I september åpner alt samtidig. De nye barna kommer, pedagogene returnerer, måltidene starter opp igjen og familiene har hundre spørsmål på samme morgen. Hvis systemet ikke er klart, tilbringes de første to ukene med å jage: seksjoner opprettet i all hast mens klokken ringer, registreringer som ikke starter, en meny som fylles ut i all hast på mandag. Det er ikke uorganisering fra den som koordinerer: det er det som skjer når konfigurasjonene gjøres med åpen struktur, altså på det dårligste mulige tidspunktet.
August er den beste tiden for å få orden på dem. Det er operasjoner du gjør én gang og som så holder hele året, med roen til en tom struktur, uten telefonen som ringer og uten noen som venter på et umiddelbart svar. Nedenfor finner du sjekklisten funksjon for funksjon, med hva som konkret skjer hvis du hopper over trinnet, og rekkefølgen det er lurt å ta dem i.
Seksjoner og pedagogiske grader: grunnlaget som alt avhenger av
Det er den første konfigurasjonen, fordi nesten alt annet bygger på dette. Definer de pedagogiske gradene — spedbarn, småbarn, barnehagebarn, gruppene i barnehagen — og deretter de faktiske seksjonene for året, med barna tildelt hver enkelt. Hvis du administrerer flere enheter, husk at hver lokasjon har sine egne innstillinger: seksjonene må opprettes der de virkelig trengs, og navnene bør holdes like som de pedagogene og familiene bruker i samtale, ikke som de står i dokumentene.
Hvis du kommer til september uten definerte seksjoner, stopper alt opp av seg selv. Du kan ikke sette opp automasjoner per seksjon, personalets skift forblir generiske, rapporter og eksport blir dårlig aggregert. Pedagogene ender opp med å registrere på en midlertidig struktur som noen senere må rydde opp i for hånd, barn for barn, vanligvis i slutten av oktober og med data som allerede er brukt til noen kommunikasjon til kommunen.
Kalendar for stenginger, enhet for enhet
Skolelukkinger settes opp per enhet: helligdager, brodager, opplæringsdager, suspensjoner vedtatt av kommunen, stenging ved slutten av desember og allerede den neste sommeren. Det er verdt å legge dem inn nå, mens kalenderen nettopp har blitt godkjent og du har dokumentet for hånden. Det er en halvtime med arbeid som ingen har lyst til å gjøre i september, når kalenderen er nødvendig men ikke lenger er på toppen av bunken.
Hvis du ikke gjør det, forblir stengingsdagene normale dager for systemet. Automatiseringene registrerer tilstedeværelser, måltider og lur i datoer hvor strukturen er stengt, og noen må slette dem en etter en før de havner i beregningene. Familiene, for sin del, fortsetter å skrive til deg for å vite om de kommer på mandag: en konfigurert kalender svarer på dine vegne, inne i appen.
Liste over retter og menyer: først rettene, deretter menyene
Rekkefølgen betyr mer enn det ser ut som. Ukentlige og sesongmessige menyer bygges opp fra listen over retter, så det første du må gjøre er å laste opp den komplette listen: forretter, hovedretter, tilbehør, frukt, frokoster og ettermiddags-snacks. Først etterpå setter du sammen den sesongmessige menyen og ukentlige rotasjoner. Hvis du starter med menyen uten å ha rettene, stopper du halvveis og må begynne på nytt.
Trinnet som oftest glemmes er diettene. En sesongmeny kan tildeles enkeltbarn, og det er slik du håndterer allergier, intoleranser og familiens kostholdsvalg på en sporbar måte. Hvis du ikke forbereder det i august, lever dietten til et barn i september på et ark hengt opp på kjøkkenet: det eneste stedet hvor ingen registre og ingen rapporter noen gang vil lete etter det, og hvor det bare trengs et skift for å miste det.
Tilpassede felt på registrene
Barnets, familiens og personalets skjemaer aksepterer tilpassede felt, og august er tiden for å bestemme hvilke du virkelig trenger. Protokollnummer for kommunal registrering, ISEE-gruppe, referansebarnelege, samtykke til bruk av bilder, størrelse på utstyret, ansattnummer og utløp for opplæring for personalet: hver struktur har sine tre eller fire opplysninger som virker marginale og som så blir spurt om av noen hver måned.
