I august sammensættes sektionerne, de sidste tilmeldinger lukkes, og opgaverne stilles i kø. Det er det tidspunkt, hvor spørgsmålet, som mange koordinatorer stillede os sidste vinter, vender tilbage: gælder forpligtelsen til elektronisk register for frie skoler stadig, eller var det en foranstaltning kun knyttet til 2025/26?
Den gælder stadig. Der er ikke nogen ny regel, der ændrer spillereglerne, og det er det centrale punkt i artiklen. Her finder du, hvad der stadig er gyldigt, hvad du konkret kan gøre nu, og hvad - ærligt talt - ikke er afklaret endnu.
Reglen, i to linjer
Lovdekret 45/2025 har indført stk. 31-bis i artikel 7 i lovdekret 95/2012, som udvider det elektroniske register og den elektroniske karakter til frie skoler fra skoleåret 2025/2026. Lov 79/2025 bekræftede det under konverteringen, idet den talte om frie skoler af alle grader og præciserede, at forpligtelsen skal opfyldes uden nye omkostninger for de offentlige finanser.
Hvis du har brug for det fulde billede af teksten og dens implikationer, har vi rekonstrueret det i artiklen Elektronisk register for vuggestue og børnehave: hvad siger reglen. Denne artikel starter derfra og ser på det kommende skoleår.
Hvad der stadig er gyldigt i 2026/27
Den første misforståelse, der skal afklares, vedrører varigheden. Det er ikke en engangsforpligtelse knyttet til et enkelt skoleår: forpligtelsen trådte i kraft med 2025/26 og fortsætter i 2026/27. Dem, der var omfattet sidste år, er også omfattet nu under de samme betingelser. Du skal ikke lede efter en ny regel: du skal bekræfte det, du allerede har sat op.
Det andet punkt er den formel om omkostninger, uden nye omkostninger for de offentlige finanser. Direkte sagt betyder det, at værktøjet forbliver på institutionens regning. Der er ikke afsat et dedikeret fond til at dække udgiften, så det digitale register skal indregnes i budgettet som enhver anden organisatorisk post for året.
Hvem er inde, og hvem er ude
Frie skoler i første og andet trin er omfattet af forpligtelsen uden fortolkningsmuligheder. På dette punkt er teksten klar, og der er intet at fortolke.
Vuggestuer og 0-3 års uddannelsestjenester er derimod ude: de er ikke frie skoler i henhold til denne regel og falder derfor ikke ind under forpligtelsen. For en 0-3 års institution forbliver det digitale register et ledelsesmæssigt valg, der skal vurderes for sine organisatoriske fordele og ikke som en forpligtelse, der skal opfyldes.
Det er en distinktion, der er værd at nedskrive, især hvis du administrerer flere enheder med forskellige aldersgrupper: den samme organisation kan have en del inden for rammerne og en del udenfor, og de to ting behandles forskelligt.
Frie børnehaver: det stadig diskuterede punkt
Her kræves maksimal ærlighed, fordi det er knuden, hvor vi modtager flest spørgsmål.
Stk. der vedrører det elektroniske protokol specificerer udtrykkeligt "første og andet trin". Det, der vedrører det elektroniske register, indeholder derimod ingen specifik grad. Fra denne forskel opstår den dominerende fortolkning om, at også frie børnehaver ville være omfattet af forpligtelsen.
Det forbliver en fortolkning, ikke en sikkerhed. Det er en rimelig og udbredt læsning, men det er ikke en kilde: det er den måde, teksten almindeligvis læses på i fravær af en officiel afklaring. Og en officiel afklaring, på det tidspunkt, vi skriver, er der ikke: ministeriet har endnu ikke udsendt en cirkulære, der definerer anvendelsesområdet.
Den praktiske konsekvens er kun én. Før du påtager dig udgifter, skal du kontrollere din position med din rådgiver og det relevante regionale skolekontor. Det er dem, der kan fortælle dig, hvordan reglen anvendes på din sag og i dit område. Ingen hastværk og ingen frister at jagte: en grundig kontrol, før du underskriver noget.
