Toistuvien rekisteröintien automatisointi: mitä voi ja mitä ei voi

Kello 13:00 mikä tahansa keskiviikko. Ryhmässä on kaksikymmentäviisi lasta, lähes kaikki jo sängyissä, ja kasvattaja avaa tabletin rekisteröidäkseen päiväunet. Hän rekisteröi sen kerran. Sitten uudelleen. Sitten taas, kaksikymmentäviisi kertaa, tietoa, joka syyskuusta on aina sama.

Merkittävä osa päivittäisistä rekisteröinneistä on ennakoitavissa. Ei kuitenkaan kaikkea, onneksi: poikkeuksia on, ja niihin kannattaa kiinnittää huomiota. Mutta perusta — päiväunet, kiinteät lounasajat, torstain toistuva aktiviteetti — toistuu säännöllisesti, jonka ohjelmisto voi omaksua. Katsotaan, miten automaatiot asetetaan Easy.Schoolissa, mitkä rekisteröinnit on järkevää automatisoida, mitkä on parempi jättää käsin tehtäviksi ja mitä automaatiot eivät tee.

Mitä automaatio käytännössä tarkoittaa

Automaatio Easy.Schoolissa on ohjelmoitu sääntö, joka rekisteröi läsnäolot, ateriat, aktiviteetit ja päiväunet yhdellä tai useammalla ryhmällä viikonpäivän ja aikarajan mukaan. Se ei ole muistutus eikä vahvistettavaksi tarkoitettu luonnos: kun sääntö aktivoituu, rekisteröinti menee lokikirjaan ja rekistereihin aivan kuten käsin tehty rekisteröinti kasvattajan toimesta.

Tällä vastaavuudella on kaksi seurausta. Ensimmäinen on kätevä: ei synny toista arkistoa tarkistettavaksi, ei ole "automaattisia" tietoja eristyksissä "todellisista" tiedoista. Toinen vaatii huomiota: jos sääntö on asetettu väärin, väärä tieto päätyy rekistereihin samalla luonnollisuudella kuin oikea tieto. Automaatioita asetetaan kerran ja ne jäävät sitten toimimaan, ja siksi alkuperäinen puoli tuntia asetusten tekemiseen on käytettävä hyvin.

Kuinka sääntö asetetaan

Jokainen sääntö syntyy vastaamalla neljään kysymykseen:

• Mitä se rekisteröi — läsnäolon, aterian, aktiviteetin tai päiväunet: lokikirjan, läsnäolon yhdistelevän näkymän, lounaan, välipalan, päiväunet, tarpeet, aktiviteetit ja päivän keskiarvon osat.
• Millä ryhmillä — yhdellä ryhmällä, useilla tai kaikilla ryhmän osilla. Vauvojen päiväunet seuraavat eri aikarajoja kuin isompien: kaksi erillistä sääntöä kuvaavat todellisuutta paremmin kuin yksi yleinen sääntö.
• Millä päivillä — sääntö liittyy viikonpäiviin. Maanantain lounas voi olla erilainen kuin perjantain, ja aktiviteetti puutarhassa voi olla vain tiistaisin ja torstaisin.
• Missä aikarajassa — aikaraja kertoo järjestelmälle, milloin rekisteröinti on järkevää: se on parametri, joka erottaa aamun välipalan iltapäivän välipalasta.

Kun sääntö on tallennettu, se pysyy aktiivisena, kunnes muutat sen: sitä ei tarvitse vahvistaa viikon alussa eikä luoda uudelleen loman jälkeen. Oikea hetki tarkistaa se on, kun jokin todella muuttuu — uusi aikaraja, ryhmä jakautuu, erilainen menu.

Rekisteröinnit, jotka kannattaa automatisoida

Kriteeri on yksinkertainen: automatisoi se, mikä on totta lähes kaikille ryhmän lapsille, lähes joka päivä, ja mikä hyppää silmille heti, kun se ei ole totta.

