Syyskuussa kaikki avautuu yhdessä. Uudet lapset saapuvat, kasvattajat palaavat, ateriat alkavat taas ja perheillä on satoja kysymyksiä samana aamuna. Jos hallintojärjestelmä ei ole valmis, ensimmäiset kaksi viikkoa kuluu perässä juoksemiseen: osastot luodaan lennosta, kun ovikello soi, rekisteröinnit eivät käynnisty, menu täytetään kiireessä maanantaina. Se ei ole epäjärjestystä koordinoijalta: näin käy, kun asetukset tehdään avoimessa rakenteessa, eli mahdollisimman huonoissa olosuhteissa.
Elokuu on hyvä hetki laittaa asiat kuntoon. Nämä ovat toimenpiteitä, jotka tehdään vain kerran ja jotka kestävät koko vuoden, rauhallisessa tyhjessä rakenteessa, ilman puhelimen soittoa ja ilman ketään odottamassa välitöntä vastausta. Alla löydät tarkistuslistan toiminto kerrallaan, mitä tapahtuu käytännössä, jos vaiheen ohitat, ja järjestyksen, jossa ne kannattaa käsitellä.
Osastot ja opetustasot: perusta, josta kaikki riippuu
Tämä on ensimmäinen asetus, koska lähes kaikki muu perustuu tähän. Määritä opetustasot — vauvat, puoliväliin siirtyneet, siirtyneet, varhaiskasvatuksen ryhmät — ja sitten vuoden todelliset osastot, lapsineen. Jos hallitset useita yksiköitä, muista, että jokaisella paikalla on omat asetuksensa: osastot on luotava sinne, missä niitä todella tarvitaan, ja nimet on hyvä pitää samoina kuin kasvattajat ja perheet käyttävät puhuessaan, ei asiakirjoissa.
Jos saavut syyskuuhun ilman määriteltyjä osastoja, jatko pysähtyy itsestään. Et voi asettaa automaatioita osastolle, henkilöstön vuorot pysyvät yleisinä, raportit ja vientitiedot tulevat huonosti koottuina. Kasvattajat päätyvät rekisteröimään väliaikaiseen rakenteeseen, jonka joku myöhemmin joutuu järjestämään käsin, lapsi kerrallaan, yleensä lokakuun puolivälin jälkeen ja tiedot ovat jo käytetty jossain viestinnässä kunnalle.
Sulkemisten kalenteri, yksikkö kerrallaan
Koulun sulkemiset asetetaan yksiköittäin: juhlapyhät, sillat, koulutuspäivät, kunnalliset päätökset, joulukuun lopun sulkeminen ja jo seuraavan kesän sulkeminen. On syytä lisätä kaikki nyt, kun kalenteri on juuri hyväksytty ja sinulla on asiakirja käsillä. Se on puoli tuntia työtä, jota kukaan ei halua tehdä syyskuussa, kun kalenteri on tarpeellinen mutta ei enää pinon päällä.
Jos et tee sitä, järjestelmä pitää sulkemispäiviä tavallisina päivinä. Automaatit rekisteröivät läsnäolot, ateriat ja päiväunet päivinä, jolloin rakenne on suljettu, ja jonkun on peruttava ne yksi kerrallaan ennen kuin ne päätyvät laskentaan. Perheet puolestaan jatkavat kirjoittamista kysyäkseen, tuleeko maanantaina: konfiguroitu kalenteri vastaa puolestasi sovelluksessa.
Ruokalajiluettelo ja menu: ensin ruokalajit, sitten menu
Järjestys on tärkeämpää kuin miltä se vaikuttaa. Viikoittaiset ja kausimenut rakennetaan ruokalajiluettelosta, joten ensimmäinen asia on ladata täydellinen luettelo: pääruoat, lisukkeet, hedelmät, aamupalat ja iltapalat. Vasta sitten koostetaan kausimenut ja viikoittaiset kiertot. Jos aloitat menusta ilman ruokalajeja, pysähdyt puoliväliin ja aloitat alusta.
Unohtunein vaihe on dieettiluettelo. Kausimenut voidaan liittää yksittäisiin lapsiin, ja näin hallitset allergioita, intoleransseja ja perheen ruokavalintaa jäljitettävästi. Jos et valmistele sitä elokuussa, syyskuussa lapsen dieetti elää keittiössä roikkuvalla paperilla: ainoa paikka, jonne mikään rekisteri tai raportti ei koskaan mene etsimään sitä, ja jossa riittää, että vuoro vaihtuu, jotta se katoaa.
Mukautetut kentät henkilötiedoissa
Lapsi-, perhe- ja henkilöstökortit hyväksyvät mukautettuja kenttiä, ja elokuu on hyvä hetki päättää, mitä todella tarvitset. Kunnan rekisteröinnin protokollanumero, ISEE-ryhmä, vastuulääkäri, suostumus kuvien käyttöön, varusteiden koko, henkilöstön koulutuksen voimassaoloaika: jokaisella rakenteella on kolme tai neljä tietoa, jotka vaikuttavat marginaalisilta, mutta joita kysytään joka kuukausi.
