Kuinka monella henkilöllä tulisi olla pääsy hallintojärjestelmään

Monissa organisaatioissa pääsy hallintojärjestelmään on etuoikeus: sen saa koordinaattori, sen saa sihteeristössä työskentelevä, ja siinä se. Opettajat merkitsevät läsnäolot, ateriat ja päiväunet paperille, joka on ripustettu osastolle, ja päivän päätteeksi joku siirtää kaiken tietokoneelle. Se näyttää varovaisuudelta. Se on lähes aina syynä puoleen niistä ongelmista, jotka sitten liitetään ohjelmistoon.

Katso, miksi oikea kysymys ei ole "kuinka monella henkilöllä tulisi olla pääsy", vaan "kuka näkee mitä", miten profiilit rakennetaan ääni ääniltä ja miksi toimittajan lisenssimalli vaikuttaa tähän valintaan enemmän kuin uskotaan.

Piilotettu laskelma viivästetystä tiedosta

"Vähän käsiä" -mallilla on kolme konkreettista sivuvaikutusta.

Tieto saapuu myöhässä. Kello 9:30 koordinaattori ei tiedä, kuinka monta lasta on organisaatiossa: hän tietää sen vasta, kun joku on saanut siirrettyä tiedot. Mutta tuo numero on tärkeä keittiölle, se on tärkeä osaston numeroraporttia varten, se on tärkeä, jos perhe soittaa kysyäkseen, onko heidän lapsensa tullut sisään.

Siirto tuo virheitä. Lähtöaika, joka siirtyy vartilla, väärin merkitty lounasmäärä, kaksi samankaltaista nimeä, jotka sekoittuvat. Se ei ole huolimattomuutta: se on sitä, mitä tapahtuu, kun kopioidaan kiireessä, päivän päätteeksi, paperi, jonka on kirjoittanut joku muu.

Yksi henkilö muuttuu pullonkaulaksi. Jos tietoja syöttävä henkilö on lomalla tai sairaana, kaikki pysähtyy. Ja samalla sama tieto kirjoitetaan kahdesti, kerran paperille ja kerran näytölle: tuplatyötä, josta maksetaan kahdesti.

Oikea kysymys ei ole kuinka monta henkilöä, vaan kuka näkee mitä

Kun pääsyjä rajoitetaan, todellinen pelko ei ole se, että opettajat merkitsevät läsnäolon väärin. Pelko on, että joku avaa näytön, joka ei liity häneen: maksamattomat maksut, sopimukset, kirjanpidon muistiinpanot, perheiden täydelliset henkilötiedot, terveystiedot. Tämä on oikeutettu huoli, joka on otettava vakavasti.

Ongelma on kuitenkin oikeuksissa, ei pääsyjen määrässä. Hallintojärjestelmän sulkeminen kaikilta hallinnan suojelemiseksi on kuin estäisi organisaation sisäänkäynnin, koska toimistolla ei ole lukkoa. Periaate on toinen: jokainen henkilö näkee vähintään sen, mitä hän tarvitsee työskennelläkseen, ja hän näkee sen heti.

Easy.Schoolissa roolit ovat mukautettavissa hienojakoisilla oikeuksilla: päätetään ääni ääniltä, mitä kukin profiili voi avata. Ja oikeudet määritellään sekä henkilökunnalle että perheille: myös se, mitä perheet näkevät omalla alueellaan, on organisaation valinta.

Kuinka rakentaa profiili, ääni ääniltä

Menetelmä on tylsä ja toimii: otetaan hallintojärjestelmän osastojen lista ja päätetään, kuka avaa kunkin. Muutama lähtökohta.

• Osaston opettaja — läsnäolot, päivittäinen päiväkirja, ateriat, päiväunet, vaipat, viestit perheille lapsista, joita hän seuraa. Ei maksutietoja, ei laskutusta, ei sopimuksia.
• Koordinaattori — koko koulutusalasta, lisäksi henkilöstö, ilmoittautumiset ja organisaation raportit.
• Sihteeristö ja hallinto — henkilötiedot, maksut, laskutus, asiakirjat, määräajat. Päivittäinen päiväkirja ei ole tarpeellinen.
• Apuhenkilöstö ja keittiö — päivän läsnäolot ja ruokavaliosuunnitelmat, ei muuta.
• Perheenjäsen — vain oma lapsi, omalla ilmoitustaulullaan.

Kaksi huomiota. Rakenna rooli homogeeniselle ryhmälle, ei yksittäiselle henkilölle: muuten vuoden päästä sinulla on neljätoista erilaista profiilia, eikä kukaan muista miksi. Ja aloita tiukasti, laajenna pyynnöstä.

Kolmelle perusroolille — koordinaattori, opettaja ja perheenjäsen — vastaa eri ilmoitustaulu: henkilökunnan sisäiset ilmoitukset eivät päädy perheiden silmien eteen, ja perheille suunnattu tiedote ei katoa palveluviestintään. Myös työkalu muuttuu: opettaja työskentelee Easy Staff -sovelluksesta, jota hän pitää kädessään vastaanottaessaan, ja merkitsee läsnäolon sillä hetkellä, kun lapsi saapuu. Vanhemmat käyttävät Easy Family -sovellusta ja näkevät oman lapsensa, eivät koko organisaatiota. Rekisteröintitoimi palaa sinne, missä se syntyi, ja iltaisin tapahtuva siirto katoaa.

Miksi lisenssimalli päättää puolestasi

Tämä on kohta, jota lähes kukaan ei tuo esiin. Jotkut toimittajat veloittavat lisenssin käyttäjää kohti: jokainen henkilö, jolle avaat pääsyn, on yksi lisä ääni vuokrassa. Vaikutus on helppo ennustaa.