• Iltapäiväunet. Tämä on selvin tapaus: monissa ryhmissä se on rakenteellinen osa päivää, sama aikaraja syyskuusta kesäkuuhun. Ne, jotka eivät nuku, ovat näkyvä poikkeus, joka korjataan muutamassa sekunnissa.
• Kiinteät lounasajat. Jos menu seuraa vakaata kiertoa ja ryhmä syö aina samaan aikaan, rekisteröinti on määritelmän mukaan toistuva.
• Toistuva aktiviteetti. Aktiviteetit rekisteröidään ryhmittäin: valitaan aktiviteetti rakenteen luettelosta, joka on konfiguroitavissa, ja ilmoitetaan lapset, jotka ovat osallistuneet. Jos keskiviikkona on aina psykofyysistä toimintaa ja perjantaina aina lukemista, sääntö valmistaa rekisteröinnin ja kasvattajalle jää vain poistaa ne, jotka eivät olleet paikalla sinä päivänä.
• Välipala. Sama logiikka kuin lounaalla: kiinteä aikaraja, lähes täydellinen osallistuminen, vain muutama poikkeus.

Rekisteröinnit, jotka on parempi jatkaa käsin tekemistä

On tietoja, jotka menettävät arvonsa, kun ne lakkaavat olemasta havaittavissa. Niiden automatisointi ei säästä aikaa: se tuottaa vain rivejä, joita kukaan ei lue luottamuksella.

• Tarpeet. Vaihto, potta, termit, joita jokainen rakenne personoi oman kielensä mukaan: ne ovat tarkkoja rekisteröintejä, jotka liittyvät tiettyyn hetkeen. Mikään aikarajainen sääntö ei voi keksiä niitä.
• Päivän muistiinpanot ja media. Lause tänä aamuna pelistä tai kuva työpajasta ovat asioita, joita perhe voi etsiä avattaessa Easy Family -sovellusta. Mikään sääntö ei voi kirjoittaa niitä sen sijaan, kuka oli paikalla.
• Ohjelman ulkopuoliset aktiviteetit. Ulkoilu, vierailu, äkillinen siirto, koska satoi: ne ovat yksittäisiä tapahtumia, jotka rekisteröidään, kun ne tapahtuvat.
• Läsnäolot hyvin vaihtelevilla aikarajoilla. Jos osa-aikaiset, pidennetyt ja vuorotellen käytävät läsnäolot elävät samassa ryhmässä, läsnäolo on virheelle alttein tieto ja se on se, jota perheet katsovat ensin.

Mitä automaatiot eivät tee

Tässä on tärkeää olla selkeä, koska tämä on kohta, jossa väärät odotukset syntyvät. Automaatio ei tarkista kasvattajan puolesta. Se rekisteröi sen, mitä olet sanonut rekisteröitävän, ilmoittamasi päivän ja kellonajan mukaan, tietämättä, mitä ryhmässä todella tapahtui.

Erityisesti: se ei tiedä, että lapsi on tänään kotona kuumeen vuoksi, se ei huomaa, että kolme lasta eivät ole nukkuneet silmäystäkään, se ei erota, kuka maistoi kaksi lusikallista ja kuka söi kaiken, se ei rekisteröi, että torstain aktiviteetti jäi väliin, koska yksi kollega puuttui. Se ei hallitse poikkeuksellisia päiviä: juhlia, retkiä, sulkemisia, kokouksia. Ja se ei tuota sitä, mikä tekee lokikirjasta kiinnostavan perheelle, eli havaittua yksityiskohtaa.

Tätä varten on yksinkertainen hygienia sääntö: ennen erityistä päivää, keskeytä siihen liittyvät säännöt tai varaudu korjaamaan ne jälkeenpäin. Jokainen rekisteröinti on edelleen muokattavissa, ja tietokannan taulukoissa on toimintaloki, joten kuka muutti mitä on aina jäljitettävissä. Korjaus ei ole paikkaus: se on normaali osa prosessia.

