V září se všechno znovu otevírá. Přicházejí noví děti, vracejí se vychovatelé, začínají jídla a rodiny mají sto otázek ve stejném ráno. Pokud není systém připraven, první dva týdny se stráví honěním: sekce vytvořené na poslední chvíli, zatímco zvoní zvonek, registrace, které nezačínají, menu vyplněné na rychlo v pondělí. Není to neorganizovanost koordinátora: to je to, co se stane, když se konfigurace dělají v otevřené struktuře, tedy v nejhorší možný okamžik.
Srpen je dobrý čas na to, abyste je dali do pořádku. Jsou to operace, které děláte jen jednou a které pak vydrží celý rok, v klidu prázdné struktury, bez zvonění telefonu a bez nikoho, kdo čeká na okamžitou odpověď. Níže najdete kontrolní seznam funkce po funkci, s tím, co se konkrétně stane, pokud přeskočíte krok, a pořadí, ve kterém je dobré je řešit.
Sekce a vzdělávací stupně: základ, na kterém všechno závisí
Je to první konfigurace, protože téměř všechno ostatní se na tom zakládá. Definujte vzdělávací stupně — kojenci, poloviční batolata, batolata, skupiny mateřské školy — a pak skutečné sekce roku, s dětmi přidělenými k každé. Pokud spravujete více zařízení, pamatujte, že každé místo má své vlastní nastavení: sekce by měly být vytvořeny tam, kde jsou skutečně potřeba, a názvy by měly být stejné jako ty, které vychovatelé a rodiny používají při mluvení, ne jako ty v dokumentech.
Pokud přijdete v září bez definovaných sekcí, následující se zastaví samo. Nemůžete nastavit automatizace pro sekci, směny personálu zůstávají obecné, zprávy a exporty vycházejí špatně agregované. Vychovatelé skončí tím, že registrují na dočasné struktuře, kterou pak někdo bude muset ručně uspořádat, dítě po dítěti, obvykle až v říjnu a s daty, která už byla použita pro nějakou komunikaci s obcí.
Kalendář uzavření, zařízení po zařízení
Školní uzavření se nastavují podle zařízení: svátky, mosty, dny školení, pozastavení schválené obcí, uzavření na konci prosince a již to následující léto. Stojí za to je všechny nyní zahrnout, zatímco kalendář byl právě schválen a máte dokument po ruce. Je to půlhodina práce, kterou nikdo nemá chuť dělat v září, když kalendář je potřeba, ale už není na vrcholu hromady.
Pokud to neuděláte, pro systém zůstanou dny uzavření normálními dny. Automatizace registrují přítomnosti, jídla a odpočinky v datech, kdy je struktura uzavřena, a někdo je bude muset zrušit jeden po druhém, než skončí v počtech. Rodiny, na druhé straně, stále píší, aby se zeptaly, zda se v pondělí přichází: nakonfigurovaný kalendář odpovídá za vás, uvnitř aplikace.
Seznam pokrmů a menu: nejprve pokrmy, pak menu
Pořadí je důležitější, než se zdá. Týdenní a sezónní menu se vytvářejí na základě seznamu pokrmů, takže první věc, kterou je třeba udělat, je nahrát kompletní seznam: předkrmy, hlavní jídla, přílohy, ovoce, dopolední a odpolední svačiny. Až poté sestavte sezónní menu a týdenní rotace. Pokud začnete od menu, aniž byste měli pokrmy, zastavíte se v polovině a začnete znovu.
Krok, který se často zapomíná, je ten s dietami. Sezónní menu může být přiděleno jednotlivým dětem, a tak spravujete alergie, intolerance a stravovací volby rodiny sledovaným způsobem. Pokud to nepřipravíte v srpnu, v září dieta dítěte žije na papíře připevněném v kuchyni: jediné místo, kde žádný záznam a žádná zpráva to nikdy nepůjde hledat, a kde stačí změna směny, aby se to ztratilo.
Vlastní pole v evidencích
Šablony pro děti, rodinné příslušníky a personál přijímají vlastní pole, a srpen je čas rozhodnout, která skutečně potřebujete. Číslo protokolu obecní registrace, příjmová skupina ISEE, pediatr, souhlas s použitím fotografií, velikost oblečení, číslo a termín školení pro personál: každá struktura má své tři nebo čtyři informace, které se zdají být okrajové a které pak někdo každý měsíc žádá.
