Tirsdag, klokken fem på ettermiddagen. Den administrative lederen for et kooperativ med fire barnehager må forberede et tall til styret: hvor mye har vi fakturert i september, lokasjon for lokasjon. To lokasjoner fakturerer med kooperativets organisasjonsnummer. En faktura med det fra et lite selskap opprettet for et prosjekt med en lokal bedrift. Den fjerde er en barnehage i avtale som følges innen et konsortium. Resultat: fire eksportasjoner, to programmer og et regneark som ikke stemmer.
Når lokasjoner vokser, vokser også de juridiske enhetene før eller senere. I denne artikkelen ser vi på hvorfor det skjer, hva som endres i faktureringen når organisasjonsnumrene er mer enn ett, og hvordan holde alt innen én lisens, med en unik visning av omsetningen.
Når lokasjonene ikke er alle samme selskap
I verden 0-6 er de mest vanlige konfigurasjonene fire, og de sameksisterer ofte.
- Et kooperativ, flere lokasjoner, ett organisasjonsnummer. Dette er det enkleste tilfellet: alle lokasjoner fakturerer med de samme selskapsdataene.
- En gruppe med flere selskaper. Ett selskap per lokasjon, eller ett for de private lokasjonene og ett for de utlagte tjenestene.
- Et konsortium som koordinerer flere kooperativer, hver med sitt eget organisasjonsnummer og egen regnskap.
- Barnehage og førskole i samme bygning, drevet av to forskjellige enheter: for eksempel et organ som driver førskolen og et kooperativ som driver barnehagen.
Den juridiske enheten er ikke en detalj. Den bestemmer hvem som utsteder dokumentet, hvilken nummerering som følges, hvilket momsregime som gjelder, hvor fakturaene fra leverandørene går, og hvilken revisor som skal motta arkivet. Hvis systemet tenker på lokasjoner, men ikke på enheter, ender alt dette opp med den som fakturerer.
Lokasjonen er arbeidsenheten, den juridiske enheten er en innstilling
I Easy.School er alle lokasjoner innenfor samme lisens: hver lokasjon er en lokasjon, og du kan lage så mange du trenger. Skille mellom juridiske enheter skjer på lokasjonsnivå: for hver av dem bestemmer du hvilken juridisk enhet som skal faktureres. To lokasjoner kan dele samme organisasjonsnummer, en tredje kan ha sitt eget.
I praksis blir de personlige dataene som ender opp i dokumentet lagt inn ved å gå inn i lokasjonen, i innstillingene for det administrative området: firmanavn, adresse, organisasjonsnummer, skattenummer, skatteregime. Også elektronisk fakturering aktiveres lokasjon for lokasjon, med et påmeldingsskjema som må signeres og lastes opp; Easy.School-teamet kontrollerer dataene og aktiverer tjenesten, vanligvis i løpet av noen timer og maks innen 24 timer på hverdager. Hvis du trenger trinn-for-trinn, begynner guiden om hvordan lage og konfigurere en ny lokasjon der.
Slik trenger ikke den organisatoriske strukturen og den selskapsmessige strukturen å sammenfalle, og det er ikke nødvendig å multiplisere lisenser og tilgang.
Nummereringer og dokumenter: hver enhet med sine regler
Hver enhet som utsteder fakturaer har sin egen progresjonsnummerering, og revisoren forventer at den er ren. For å hjelpe deg med å holde den i orden, kan du i faktureringsparametrene legge til tegn før eller etter nummeret (for eksempel et prefiks for lokasjon) og sette en sekundær nummerering som standard, som også brukes for kreditnotaer og debetnotaer. I dokumentlisten finner du filtre som isolerer nettopp de nummereringene.
Hvis to lokasjoner fakturerer med samme organisasjonsnummer, bestemmer du sammen med revisoren om du vil bruke en enkelt serie eller skille dem med et prefiks: det er et regnskapsvalg, ikke teknisk. Systemet viser også en advarsel når, ved en feil, et nummer settes forskjellig fra den normale progresjonen.
Også momsratene kan tilpasses i de administrative innstillingene, og hvert fakturerbart produkt har sin egen. Det er punktet hvor de forskjellige enhetene merkes mest: den samme tjenesten kan ha forskjellig momsbehandling avhengig av hvem som leverer den. På dette punktet bør diskusjonen med skatterådgiveren skje før den første dokumentet utstedes, ikke etter.