Grunnen til å gjøre det før er praktisk. Hvis feltet allerede eksisterer når du fyller ut registrene i september, går dataene inn én gang, sammen med alt annet, og du finner dem i eksportene i PDF, Excel og CSV uten å røre noe. Hvis du derimot oppretter det i november, har du allerede samlet inn den informasjonen via e-post eller på papir og må kopiere den for hvert barn som er registrert, ett for ett, i håp om å ikke glemme noen.
Fullmakter for henting og forhåndsregistreringer som må lukkes
Fullmaktene for henting må registreres med graden av slektskap, ikke noteres i margen av et ark. Besteforeldre, tanter, barnevakter, forelderen til en annen familie: hver autorisert person er et skjema, med den erklærte forbindelsen og verifiserte data. Det er konfigurasjonen som beskytter mest, fordi ved utgangen trenger pedagogen et sikkert svar på ti sekunder, foran en person de kanskje aldri har sett før.
I samme trinn lukker du forhåndsregistreringene som kom inn via det offentlige skjemaet i løpet av sommeren: du omformer dem til komplette barneskjemaer, med tilknyttede familiemedlemmer og fullmakter, og frigjør listen. Hvis du står igjen med uavklarte forhåndsregistreringer på den første dagen, finner du barn til stede i strukturen men ikke registrert noe sted, og ingen daglig register kan fungere slik: pedagogene husker navnene og dagen blir ikke sporet.
Automatiseringene for gjentakende registreringer
Dette er konfigurasjonen som gir mest tid tilbake, og det er nesten alltid den siste man tenker på. Automatiseringene registrerer tilstedeværelser, måltider, aktiviteter og lur per seksjon, ukedag og tidsramme. Du setter opp én gang at spedbarna sover fra 12:30, at småbarna har psykomotorikk på tirsdager, at lunsjen for de store seksjonene er kl. 11:45, og derfra fylles registeret ut automatisk i henhold til den faktiske rutinen i strukturen.
Uten automatiseringer må hver post i det daglige registeret legges inn manuelt, barn for barn, hver dag: det er dusinvis av berøringer på telefonen som noen må finne tid til å gjøre, vanligvis under luren. Med aktive automatiseringer griper pedagogene bare inn på unntakene — hvem som ikke har sovet i dag, hvem som ikke har spist, hvem som går ut tidligere — og loggen kommer til familiene komplett uten ekstra arbeid.
I hvilken rekkefølge å gjøre dem, og hvordan sjekke at de fungerer
Hvis du har en halv dag å dedikere til dette, er dette rekkefølgen som holder, fordi hver linje bygger på den over:
- Enheter, pedagogiske grader og seksjoner for det nye året.
- Kalendar for stenginger for hver enhet.
- Tilpassede felt på registrene, før du legger inn barna.
- Forhåndsregistreringer omgjort til skjemaer, med familiemedlemmer og fullmakter for henting.
- Liste over retter, deretter sesongmeny og ukemeny, deretter individuelle dietter.
- Automatiseringer per seksjon, dag og tidsramme.
- Personalets skift og velkomstkommunikasjon til familiene.
Deretter dedikerer du ti minutter til en test. Åpne det daglige registeret for en seksjon på en hvilken som helst dato i september og sjekk at automatiseringene har opprettet tilstedeværelse, lunsj og lur på de riktige tidene; se på loggen, som må fortelle om dagen uten hull. Sjekk en tildelt diett, en fullmakt for henting og en stengingsdag. Hvis disse fire kontrollene går gjennom, er du virkelig klar.
Oppsummert
De to ukene med jakt i september kommer ikke fra september: de kommer fra utsatte konfigurasjoner. Seksjoner og grader, stenginger per enhet, retter og menyer med dietter, tilpassede felt, fullmakter og automasjoner er seks operasjoner som i august tar deg en morgen og som med åpen struktur koster dager med arbeid trukket fra barna. Gjør dem nå, sjekk dem med en simulering og kom til den første dagen med systemet allerede i arbeid. Hvis du vil prøve denne sjekklisten på en ekte struktur, har du 30 dager med gratis prøveperiode for opptil 20 barn. Prøv Easy.School gratis