• Pääsyjä avataan mahdollisimman vähän, valitsemalla kustannuksen mukaan sen sijaan, että valittaisiin sen mukaan, kuka todella käsittelee tietoa.
• Käyttäjätunnukset alkavat kiertää: kaksi tai kolme henkilöä käyttää samaa profiilia, ja siitä hetkestä et enää tiedä, kuka on kirjoittanut mitä.
• Ne, jotka jäävät ulkopuolelle, jatkavat työskentelyä paperilla, ja hallintojärjestelmästä tulee vanhojen tietojen arkisto, joka on päivältään vanha.

Se on organisatorinen valinta, joka on tehty hinnaston perusteella. Easy.Schoolissa lisenssi on sidottu ilmoittautuneiden lasten määrään, ei käyttäjien määrään: henkilöstö on rajaton ja sisältyy. Laskelma on sama, jos annat pääsyn kahdelle henkilölle tai kahdelletoista: kysymys "kuinka monta henkilöä" lakkaa olemasta ja jäljelle jää vain se, mikä on tärkeää.

Numerot, läpinäkyvyyden vuoksi: ensimmäiset 20 lasta maksavat 25 euroa kuukaudessa tai 250 euroa vuodessa ilman ALV:tä, 4 GB tallennustilaa sisältyy; jokainen lisä lapsi lisää 0,60 euroa kuukaudessa (6 euroa vuodessa) ja 0,2 GB. Ei ole muita kohtia: henkilöstötilit eivät näy laskussa.

Pääsyn elinkaaren vaiheet: avaa, korjaa, siirrä, sulje

Monien pääsyjen avaaminen pelottaa myös ylläpidon vuoksi: henkilöstö vaihtuu, joku kattaa kahta toimipistettä, joku lähtee kesken vuoden. Nämä tilanteet hoidetaan neljällä toimenpiteellä.

1. Avaaminen. Luo profiili, määritä rooli ja käyttäjätunnukset lähtevät. Jos ne menevät roskapostiin tai katoavat, ne voidaan lähettää uudelleen tekemättä mitään.
2. Tietojen korjaaminen. Työssä oleva voi pyytää omien tietojensa muuttamista pyynnöllä, jonka koordinaattori hyväksyy: kukaan ei muokkaa kollegan henkilötietoja, eikä koordinaattori toimi kirjoittajana.
3. Useampi toimipiste. Useammassa toimipisteessä työskentelevä lisätään toiseen toimipisteeseen käyttämällä samoja käyttäjätunnuksia, ilman toisen profiilin luomista. Yksi henkilö, yksi pääsy, kaksi toimipistettä.
4. Poistuminen. Profiili poistuu käytöstä ilman, että historiaa poistetaan: kuka jättää organisaation, ei enää pääse sisään, mutta hänen täyttämänsä päiväkirja jää paikalleen, luettavaksi ja osoitettavaksi.

Useammat pääsyt parantavat jäljitettävyyttä, eivät heikennä sitä

Toistuva vastaväite on: "jos monet kirjoittavat, ei enää tiedetä, kuka teki mitä". Tapahtuu päinvastoin. Kun paperi siirretään kolmannen henkilön toimesta päivän päätteeksi, tiedon todellinen kirjoittaja on palautumaton: näytöllä näkyy, kuka on kopioinut, ei kuka on tarkkaillut lasta.

Henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla jokaisella toimenpiteellä on nimi. Easy.School tallentaa lokin tietokannan taulukoiden toimista, joten kun tieto ei täsmää, voidaan jäljittää, mitä on muutettu sen sijaan, että avattaisiin muistitutkimus. Ehto, jotta se toimii, on yksi: jokaisella oma pääsy, käyttäjätunnuksia ei koskaan jaeta.

Siinä on myös vaatimustenmukaisuuden puoli: antaa jokaiselle vain ne oikeudet, joita hän tarvitsee, ja voida dokumentoida, kuka pääsee mihin, on tietojen minimoinnin periaate, jota GDPR vaatii lasten ja perheiden tietojen osalta. Yksi yhteinen pääsy koko osastolle on puolustamaton.

Kuinka siirtyä avoimeen malliin ilman traumoja

Muutos tapahtuu muutamassa viikossa, jos se tehdään järjestelmällisesti.

1. Listaa, kuka käsittelee tietoa tänään, mukaan lukien paperi: lähes aina henkilöitä on enemmän kuin hallintojärjestelmässä näkyy.
2. Kullekin kirjoita kolme tai neljä tietoa, joita hän todella syöttää päivässä: se on hänen vähimmäisoikeutensa.
3. Rakenna rooli homogeeniselle ryhmälle sen sijaan, että leikkaisit oikeuksia henkilökohtaisesti.
4. Aloita pilottiosastosta kahdeksi viikoksi: se auttaa tuomaan esiin puuttuvat äänet ennen kuin otat kaikki mukaan.
5. Poista paperi. Jos se jää "turvaksi", jää myös tuplatyö.
6. Tarkista oikeudet kuukauden kuluttua: jotain puuttuu, jotain on liikaa. Se korjataan muutamassa minuutissa.

Yhteenveto

Pääsyjen rajoittaminen ei suojaa tietoja: se tekee niistä vain vanhempia ja vähemmän luotettavia. Oikeudet, jotka on määritelty ääni ääniltä, henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja loki, joka kertoo, kuka teki mitä, suojaavat niitä. Kuka tarkkailee lasta, hänen on voitava rekisteröidä, mitä hän näkee, sillä hetkellä, kun hän näkee sen, työkalusta, joka hänellä jo on kädessään. Ja jos toimittaja veloittaa käyttäjäkohtaisesti, et tee sitä organisatorista valintaa itse: sen tekee hinnasto.