Důvod, proč to udělat dříve, je praktický. Pokud pole již existuje, když vyplňujete evidenci v září, data se zadávají pouze jednou, spolu se vším ostatním, a najdete je v exportech ve formátu PDF, Excel a CSV, aniž byste se dotkli ničeho. Pokud to však vytvoříte v listopadu, tuto informaci jste již shromáždili e-mailem nebo na papíře a musíte ji přepsat pro všechny registrované děti, jedno po druhém, s nadějí, že na žádného nezapomenete.
Oprávnění k vyzvednutí a předregistrace k uzavření
Oprávnění k vyzvednutí by měla být evidována s příbuzenským vztahem, nikoli poznamenána na okraji papíru. Prarodiče, strýcové, chůvy, rodič jiné rodiny: každá oprávněná osoba je karta, s deklarovaným vztahem a ověřenými údaji. Je to konfigurace, která nejvíce chrání, protože při odchodu potřebuje vychovatelka jistou odpověď během deseti sekund, před osobou, kterou možná nikdy neviděla.
Ve stejném kroku uzavřete předregistrace, které přišly z veřejného formuláře během léta: proměníte je v kompletní karty dětí, s příbuznými a souvisejícími oprávněními, a uvolníte seznam. Pokud zůstanete s předregistracemi visícími první den, najdete děti přítomné ve struktuře, ale nikde registrované, a žádný denní záznam takto nemůže fungovat: vychovatelé si pamatují jména a den není sledován.
Automatizace opakovaných registrací
Toto je konfigurace, která vrací nejvíce času, a je téměř vždy poslední, na kterou se myslí. Automatizace registrují přítomnosti, jídla, aktivity a odpočinky podle sekce, dne v týdnu a časového úseku. Nastavíte jednou, že kojenci spí od 12:30, že v úterý mají batolata psychomotoriku, že oběd velké sekce je v 11:45, a odtud se záznam sám vyplňuje podle skutečné rutiny struktury.
Bez automatizací musí být každá položka denního záznamu zadána ručně, dítě po dítěti, každý den: jsou to desítky dotyků na telefonu, které někdo musí najít čas udělat, obvykle během odpočinku. S aktivními automatizacemi zasahují vychovatelé pouze do výjimek — kdo dnes nespal, kdo nejedl, kdo odchází dříve — a deník se dostává k rodinám kompletní bez dodatečné práce.
V jakém pořadí je dělat a jak zkontrolovat, že fungují
Pokud máte půl dne, který tomu věnujete, toto je pořadí, které funguje, protože každý řádek spočívá na tom nad ním:
- Zařízení, vzdělávací stupně a sekce nového roku.
- Kalendář uzavření pro každé zařízení.
- Vlastní pole v evidencích, před vložením dětí.
- Předregistrace převedené na karty, s příbuznými a oprávněními k vyzvednutí.
- Seznam pokrmů, pak sezónní a týdenní menu, pak individuální diety.
- Automatizace pro sekci, den a časový úsek.
- Směny personálu a uvítací komunikace pro rodiny.
Pak věnujte deset minut zkoušce. Otevřete denní záznam jedné sekce na libovolný den v září a zkontrolujte, že automatizace vytvořily přítomnost, oběd a odpočinek ve správných časech; podívejte se na deník, který by měl vyprávět den bez mezer. Ověřte přidělenou dietu, oprávnění k vyzvednutí a den uzavření. Pokud tyto čtyři kontroly projdou, jste opravdu připraveni.
Stručně řečeno
Dvě týdny honění v září nevznikají v září: vznikají z odložených konfigurací. Sekce a stupně, uzavření podle zařízení, pokrmy a menu s dietami, vlastní pole, oprávnění a automatizace jsou šest operací, které vám v srpnu zabere jedno ráno a které při otevřené struktuře stojí dny práce odebrané dětem. Udělejte je nyní, ověřte je simulací a přejděte na první den se systémem již v chodu. Pokud chcete vyzkoušet tento kontrolní seznam na skutečné struktuře, máte 30 dní bezplatného zkušebního období až pro 20 dětí. Vyzkoušejte Easy.School zdarma
