udgangen har brug for et sikkert svar på ti sekunder, foran en person, de måske aldrig har set før.
I samme trin lukker du de forhåndstilmeldinger, der er kommet fra den offentlige formular i løbet af sommeren: du omdanner dem til komplette børneskemaer, med tilknyttede familiemedlemmer og delegeringer, og frigør listen. Hvis du står tilbage med åbne forhåndstilmeldinger den første dag, finder du børn til stede i strukturen, men ikke registreret nogen steder, og ingen daglig registrering kan fungere sådan: pædagogerne husker navnene, og dagen bliver ikke registreret.
Automatiseringer af tilbagevendende registreringer
Dette er konfigurationen, der giver mest tid tilbage, og det er næsten altid den sidste, man tænker på. Automatiseringerne registrerer tilstedeværelser, måltider, aktiviteter og lur pr. sektion, ugedag og tidsrum. Du indstiller én gang, at spædbørn sover fra 12:30, at de store har psykisk motorik om tirsdagen, at frokosten for de store sektioner er kl. 11:45, og derfra udfyldes registreringen automatisk i henhold til den faktiske rutine i strukturen.
Uden automatiseringer skal hver post i den daglige registrering indtastes manuelt, barn for barn, hver dag: det er dusinvis af tryk på telefonen, som nogen skal finde tid til at gøre, som regel under lur. Med aktive automatiseringer griber pædagogerne kun ind i undtagelserne — hvem der ikke har sovet i dag, hvem der ikke har spist, hvem der går tidligere — og logbogen når familierne komplet uden ekstra arbejde.
I hvilken rækkefølge skal de gøres, og hvordan man tjekker, at de fungerer
Hvis du har en halv dag til at dedikere det, er dette den rækkefølge, der holder, fordi hver linje hviler på den ovenfor:
- Institutioner, undervisningsgrader og sektioner for det nye år.
- Kalender for lukninger for hver institution.
- Brugerdefinerede felter på registreringerne, før du indtaster børnene.
- Forhåndstilmeldinger omdannet til skemaer, med familiemedlemmer og delegeringer til afhentning.
- Liste over retter, så sæsonmenu og ugentlig menu, derefter individuelle diæter.
- Automatiseringer pr. sektion, dag og tidsrum.
- Personalets skemaer og velkomstkommunikation til familierne.
Derefter skal du bruge ti minutter på en test. Åbn den daglige registrering for en sektion på en vilkårlig dato i september og kontroller, at automatiseringerne har oprettet tilstedeværelse, frokost og lur på de rigtige tidspunkter; se logbogen, som skal fortælle om dagen uden huller. Tjek en tildelt diæt, en delegering til afhentning og en lukningsdag. Hvis disse fire kontroller går igennem, er du virkelig klar.
For at opsummere
De to uger med indhentning i september stammer ikke fra september: de stammer fra udsatte konfigurationer. Sektioner og grader, lukninger pr. institution, retter og menuer med diæter, brugerdefinerede felter, delegeringer og automatiseringer er seks operationer, der i august tager en morgen og som i en åben struktur koster dage af arbejde, der tages fra børnene. Gør dem nu, tjek dem med en simulering, og ankom til den første dag med systemet allerede i gang. Hvis du vil prøve denne tjekliste på en rigtig struktur, har du 30 dages gratis prøveperiode op til 20 børn. Prøv Easy.School gratis
