En septembre, tout rouvre en même temps. Les nouveaux enfants arrivent, les éducatrices reviennent, les repas reprennent et les familles ont cent questions le même matin. Si le logiciel de gestion n'est pas prêt, les deux premières semaines se passent à courir après : sections créées à la volée pendant que la sonnette sonne, enregistrements qui ne démarrent pas, un menu complété à la hâte le lundi. Ce n'est pas un manque d'organisation de la part de ceux qui coordonnent : c'est ce qui arrive lorsque les configurations se font à structure ouverte, c'est-à-dire au pire moment possible.
Août est le bon moment pour les mettre en ordre. Ce sont des opérations que vous faites une seule fois et qui tiennent ensuite toute l'année, avec le calme d'une structure vide, sans le téléphone qui sonne et sans personne attendant une réponse immédiate. Ci-dessous, vous trouverez la checklist fonction par fonction, avec ce qui se passe concrètement si vous sautez l'étape, et l'ordre dans lequel il est préférable de les aborder.
Sections et niveaux pédagogiques : la base de tout
C'est la première configuration, car presque tout le reste s'appuie ici. Définissez les niveaux pédagogiques — nourrissons, semi-divers, divers, les groupes de l'école maternelle — puis les sections réelles de l'année, avec les enfants assignés à chacune. Si vous gérez plusieurs sites, rappelez-vous que chaque établissement a ses propres paramètres : les sections doivent être créées là où elles sont vraiment nécessaires, et il est préférable de garder les noms identiques à ceux que les éducatrices et les familles utilisent en parlant, et non à ceux des documents.
Si vous arrivez en septembre sans sections définies, la suite se bloque d'elle-même. Vous ne pouvez pas configurer les automatisations par section, les horaires du personnel restent génériques, les rapports et les exports sortent mal agrégés. Les éducatrices finissent par enregistrer sur une structure provisoire que quelqu'un devra réorganiser manuellement, enfant par enfant, généralement en octobre avancé et avec des données déjà utilisées pour une communication à la mairie.
Le calendrier des fermetures, site par site
Les fermetures scolaires se configurent par site : jours fériés, ponts, journées de formation, suspensions décidées par la mairie, fermeture de fin décembre et déjà celle de l'été suivant. Il vaut la peine de toutes les insérer maintenant, alors que le calendrier vient d'être approuvé et que vous avez le document sous la main. C'est une demi-heure de travail que personne n'a envie de faire en septembre, quand le calendrier est nécessaire mais n'est plus en haut de la pile.
Si vous ne le faites pas, pour le système, les jours de fermeture restent des jours normaux. Les automatisations enregistrent les présences, les repas et les siestes à des dates où la structure est fermée, et quelqu'un devra les annuler une par une avant qu'elles ne finissent dans les comptages. Les familles, de leur côté, continuent à vous écrire pour savoir si lundi on vient : un calendrier configuré répond à votre place, dans l'application.
Liste des plats et menus : d'abord les plats, puis les menus
L'ordre compte plus qu'il n'y paraît. Les menus hebdomadaires et saisonniers se construisent à partir de la liste des plats, donc la première chose à faire est de charger la liste complète : entrées, plats principaux, accompagnements, fruits, collations du matin et de l'après-midi. Ce n'est qu'après que vous composez le menu saisonnier et les rotations hebdomadaires. Si vous partez du menu sans avoir les plats, vous vous arrêtez à mi-chemin et recommencez.
Le passage qui est le plus souvent oublié est celui des régimes. Un menu saisonnier peut être attribué à des enfants individuels, et c'est ainsi que vous gérez les allergies, les intolérances et les choix alimentaires de la famille de manière tracée. Si vous ne le préparez pas en août, en septembre le régime d'un enfant vit sur une feuille accrochée dans la cuisine : le seul endroit où aucun registre et aucun rapport ne ira jamais le chercher, et où il suffit d'un changement de poste pour le perdre.
Champs personnalisés sur les dossiers
Les fiches enfant, familiales et du personnel acceptent des champs personnalisés, et août est le moment de décider lesquels vous avez vraiment besoin. Numéro de protocole de l'inscription municipale, tranche ISEE, pédiatre référent, consentement à l'utilisation des photos, taille du trousseau, matricule et date d'expiration de la formation pour le personnel : chaque structure a ses trois ou quatre informations qui semblent marginales et qui sont ensuite demandées par quelqu'un chaque mois.
