Elokuussa kootaan osastot, suljetaan viimeiset ilmoittautumiset ja järjestetään velvoitteet. On hetki, jolloin palaa kysymys, jota monet koordinaattorit esittivät meille viime talvena: onko sähköisen rekisterin velvoite yksityiskouluille edelleen voimassa, vai oliko se toimenpide, joka liittyi vain vuoteen 2025/26?
Se on edelleen voimassa. Uutta sääntöä, joka muuttaisi tilannetta, ei ole, ja tämä on artikkelin keskeinen kohta. Tässä on mitä jää voimaan, mitä voit tehdä nyt käytännössä ja mitä — rehellisesti — ei ole vielä selvennetty.
Sääntö, kahdessa lauseessa
Asetuslaki 45/2025 on lisännyt pykälän 31-bis asetuksen 7 pykälään asetuksesta 95/2012, laajentaen sähköisen rekisterin ja sähköisen todistuksen yksityiskouluille alkaen lukuvuodesta 2025/2026. Laki 79/2025 on vahvistanut sen muuntamisvaiheessa, puhuen kaikista koulutusasteista ja täsmentäen, että velvoite on suoritettava ilman uusia kustannuksia julkiselle taloudelle.
Jos tarvitset täydellisen kuvan tekstistä ja sen vaikutuksista, olemme koonneet sen artikkeliin Sähköinen rekisteri päiväkodille ja varhaiskasvatukselle: mitä sääntö sanoo. Tämä artikkeli alkaa siitä ja katsoo kohti tulevaa koulutusvuotta.
Mitä jää voimaan vuonna 2026/27
Ensimmäinen väärinkäsitys, joka on ratkaistava, koskee kestoa. Kyse ei ole kertaluonteisesta velvoitteesta, joka liittyy yhteen lukuvuoteen: velvoite tuli voimaan vuonna 2025/26 ja jatkuu vuonna 2026/27. Ne, jotka kuuluivat piiriin viime vuonna, kuuluvat siihen myös nyt samoilla ehdoilla. Sinun ei tarvitse etsiä uutta sääntöä: sinun on vahvistettava se, mitä olet jo asettanut.
Toinen kohta on se kaava kustannuksista, ilman uusia kustannuksia julkiselle taloudelle. Suoraan sanottuna se tarkoittaa, että väline on edelleen rakenteen vastuulla. Ei ole erillistä rahastoa, joka kattaisi kulut, joten digitaalinen rekisteri on budjetoitava kuten mikä tahansa muu organisaatiovaihtoehto vuodelle.
Kuka on mukana ja kuka jää ulkopuolelle
Yksityiskoulut ensimmäisellä ja toisella asteella kuuluvat velvoitteeseen ilman tulkintamarginaaleja. Tässä asiassa teksti on selkeä eikä mitään tarvitse tulkita.
Päiväkodit ja 0-3-vuotiaiden koulutuspalvelut ovat kuitenkin ulkopuolella: ne eivät ole yksityiskouluja tämän säännön mukaan, joten ne eivät kuulu velvoitteeseen. 0-3-vuotiaalle rakenteelle digitaalinen rekisteri on hallinnollinen valinta, jota on arvioitava sen organisatoristen etujen vuoksi eikä velvoitteena.
On tärkeää kirjata tämä ero, erityisesti jos hallinnoit useita yksiköitä eri ikäryhmille: sama organisaatio voi sisältää osan piiristä ja osan ulkopuolelta, ja näitä asioita käsitellään eri tavalla.
Yksityiset varhaiskasvatuskoulut: edelleen keskusteltava kohta
Tässä tarvitaan suurinta rehellisyyttä, koska tämä on solmu, johon saamme eniten kysymyksiä.
Pykälä, joka koskee tietojärjestelmää, määrittelee nimenomaan "ensimmäinen ja toinen aste". Sen sijaan sähköistä rekisteriä koskeva pykälä ei sisällä mitään asteita koskevaa määrittelyä. Tästä erosta syntyy yleinen tulkinta, jonka mukaan myös yksityinen varhaiskasvatus olisi mukana velvoitteessa.
Se on edelleen tulkinta, ei varmuus. Se on järkevä ja yleinen tulkinta, mutta se ei ole lähde: se on tapa, jolla tekstiä yleisesti luetaan virallisen selvennyksen puuttuessa. Ja virallista selvennystä ei ole vielä julkaistu: ministeriö ei ole vielä julkaissut kiertokirjettä, joka määrittäisi soveltamisalan.
Käytännön seuraus on yksi. Ennen kuin sitoudut kuluihin, tarkista asemasi asiantuntijasi ja alueesi koulutusviranomaisen kanssa. He voivat kertoa sinulle, miten sääntöä sovelletaan tapaasi ja alueellasi. Ei kiirettä eikä määräaikoja, joita pitää tavoitella: hyvä tarkistus ennen kuin allekirjoitat mitään.