Milloin on järkevää olla automatisoimatta lainkaan

On olemassa aikoja ja tilanteita, jolloin sääntö maksaa enemmän kuin se tuottaa:

• Sopeutumisvaiheessa. Syyskuussa aikarajat ovat väliaikaisia, lapset ovat paikalla puoli tuntia tai kaksi tuntia, eikä vielä ole olemassa tyypillistä päivää kuvattavaksi.
• Vasta avatussa tai uudelleen järjestetyssä ryhmässä. Ensin tarkkaillaan, miten se todella toimii, sitten kirjoitetaan sääntö. Vastakkainen johtaa sääntöihin, jotka kuvaavat aikomuksia, eivät todellisuutta.
• Uuden työryhmän kanssa. Jos kasvattajat ovat vielä tottumassa Easy Staff -sovellukseen, on järkevää, että he oppivat ensin rekisteröimään käsin ryhmästä: automaation korjaaminen, jota ei ole ymmärretty, on vaikeampaa kuin tietojen syöttäminen alusta alkaen.
• Kun poikkeukset ovat enemmistö. Jos joka päivä korjaat puolet automaattisesti luoduista rekisteröinneistä, joko sääntö on kirjoitettu väärin tai tietoa ei voida automatisoida. Molemmissa tapauksissa se poistetaan käytöstä.

Työ muuttuu muodoksi: syöttämisestä korjaamiseen

Automaatioiden todellinen vaikutus ei ole "vähemmän työtä": se on erilainen työ. Aikaisemmin kasvattaja syötti kaksikymmentäviisi identtistä päiväunta ja sitten, jos aikaa jäi, lisäsi muistiinpanon siitä, kuka ei ollut nukkunut. Nyt hän avaa lokikirjan, löytää kaksikymmentäviisi päiväunta jo sieltä ja käyttää aikaa, joka hänellä on päivän kolmeen poikkeukseen.

Se on asennon muutos, joka on sanottava työryhmälle selvästi, muuten automaatio koetaan ulkoiseksi valvonnaksi tai, pahempaa, lupana olla katsomatta. Oikea viesti on toinen: järjestelmä hoitaa toistuvan osan, sinä hoidat sen, joka vaatii havainnoimista. Tarkistus pysyy päivittäisenä eleenä, vain paljon lyhyempänä: yksi tarkistus lokikirjassa aamupäivällä ja yksi iltapäivällä, tabletilla, kun ollaan ryhmässä.

Koordinaattorille etu tulee jälkikäteen: rekisterit pysyvät jatkuvasti täytettyinä myös vaikeina päivinä, ja PDF-, Excel- tai CSV-vienti kuukauden lopussa ei ala arkistosta, joka on täynnä aukkoja.

Automatisoinnit ovat ohjelmoituja sääntöjä, jotka rekisteröivät läsnäolot, ateriat, aktiviteetit ja päiväunet ryhmän, päivän ja aikarajan mukaan: ne asetetaan kerran ja jäävät. Automatisoi se, mikä todella toistuu — päiväunet, kiinteät ateriat, viikoittaiset aktiviteetit — ja jätä käsin tehtäväksi se, mikä syntyy havainnoinnista: tarpeet, muistiinpanot, media, yksittäiset tapahtumat. Mikään sääntö ei tarkista sen sijaan, kuka on ryhmässä, ja epävakaissa vaiheissa, kuten sopeutumisessa, on rehellisempää olla käyttämättä niitä lainkaan. Se, mitä ne palauttavat, ei ole automaattinen päivä: se on aika, joka tänään päättyy toistuvaan täyttämiseen.

Haluatko nähdä, miten ne toimivat rakenteesi rytmissä? Kokeile Easy.Schoolia ilmaiseksi.