La raison de le faire avant est pratique. Si le champ existe déjà lorsque vous remplissez le dossier en septembre, la donnée entre une seule fois, avec tout le reste, et vous la retrouvez dans les exports en PDF, Excel et CSV sans toucher à rien. Si vous le créez en novembre, cette information, vous l'avez déjà collectée par email ou sur papier et vous devez la recopier pour tous les enfants inscrits, un par un, en espérant de n'en manquer aucun.
Délégations de retrait et pré-inscriptions à clôturer
Les délégations de retrait doivent être enregistrées avec le degré de parenté, pas notées en marge d'une feuille. Grands-parents, oncles, nourrices, le parent d'une autre famille : chaque personne autorisée est une fiche, avec le lien déclaré et les données vérifiées. C'est la configuration qui protège le plus, car à la sortie, l'éducatrice a besoin d'une réponse certaine en dix secondes, devant une personne qu'elle n'a peut-être jamais vue.
Dans le même passage, clôturez les pré-inscriptions reçues par le formulaire public pendant l'été : vous les transformez en fiches enfants complètes, avec les familles et les délégations associées, et vous libérez la liste. Si vous restez avec des pré-inscriptions en attente le premier jour, vous vous retrouvez avec des enfants présents dans la structure mais non enregistrés nulle part, et aucun registre quotidien ne peut fonctionner ainsi : les éducatrices gardent les noms en mémoire et la journée n'est pas tracée.
Les automatisations des enregistrements récurrents
C'est la configuration qui restitue le plus de temps, et c'est presque toujours la dernière à laquelle on pense. Les automatisations enregistrent les présences, les repas, les activités et les siestes par section, jour de la semaine et tranche horaire. Vous configurez une seule fois que les nourrissons dorment de 12h30, que le mardi les divers ont psychomotricité, que le déjeuner de la grande section est à 11h45, et à partir de là, le registre se remplit tout seul selon la routine réelle de la structure.
Sans automatisations, chaque entrée du registre quotidien doit être saisie manuellement, enfant par enfant, tous les jours : ce sont des dizaines de touches sur le téléphone que quelqu'un doit trouver le temps de faire, généralement pendant la sieste. Avec les automatisations actives, les éducatrices n'interviennent que sur les exceptions — qui aujourd'hui n'a pas dormi, qui n'a pas mangé, qui sort plus tôt — et le journal de bord arrive aux familles complet sans travail supplémentaire.
Dans quel ordre les faire, et comment vérifier qu'elles fonctionnent
Si vous avez une demi-journée à y consacrer, voici l'ordre qui tient, car chaque ligne repose sur celle du dessus :
- Sites, niveaux pédagogiques et sections de la nouvelle année.
- Calendrier des fermetures pour chaque site.
- Champs personnalisés sur les dossiers, avant d'inscrire les enfants.
- Pré-inscriptions converties en fiches, avec familles et délégations de retrait.
- Liste des plats, puis menu saisonnier et hebdomadaire, puis régimes individuels.
- Automatisations par section, jour et tranche horaire.
- Horaires du personnel et communication de bienvenue aux familles.
Puis consacrez dix minutes à un test. Ouvrez le registre quotidien d'une section à une date quelconque de septembre et vérifiez que les automatisations ont créé présence, déjeuner et sieste aux horaires appropriés ; regardez le journal de bord, qui doit raconter la journée sans trous. Vérifiez un régime attribué, une délégation de retrait et un jour de fermeture. Si ces quatre contrôles passent, vous êtes vraiment prête.
En résumé
Les deux semaines de course de septembre ne naissent pas en septembre : elles naissent des configurations reportées. Sections et niveaux, fermetures par site, plats et menus avec les régimes, champs personnalisés, délégations et automatisations sont six opérations qui en août vous prennent une matinée et qui, à structure ouverte, coûtent des jours de travail soustraits aux enfants. Faites-les maintenant, vérifiez-les avec une simulation et arrivez au premier jour avec le logiciel de gestion déjà en marche. Si vous voulez essayer cette checklist sur une vraie structure, vous avez 30 jours d'essai gratuit jusqu'à 20 enfants. Essayez Easy.School gratuitement