Syynä tehdä tämä etukäteen on käytännöllinen. Jos kenttä on jo olemassa, kun täytät henkilötietoja syyskuussa, tieto syötetään vain kerran, yhdessä kaiken muun kanssa, ja löydät sen vientitiedoista PDF-, Excel- ja CSV-muodoissa ilman, että sinun tarvitsee koskea mihinkään. Jos luot sen marraskuussa, olet jo kerännyt tiedon sähköpostitse tai paperilla ja sinun on kopioitava se kaikille rekisteröidyille lapsille yksi kerrallaan, toivoen, ettet unohda ketään.
Valtuutukset noutoon ja ennakkoilmoitukset suljettavaksi
Valtuutukset noutoon on rekisteröitävä sukulaisuussuhteen mukaan, ei merkitä paperin marginaaliin. Isoäidit, sedät, lastenhoitajat, toisen perheen vanhempi: jokainen valtuutettu on oma korttinsa, ilmoitetulla suhteella ja tarkistetuilla tiedoilla. Tämä on eniten suojaava asetus, koska uloskäynnissä kasvattaja tarvitsee varman vastauksen kymmenessä sekunnissa, henkilön edessä, jota hän ei ehkä ole koskaan nähnyt.
Saman vaiheen aikana suljet ennakkoilmoitukset, jotka on saatu julkisesta lomakkeesta kesän aikana: muunnat ne täydellisiksi lapsikorteiksi, joissa on liitetyt perheet ja noutovaltuutukset, ja vapautat listan. Jos jää ennakkoilmoituksia roikkumaan ensimmäisenä päivänä, löydät lapsia, jotka ovat paikalla, mutta eivät ole rekisteröityneet mihinkään, eikä mikään päivittäinen rekisteri voi toimia näin: kasvattajat muistavat nimet ja päivää ei voida jäljittää.
Toistuvien rekisteröintien automaatiot
Tämä on asetus, joka säästää eniten aikaa, ja se on lähes aina viimeinen, johon ajatellaan. Automaatit rekisteröivät läsnäolot, ateriat, aktiviteetit ja päiväunet osastolle, viikonpäivälle ja aikavälille. Asetat kerran, että vauvat nukkuvat klo 12:30, että tiistaisin siirtyneet osallistuvat psykomotoriikkaan, että suurten osaston lounas on klo 11:45, ja siitä eteenpäin rekisteri täyttyy itsestään rakenteen todellisen rutiinin mukaan.
Ilman automaatioita jokainen päivittäisen rekisterin kohta on syötettävä käsin, lapsi kerrallaan, joka päivä: se on kymmeniä puhelinsoittoja, jotka jonkun on löydettävä aikaa tehdä, yleensä päiväunien aikana. Kun automaatiot ovat käytössä, kasvattajat puuttuvat vain poikkeuksiin — kuka ei tänään ole nukkunut, kuka ei ole syönyt, kuka lähtee aikaisemmin — ja päiväkirja saapuu perheille täydellisenä ilman lisätyötä.
Missä järjestyksessä ne tehdään ja miten tarkistaa, että ne toimivat
Jos sinulla on puoli päivää aikaa, tämä on järjestys, joka toimii, koska jokainen rivi perustuu edelliseen:
- Yksiköt, opetustasot ja uuden vuoden osastot.
- Sulkemisten kalenteri jokaiselle yksikölle.
- Mukautetut kentät henkilötiedoissa ennen kuin lisäät lapset.
- Ennakkoilmoitukset muutettuna korteiksi, perheineen ja noutovaltuutuksineen.
- Ruokalajiluettelo, sitten kausimenut ja viikoittaiset, sitten yksilölliset dieetit.
- Automaatit osastolle, päivälle ja aikavälille.
- Henkilöstön vuorot ja tervetuloviesti perheille.
Sitten käytä kymmenen minuuttia testiin. Avaa jonkin osaston päivittäinen rekisteri syyskuun jollakin päivällä ja tarkista, että automaatit ovat luoneet läsnäolon, lounaan ja päiväunet oikeaan aikaan; katso päiväkirjaa, jonka on kerrottava päivä ilman aukkoja. Tarkista yksi määrätty dieetti, yksi noutovaltuutus ja yksi sulkemispäivä. Jos nämä neljä tarkistusta menevät läpi, olet todella valmis.
Yhteenvetona
Syyskuun kaksi viikkoa perässä juoksemista eivät synny syyskuussa: ne syntyvät siirretyistä asetuksista. Osastot ja tasot, sulkemiset yksiköittäin, ruokalajit ja menut dieetteineen, mukautetut kentät, valtuutukset ja automaatiot ovat kuusi toimenpidettä, jotka elokuussa vievät sinulta yhden aamupäivän ja jotka avoimessa rakenteessa maksavat päiviä työtä, jotka olisi voitu käyttää lapsille. Tee ne nyt, tarkista ne simulaatiolla ja saavu ensimmäiseen päivään hallintojärjestelmä jo toiminnassa. Jos haluat kokeilla tätä tarkistuslistaa oikeassa rakenteessa, sinulla on 30 päivän ilmainen kokeilu jopa 20 lapselle. Kokeile Easy.School ilmaiseksi