Mitä tehdä nyt käytännössä
- Kirjaa jokaisen yksikön asema mustalla valkoiselle. Jokaiselle toimipisteelle: palveltava ikäryhmä, oikeudellinen luonne, onko tasa-arvoa vai ei. Tämä on jokaisen seuraavan päätöksen perusta.
- Pyydä kirjallinen vahvistus. Sähköposti asiantuntijalle ja pyyntö alueen koulutusviranomaiselle antaa sinulle asiakirjatukea, joka on hyödyllistä jopa kuukausien päästä.
- Jos käytät jo digitaalista rekisteriä, tarkista tietojen vienti. Varmista, että voit viedä ja säilyttää rekisteröimäsi tiedot, muodoissa, jotka ovat luettavissa myös ohjelmiston ulkopuolella.
- Päätä, kuka rekisteröi mitä. Tulo, lähtö, poissaolot: määritä nyt, kuka hoitaa kunkin osaston asiat ja mihin aikaan päivästä, jotta syyskuussa ei improvisoida.
- Yhdistele tietosuojatiedot ja nimitykset. Jos vaihdat välinettä, perheille annettavat tiedot ja toimittajan nimittäminen tietojenkäsittelyn vastuuhenkilöksi on päivitettävä vastaavasti.
- Valmistele viestintä perheille. Muutama rivi vuoden alun kirjeessä estää kymmeniä kysymyksiä avautumispäivänä.
Kuinka se kääntyy osaston päivässä
Normatiivisen kehyksen lisäksi digitaalinen rekisteri on järkevä vain, jos se kestää 0-6-vuotiaan rakenteen todellista rytmiä. Easy.Schoolin digitaalinen rekisteri on mukana lisenssissä: se ei ole erillinen moduuli, joka on ostettava erikseen.
Rekisteröi tulo, lähtö ja poissaolo kellonajan, saattajan ja syyn mukaan, ja tiedonkeruu voi tapahtua käsin, QR-koodista tai PIN-koodista riippuen siitä, miten rakenteen sisäänkäynti on järjestetty. Päiväkirja kokoaa läsnäolon, lounaan, välipalan, päiväunet, tarpeet, aktiviteetit ja päivän keskiarvon: kasvattajilla on yksi paikka, johon tehdä muistiinpanoja, sen sijaan että heillä olisi kolme eri vihkoa. Toistuvat rekisteröinnit automatisoidaan osastokohtaisesti, viikonpäivittäin ja aikavälein, joten mitä toistuu joka viikko, ei tarvitse kirjoittaa uudelleen joka kerta.
Asiakirjapuolella rekisterit voidaan viedä PDF-, Excel- ja CSV-muodoissa. On myös protokollarekisteri, jossa on vuosittainen juokseva numerointi, SHA-256-hajautus tiedostossa ja ZIP-vienti päivämäärävälille. Jokaisella rakenteella on oma tietokanta, tiedot pysyvät eurooppalaisella alueella, nimitystoiminta vastuuhenkilöksi on ladattavissa, DPO on nimetty ja taulukoiden toimet on kirjattu lokiin.
Kustannuksista, koska sääntö ei tuo mukanaan rahoitusta, luku on tämä: ensimmäiselle 20 rekisteröidylle lapselle lisenssi maksaa 25 euroa kuukaudessa tai 250 euroa vuodessa plus ALV, 4 Gt sisältyy. Jokainen ylimääräinen lapsi lisää 0,60 euroa kuukaudessa (6 euroa vuodessa) ja 0,2 Gt. Ainoat kulut ovat ylimääräiset Gt, SMS-viestit ja AI-toiminnot. Easy.School on pilvipohjainen hallintojärjestelmä, joka on omistettu 0-6-vuotiaille, kehitetty roomalaisessa ohjelmistotalossa, joka on toiminut vuodesta 2010 ja jota käyttää yli 1000 rakennusta.
Yhteenvetona
Sähköinen rekisteri yksityiskouluille ei ollut yhden vuoden toimenpide: se pysyy voimassa vuonna 2026/27, samalla rakenteella kuin vuonna 2025/26. Ensimmäisen ja toisen asteen yksityiskoulut ovat mukana; päiväkodit ja 0-3-vuotiaat palvelut ovat velvoitteen ulkopuolella ja arvioivat digitaalista hallintovalintana; yksityisten varhaiskasvatuskoulujen osalta yleinen tulkinta on, että ne sisältyvät, mutta se on tulkinta ja ministeriöltä puuttuu vielä kiertokirje, joka selventäisi soveltamisalaa.
Ennen kuin sitoudut resursseihin, tarkista asemasi asiantuntijalta ja alueesi koulutusviranomaiselta. Sitten valitse väline rauhassa, katsoen miten rakenteesi todella toimii. Kokeile Easy.Schoolia ilmaiseksi.
