Mandag, halv ti. I administrasjonen ringer telefonen: det er rengjøringsfirmaet som betjener to av deres lokasjoner, og de spør høflig når fakturaen for august vil bli betalt. Den er forfalt for tre uker siden. Ingen hadde sett den: den hadde kommet til innboksen til en koordinator som var på ferie, som hadde videresendt den til en kollega, som hadde lagt den i en mappe kalt "til betaling".
Leverandørfakturaer lager ikke støy før de forfaller. I et kooperativ eller i et nettverk med flere lokasjoner kommer de fra forskjellige kanaler, til forskjellige personer, for forskjellige tjenester, og deres oppbevaring avhenger ofte av hukommelsen til noen. I denne artikkelen ser vi hvor leverandørfakturaene kommer fra, hvordan samle dem på ett sted, hvordan bestemme hvem som ser hva når det er mange lokasjoner, og hvordan holde oversikt over betalinger og frister uten parallelle mapper.
Hvor leverandørfakturaene går tapt
En 0-6 struktur kjøper mer enn det ser ut som: matvarer eller kantinetjenester, bleier og hygieneprodukter, materialer til aktiviteter, vedlikehold, rengjøring, strøm, opplæring av ansatte. Med tre eller fire lokasjoner blir leverandørene titalls, og hver har sine betalingsbetingelser.
Problemet er sjelden selve betalingen. Det er alt som kommer før: vite at fakturaen har kommet, forstå hvilken lokasjon den gjelder, sjekke at den stemmer overens med det som faktisk har blitt levert, huske når den skal betales. Når denne informasjonen lever i personlige e-postbokser, delte mapper og post-it-lapper på skjermen, er det nok med et fravær eller en rolleforandring for at noe skal bli glemt. Og forsinkelsen betales i forholdet til leverandørene, noen ganger i renter, nesten alltid i tapt tid til å rekonstruere.
Leverandørfakturaer i dag: elektroniske, nesten alltid
En leverandørfaktura er ganske enkelt en faktura du mottar, i stedet for å utstede den. Siden elektronisk fakturering ble obligatorisk blant italienske operatører, reiser nesten alle leverandørfakturaer som XML-filer gjennom Interscambio-systemet til Skatteetaten. Fra 1. januar 2024 gjelder kravet også for leverandører under forenklingsordningen, som tidligere delvis var unntatt: den lille håndverkeren som fikser hagen din, sender deg i dag en elektronisk faktura som det store leverandørselskapet.
Det finnes noen spesielle tilfeller, for eksempel utenlandske leverandører, som må håndteres separat med din revisor. Men regelen er klar: fakturaen kommer i elektronisk format, knyttet til momsnummeret til den som mottar den. Og det er nettopp dette som gjør det mulig å samle dem automatisk i stedet for å jage dem.
Et enkelt ankomstpunkt: innkjøpsseksjonen
I Easy.School vises leverandørfakturaene mottatt med momsnummeret til enheten i det administrative området, i seksjonen Innkjøp. Det er ikke nødvendig at noen videresender dem eller laster dem opp: de kommer dit og forblir der, med sin originale fil.
Fakturaene som nettopp har kommet og ikke er behandlet, ligger i fanen Til registrering. Det er faktisk din oppgaveliste: alt som er der må fortsatt gå gjennom deg. Når du registrerer den, går fakturaen ut av køen og blir en del av innkjøpshistorikken.
For å slippe å tenke på det, kan du velge å motta en e-postvarsling når en ny leverandørfaktura kommer inn. Det er ikke et detalj: det betyr at fakturaen fra rengjøringsfirmaet ikke venter på at noen tilfeldigvis åpner systemet, men vises samme dag.
Flere lokasjoner, ett eller flere momsnumre: hvem ser hva
I kooperativer er den typiske situasjonen en av disse to: hver lokasjon har sitt eget momsnummer, eller flere lokasjoner fakturerer med det samme. Easy.School håndterer begge, fordi for hver enhet kan du bestemme hvilken juridisk enhet du vil fakturere med og om du vil motta eller ikke leverandørfakturaer.
- Mottak aktivert. Leverandørfakturaene mottatt med momsnummeret til enheten er synlige i innkjøpsseksjonen til den enheten.