Hvad du skal gøre nu, konkret
- Skriv ned, hvad der gælder for hver enhed. For hver placering: aldersgruppe, juridisk status, tilstedeværelse eller ej af ligestilling. Det er grundlaget for enhver efterfølgende beslutning.
- Bed om en skriftlig bekræftelse. En mail til rådgiveren og en anmodning til det regionale skolekontor giver dig et dokumentationsgrundlag, der også er nyttigt efter flere måneder.
- Hvis du allerede bruger et digitalt register, skal du kontrollere dataudgangen. Sørg for, at du kan eksportere og opbevare det, du registrerer, i formater, der også er læselige uden for softwaren.
- Beslut, hvem der registrerer hvad. Ind- og udgang, fravær: fastlæg nu, hvem der tager sig af det i hver sektion og hvornår på dagen, så der ikke improviseres i september.
- Justér informationen og privatlivsnomineringerne. Hvis du skifter værktøj, skal informationen til familierne og nomineringen af leverandøren som databehandler opdateres i overensstemmelse hermed.
- Forbered kommunikationen til familierne. Få få linjer ind i begyndelsesbrevet for at undgå dusinvis af spørgsmål på åbningsdagen.
Hvordan det oversættes i en sektion
Udover den lovgivningsmæssige ramme giver et digitalt register kun mening, hvis det kan følge den reelle rytme i en 0-6 års institution. I Easy.School er det digitale register inkluderet i licensen: det er ikke et ekstra modul, der skal købes separat.
Det registrerer ind- og udgang samt fravær med tidspunkt, ledsager og årsag, og registreringen kan ske manuelt, via QR-kode eller PIN, afhængigt af hvordan indgangen til institutionen er organiseret. Logbogen samler tilstedeværelse, frokost, snack, hvile, behov, aktiviteter og dagens gennemsnit: pædagogerne har ét sted at notere, i stedet for tre forskellige hæfter. De tilbagevendende registreringer automatiseres pr. sektion, ugedag og tidsrum, så det, der gentages hver uge, ikke skal skrives om hver gang.
På dokumentationsfronten eksporteres registrene i PDF, Excel og CSV. Der er også et protokolregister med løbende nummerering pr. år, SHA-256 hash på filen og ZIP-eksport for datointerval. Hver institution har en dedikeret database, dataene forbliver inden for det europæiske område, udnævnelsesdokumentet til databehandler kan downloades, DPO er udnævnt, og handlinger på tabellerne er logget.
Med hensyn til omkostningerne, da reglen ikke medfører finansiering, er tallet dette: for de første 20 tilmeldte børn koster licensen 25 euro om måneden eller 250 euro om året plus moms, med 4 GB inkluderet. Hvert ekstra barn tilføjer 0,60 euro om måneden (6 euro om året) og 0,2 GB. De eneste forbrugsomkostninger er ekstra GB, SMS og AI-funktioner. Easy.School er et cloud-baseret administrationssystem dedikeret til 0-6, udviklet af et romersk softwarehus, der har været aktiv siden 2010 og bruges af over 1000 institutioner.
For at opsummere
Det elektroniske register for frie skoler var ikke en foranstaltning for et enkelt år: det forbliver gyldigt i 2026/27, med samme struktur som 2025/26. De frie skoler i første og andet trin er omfattet; vuggestuer og 0-3 års tjenester er uden for forpligtelsen og vurderer det digitale som et ledelsesmæssigt valg; for de frie børnehaver er den dominerende læsning inklusion, men det er en fortolkning, og der mangler stadig en ministeriel cirkulære, der præciserer anvendelsesområdet.
Før du forpligter ressourcer, skal du få din position kontrolleret af rådgiveren og det regionale skolekontor. Vælg derefter værktøjet i ro og mag, og se på, hvordan din institution virkelig arbejder. Prøv Easy.School gratis.
