maanantai, puoli kymmenen. Hallinnossa puhelin soi: siivousyritys, joka palvelee kahta toimipistettänne, kysyy kohteliaasti, milloin elokuun lasku maksetaan. Eräpäivä on ollut kolme viikkoa sitten. Kukaan ei ollut nähnyt sitä: se oli saapunut lomalla olevan koordinaattorin sähköpostiin, joka oli siirtänyt sen kollegalle, joka oli laittanut sen kansioon nimeltä "maksettavat".
Toimittajien laskut eivät tee ääntä ennen kuin ne erääntyvät. Osuuskunnassa tai verkostossa, jossa on useita toimipisteitä, ne saapuvat eri kanavien kautta, eri henkilöille, eri palveluista, ja niiden käsittely riippuu usein jonkun muistista. Tässä artikkelissa tarkastellaan, mistä passiiviset laskut tulevat, miten ne kerätään yhteen paikkaan, miten päättää kuka näkee mitä, kun toimipisteitä on paljon, ja miten pitää maksut ja eräpäivät hallinnassa ilman rinnakkaisia kansioita.
Missä toimittajien laskut katoavat
0-6 -rakenteessa ostetaan enemmän kuin miltä näyttää: elintarvikkeet tai ruokapalvelut, vaipat ja hygieniatuotteet, materiaalit aktiviteetteihin, huollot, siivoukset, käyttömenot, henkilöstön koulutus. Kolmella tai neljällä toimipisteellä toimittajia on kymmeniä, ja jokaisella on omat maksuehtonsa.
Ongelma ei useinkaan ole itse maksu. Se on kaikki, mikä tapahtuu ennen sitä: tietää, että lasku on saapunut, ymmärtää, mihin toimipisteeseen se liittyy, tarkistaa, että se vastaa todella toimitettua, muistaa, milloin se on maksettava. Kun nämä tiedot elävät henkilökohtaisissa sähköpostilaatikoissa, jaetuissa kansioissa ja post-it-lapussa näytöllä, riittää, että joku on poissa tai rooli vaihtuu, jotta jokin jää taakse. Ja viivästys maksaa suhteissa toimittajiin, joskus korkoina, lähes aina hukattuna aikana uudelleenrakentamiseen.
Passiiviset laskut tänään: lähes aina sähköisiä
Passiivinen lasku on yksinkertaisesti lasku, jonka saat, sen sijaan että lähettäisit sen. Siitä lähtien, kun sähköinen laskutus tuli pakolliseksi italialaisten toimijoiden keskuudessa, lähes kaikki toimittajien laskut kulkevat XML-tiedostoina Verohallinnon vaihto- ja käsittelyjärjestelmän kautta. 1. tammikuuta 2024 pakko koskee myös yksinkertaista verotusta noudattavia toimittajia, jotka aiemmin olivat osittain poissuljettuja: pieni käsityöläinen, joka korjaa puutarhan aitaa, lähettää sinulle tänään sähköisen laskun samalla tavalla kuin suuri tarvikeyritys.
Joitakin erityistapauksia jää jäljelle, esimerkiksi ulkomaiset toimittajat, jotka on käsiteltävä erikseen oman kirjanpitäjän kanssa. Mutta sääntö on selvä: lasku saapuu sähköisessä muodossa, sidottuna sen vastaanottajan ALV-numeroon. Ja juuri tämä mahdollistaa niiden automaattisen keräämisen sen sijaan, että niitä jaettaisiin.
Yksi saapumispiste: Ostot-osio
Easy.Schoolissa passiiviset laskut, jotka on vastaanotettu toimipisteen ALV-numerolla, näkyvät hallinta-alueella Ostot-osiossa. Ei tarvitse, että joku välittää tai lataa niitä: ne saapuvat sinne ja pysyvät siellä alkuperäisen tiedoston kanssa.
Äskettäin saapuneet ja vielä käsittelemättömät laskut ovat rekisteröitävä -välilehdellä. Se on käytännössä tehtäväluettelosi: kaikki, mikä on siellä, on vielä käsiteltävä. Kun rekisteröit sen, lasku poistuu jonosta ja tulee osaksi ostohistoriaa.
Jotta sinun ei tarvitse ajatella sitä, voit valita saada ilmoituksen sähköpostitse, kun uusi passiivinen lasku saapuu. Se ei ole yksityiskohta: se tarkoittaa, että siivousyrityksen lasku ei odota, että joku avaa järjestelmän sattumalta, vaan se näkyy samana päivänä.
Useita toimipisteitä, yksi tai useampi ALV-numero: kuka näkee mitä
Osuuskunnissa tyypillinen tilanne on yksi näistä kahdesta: jokaisella toimipisteellä on oma ALV-numeronsa tai useat toimipisteet laskuttavat samalla. Easy.School hallitsee molempia, koska jokaiselle toimipisteelle voit päättää, minkä oikeushenkilön kanssa laskutat ja saatko passiiviset laskut vai et.
- Vastaanotto sallittu. Passiiviset laskut, jotka on vastaanotettu toimipisteen ALV-numerolla, ovat näkyvissä kyseisen toimipisteen Ostot-osiossa.