- Mottak deaktivert. Dette er det anbefalte alternativet når du håndterer mange strukturer med samme momsnummer, men ikke ønsker at den informasjonen skal deles på hver lokasjon. Fakturaene ser de som må se dem, ikke alle.
I tillegg kommer roller og tillatelser. Innkjøpsseksjonen er en post som aktiveres eller ikke for hver profil: sentraladministrasjonen ser den, lokasjonskoordinatoren kan se den hvis hun er den som kontrollerer leveransene, pedagogene, som regel, ikke. Det er en enkel måte å holde sammen to behov som ofte kolliderer: sentralisere betalingene og la de som er på stedet kontrollere hva som faktisk har kommet. Hvis du vil utdype organiseringen på flere lokasjoner, har vi snakket om det i hvordan håndtere flere barnehager med ett enkelt system.
Registrerte betalinger og kommende frister
Å motta fakturaene i orden er halve jobben. Den andre halvdelen er å vite hva du allerede har betalt og hva som snart forfaller. I håndteringen av leverandørfakturaer kan du registrere betalingene som er gjort og holde oversikt over fremtidige frister, slik at spørsmålet "har vi betalt denne?" får svar i systemet og ikke i hukommelsen til den som var på kontoret den dagen.
Noen vaner gjør denne kontrollen virkelig nyttig:
- Registrer betalingen når du gjør det, ikke ved slutten av måneden. En overføring registrert samme dag er en pålitelig informasjon; en rekonstruert tretti dager senere er et estimat.
- Sjekk fristene for de neste to ukene en gang i uken, alltid samme dag. Det tar bare noen få minutter, og ingen leverandør trenger å ringe deg for å minne deg på det.
- Rapporter straks eventuelle tvister. Hvis en levering har kommet ufullstendig, må den som er på stedet si ifra før fakturaen betales, ikke etter.
Resultatet er en oversikt som tidligere krevde et regneark holdt manuelt. Og som med utstedte fakturaer, er én kilde til tall mer verdt enn to kilder som ikke stemmer: det har vi også sett når vi snakket om kostnadssentre og separate oppdrag.
Revisoren og XML-arkivet
Ved slutten av måneden eller kvartalet ber revisoren om innkjøpsfakturaene. Å laste dem ned én etter én er den mest kjedelige delen av administrasjonsarbeidet, og også den enkleste å gjøre feil med.
Fra fanen Til registrering i innkjøpsseksjonen kan du laste ned et ZIP-arkiv med XML-filene til leverandørfakturaene, også de som du ikke har registrert ennå. Velg et datointervall, opptil tre måneder, og generer filen: du mottar en e-post med lenken for å laste den ned til den primære e-postadressen til lisensen. Inne finner du XML-en for hver faktura og den tilhørende kvitteringen.
Alternativt kan du opprette en konto for revisoren, med begrenset tilgang til den administrative delen. Last ned selv det han trenger, når han trenger det, uten tilgang til loggen og de pedagogiske områdene. Personvernet forblir der det skal være, og du går ut av rollen som mellommann.
En rutine som holder selv når folk endres
Den virkelige verdien av alt dette vises i overganger: augustferie, en permisjon i administrasjonen, en ny koordinator som kommer midt i året. Hvis prosessen lever i vanene til én person, forlater den med henne. Hvis den lever i systemet, finner de som kommer inn køen av fakturaer som skal registreres, betalingene som allerede er gjort og de kommende fristene.
For en struktur med flere lokasjoner er en enkel rutine tilstrekkelig: e-postvarslingen for nye fakturaer, en ukentlig gjennomgang av registreringer og frister, nedlastingen av XML-arkivet for revisoren ved hver avslutning av periode. Tre gjentatte handlinger, ingen mappe kalt "til betaling".
Oppsummert
Leverandørfakturaene kommer nå nesten alle i elektronisk format, og det er en fordel bare hvis de havner på et bestemt sted. Å samle dem i innkjøpsseksjonen, bestemme for hver enhet om de skal mottas og hvem som kan se dem, registrere betalingene og se på fremtidige frister regelmessig, forvandler et arbeid preget av jakt til en ordnet kontroll. De skattemessige og regnskapsmessige valgene må fortsatt deles med revisoren: systemet gir deg dataene i orden, til rett tid.
Vil du holde leverandørfakturaer, betalinger og frister på samme sted som avgiftene? Prøv Easy.School gratis.