Leverandørfakturaer: hvem ser dem
Flere organisasjonsnumre betyr også flere fakturaflyter som kommer inn. For hver lokasjon velger du om du vil motta eller ikke motta passive fakturaer. Hvis mottakelsen er aktivert, vises fakturaene som kommer med den lokasjonens organisasjonsnummer i dens innkjøpsområde. Hvis du administrerer mange strukturer med samme organisasjonsnummer og ikke vil at den informasjonen skal deles i hver lokasjon, er det anbefalte valget å deaktivere det i de operative lokasjonene og holde det aktivert der administrasjonen jobber.
Oversikten: omsetningen for alle lokasjoner
La oss gå tilbake til spørsmålet fra styret. Fra hovedkontoen, i administrasjonen av lokasjonene, er det en side dedikert til administrasjonen som oppsummerer, måned for måned:
- listen over lokasjoner i lisensen;
- antall aktive barn i hver lokasjon;
- antall utstedte dokumenter per lokasjon;
- det totale beløpet av utstedte dokumenter per lokasjon;
- en totalrad som summerer alt.
Her kan du også laste ned de skattemessige dokumentene for alle lokasjoner i én fil, eller velge bare noen lokasjoner. Det er funksjonen som løser tilfellet med flere enheter: hvis selskap B har sin egen revisor, laster du bare ned de lokasjonene som fakturerer med sitt organisasjonsnummer og sender nøyaktig det de trenger. I arkivet er XML-filene og PDF-ene organisert i to separate mapper.
Antallet barn ved siden av omsetningen er ikke en detalj. Å sette de to dataene nært sammen forteller deg umiddelbart om en lokasjon fakturerer lite fordi den har få påmeldte, eller fordi noe i faktureringssyklusen har stoppet opp. For en mer detaljert analyse, per tjeneste eller per kontrakt, trengs kostnadssentre tildelt den enkelte linjen: visningen per lokasjon og den per oppdrag svarer på to forskjellige spørsmål.
Familier, delte data og grenser mellom enheter
En familie med ett barn i barnehagen og ett i førskolen, når de to tjenestene tilhører forskjellige enheter, mottar dokumenter fra to forskjellige enheter. Det er korrekt, men må forklares godt i september, ellers kommer telefonen: hvorfor to fakturaer?
I preferansene for lokasjonsadministrasjonen kan du bestemme om du vil dele familiemedlemmenes skjemaer mellom lokasjoner. Ja-alternativet anbefales når lokasjonene tilhører samme institusjon, som barnehage og førskole i samme struktur: sekretariatet finner familiemedlemmet allerede registrert. Nei-alternativet anbefales når lokasjonene har forskjellige administrasjoner eller steder, for å unngå unødvendige delinger. Med distinkte juridiske enheter er nei ofte det mest forsiktige valget også med hensyn til personvern.
To forholdsregler fullfører bildet. For hver lokasjon kan du sette et maksimalt antall barn og et maksimalt rom, slik at en lokasjon ikke bruker ressursene til hele lisensen. Og med roller og tillatelser ser og administrerer lokasjonskoordinatoren sin lokasjon, mens sentraladministrasjonen ser alle.
Hvor du skal starte hvis du i dag har flere systemer
Hvis enhetene i dag lever i forskjellige programmer, forberedes overgangen med et enkelt kart, før du åpner systemet:
- List opp lokasjonene og ved siden av, organisasjonsnummeret som hver fakturerer i dag og som de skal fakturere i morgen.
- For hvert organisasjonsnummer noter skatteregime, nåværende nummerering, referanse revisor og hvem som mottar leverandørfakturaene.
- Bestem reglene for deling: hvilke lokasjoner deler familiemedlemmenes skjemaer og hvem ser hvilke data.
- Aktiver elektronisk fakturering lokasjon for lokasjon og, før den første fakturaen, be teamet om å verifisere parametrene med deg.
For resten av migrasjonen kopieres mange data fra en lokasjon til en annen i stedet for å bli skrevet inn på nytt. Om den generelle organiseringen av flere lokasjoner har vi også skrevet om hvordan håndtere flere barnehager med ett enkelt system.
Oppsummert
Når lokasjonene tilhører forskjellige enheter, må faktureringen følge den juridiske enheten og ikke bare adressen. I Easy.School fakturerer hver lokasjon med den enheten du velger, med sine data, sin nummerering og sin elektroniske fakturering, mens hovedkontoen ser omsetningen for alle lokasjoner i én tabell og laster ned dokumentene for alle, eller bare noen, i én fil. Skattevalgene må fortsatt gjøres med revisoren: systemet holder det som må forbli adskilt adskilt og gir deg totalen når det er nødvendig.
Administrerer du flere lokasjoner med flere organisasjonsnumre? Prøv Easy.School gratis.