- Vastaanotto estetty. Tämä on suositeltu vaihtoehto, kun hallitset useita rakenteita samalla ALV-numerolla, mutta et halua, että nämä tiedot jaetaan kaikissa toimipisteissä. Laskuja katsovat vain ne, jotka tarvitsevat niitä, eivät kaikki.
Tähän liittyvät myös roolit ja oikeudet. Ostot-osio on kohta, joka voidaan sallia tai estää jokaiselle profiilille: keskushallinto näkee sen, toimipisteen koordinaattori voi nähdä sen, jos hän tarkistaa toimitukset, kasvattajat eivät yleensä näe sitä. Se on yksinkertainen tapa yhdistää kaksi usein ristiriitaista tarvetta: keskittää maksut ja antaa paikalla olevalle henkilölle valvontaa siitä, mitä on todella saapunut. Jos haluat syventyä useiden toimipisteiden organisointiin, olemme käsitelleet sitä kuinka hallita useita päiväkoteja yhdellä järjestelmällä.
Rekisteröidyt maksut ja eräpäivät näkyvissä
Saada laskut järjestyksessä on puolet työstä. Toinen puoli on tietää, mitä olet jo maksanut ja mikä on erääntymässä. Passiivisten laskujen hallinnassa voit rekisteröidä tehdyt maksut ja pitää silmällä tulevia eräpäiviä, jolloin kysymykseen "onko tämä maksettu?" löytyy vastaus järjestelmästä eikä sen päivän toimistossa olleen henkilön muistista.
Jotkut tavat tekevät tästä valvonnasta todella hyödyllistä:
- Rekisteröi maksu heti, kun teet sen, ei kuukauden lopussa. Samana päivänä rekisteröity siirto on luotettava tieto; kolmekymmentä päivää myöhemmin uudelleenrakennettu on arvio.
- Tarkista seuraavien kahden viikon eräpäivät kerran viikossa, aina samaan aikaan. Muutamat minuutit riittävät, eikä mikään toimittaja tarvitse enää soittaa muistuttaakseen sinua.
- Ilmoita heti riidoista. Jos toimitus on saapunut puutteellisena, paikalla oleva henkilö ilmoittaa siitä ennen kuin lasku maksetaan, ei sen jälkeen.
Tulos on kokonaiskuva, joka aiemmin vaati käsin pidettävää taulukkoa. Ja kuten laskujen lähettämisessä, yksi tietolähde on arvokkaampi kuin kaksi lähdettä, jotka eivät täsmää: olemme nähneet sen myös puhuessamme kustannuskeskuksista ja erillisistä toimeksiannoista.
Kirjanpitäjä ja XML-arkisto
Kuukauden tai neljänneksen lopussa kirjanpitäjä pyytää ostolaskuja. Laskujen lataaminen yksi kerrallaan on tylsin osa hallintotyötä ja myös helpoin virheiden tekemiseen.
Rekisteröitävä-välilehdeltä Ostot-osiossa voit ladata ZIP-arkiston XML-tiedostoilla passiivisista laskuista, myös niistä, joita et ole vielä rekisteröinyt. Valitse aikaväli, enintään kolme kuukautta, ja luo tiedosto: saat sähköpostitse linkin sen lataamiseen lisenssin pääsähköpostiosoitteeseen. Sisällä on jokaisen laskun XML ja siihen liittyvä kuitti.
Vaihtoehtoisesti voit luoda kirjanpitäjälle tilin, jonka näkyvyys on rajoitettu vain hallintaosioon. Hän voi ladata itse tarvitsemansa, kun hän tarvitsee, ilman pääsyä päiväkirjaan ja opetusaluille. Yksityisyys pysyy siellä, missä sen pitää olla, ja sinä poistut välittäjän roolista.
Rutiini, joka kestää myös henkilövaihdoksissa
Koko tämän todellinen arvo näkyy siirtymävaiheissa: elokuun lomat, äitiysloma hallinnossa, uusi koordinaattori, joka saapuu vuoden puolivälissä. Jos prosessi elää jonkun tavan mukaan, se lähtee hänen mukaansa. Jos se elää järjestelmässä, uusi henkilö löytää rekisteröitävät laskut, jo maksetut maksut ja tulevat eräpäivät.
Monipaikkaiselle rakenteelle yksinkertainen rutiini riittää: ilmoitus sähköpostitse uusista laskuista, viikoittainen tarkistus rekisteröinneistä ja eräpäivistä, XML-arkiston lataaminen kirjanpitäjälle jokaisen kauden päättyessä. Kolme toistuvaa liikettä, ei kansiota nimeltä "maksettavat".
Yhteenveto
Toimittajien laskut saapuvat nykyään lähes kaikki sähköisessä muodossa, ja se on etu vain, jos ne päätyvät tarkkaan paikkaan. Kerääminen Ostot-osioon, päättäminen jokaiselle toimipisteelle, saavatko ne laskut ja kuka voi nähdä ne, maksujen rekisteröinti ja tulevien eräpäivien säännöllinen tarkastelu muuttaa jahtaamisen työn järjestetyksi valvonnaksi. Verotukselliset ja kirjanpidolliset valinnat jäävät jaettaviksi kirjanpitäjän kanssa: järjestelmä antaa tiedot järjestyksessä oikeaan aikaan.
Haluatko pitää toimittajien laskut, maksut ja eräpäivät samassa paikassa kuin maksut? Kokeile Easy.Schoolia ilmaiseksi.
