Kuukauden lopussa sihteeristössä: avataan maksutaulukko, ristiin tarkastetaan läsnäolorekisteri, lasketaan ateriat, sovelletaan syyskuussa sovittuja alennuksia ja tarkistetaan kolme kertaa ennen laskujen lähettämistä. Kaksi lasta, joilla on lyhennetty työaika, ja yksi sairauspoissaolo riittävät siihen, että jokin ei täsmää.
Katso, miltä maksu todella näyttää 0-6-vuotiaiden palvelussa, mitä laskentamalleja on olemassa, missä taulukko ei enää toimi ja kuinka laskut saadaan syntymään itsestään.
Maksu ei ole numero, se on erilaisten osien summa
Esitteessä maksu näyttää olevan yksi summa: "350 euroa kuukaudessa". Käytännössä tuo summa on erilaisten osien summa, joista jokaisella on oma logiikkansa ja oma tiheytensä:
- Kiinteä maksu — perusopetuspalvelu, sama joka kuukausi riippumatta läsnäolopäivistä.
- Ilmoittautumismaksu — kertaluonteinen alussa koulutusvuotta, usein eri summilla uusille ilmoittautuneille ja uusijoille.
- Ruokailu — aterian mukaan tai kiinteästi, välipala joskus sisältyy ja joskus erikseen.
- Työajan pidennys — lähtö klo 17 tai 18, aikaisempi tulo, lauantaina avoinna.
- Alennukset — toinen lapsi, sopimus kunnan tai yrityksen kanssa, yksilöllinen sopimus perheen kanssa, alennus pitkäaikaisesta poissaolosta.
Jokainen osa käyttäytyy eri tavalla: jotkut ovat vakaita, toiset muuttuvat päivittäin sen mukaan, mitä osastolla tapahtuu. Tästä syntyy monimutkaisuus, ei matematiikasta.
Miksi taulukko rikkoutuu, kun muuttujat lisääntyvät
Taulukko toimii erinomaisesti niin kauan kuin kaikki ilmoittautuneet lapset maksavat samaa kiinteää maksua ja käyvät samalla tavalla. Se ei toimi hyvin, kun tulee osapäiväisiä työntekijöitä, alennuksia saavia sisaruksia, sopimuksia omilla summillaan, puolivälin ilmoittautumisia ja aikaisia peruutuksia.
Rikkoutumispiste ei ole lasten määrä: se on yhdistelmien määrä. Viidellätoista lapsella ja viidellä läsnäolotyypillä tarkastettavat rivit ylittävät käytettävissä olevat tunnit. Ja virheet ovat aina samoja: kaava vedetty yhdellä rivillä vähemmän, uusi ilmoittautunut lisätty aikarajan ulkopuolelle, tiedosto avattu kahden henkilön toimesta samanaikaisesti, alennus muistettu vain yhdeltä kollegalta.
Todellinen kustannus ei ole väärä lasku. Se on aika, joka kuluu tarkistamiseen, perheen puhelu, joka kyseenalaistaa summan, ja se, että muisti siitä, kuinka maksu lasketaan, on vain yhden ihmisen päässä.
Viisi tapaa laskea summa
Easy.Schoolissa jokainen yksikkö määrittää oman tuotekataloginsa, eli palveluiden luettelon, joita se laskuttaa. Jokaisella tuotteella on tyyppi, ja tyyppi päättää, kuinka summa lasketaan:
- Kiinteä summa — summa on aina sama. Sopii kuukausimaksulle, ilmoittautumismaksulle, vakuutukselle.
- Läsnäolon mukaan — yksikköhinta kerrotaan todellisesti läsnäolopäivien määrällä. Tämä on kulutuspalveluiden ja epäsäännöllisten läsnäolojen malli.
- Aterian mukaan — lasketaan syödyt lounaat ja välipalat, ei päiviä. Vain aamupäivällä läsnä oleva lapsi ei maksa lounasta, jota hän ei syönyt.
- Aikarajan mukaan — lukee sisään- ja uloskäynnin ajan ja määrittää vastaavan aikarajan summan. Tämä on puhdas tapa hallita pidennyksiä ja myöhästyneitä lähtöjä.
- Alennus poissaolosta — vähentää summan jokaiselta päivältä, jolloin lasta ei ole, sen mukaan, mitä yksikkö on päättänyt.
Valinta näiden mallien välillä ei ole tekninen kysymys: se on hinnoittelupoliittinen valinta. Päättää, maksetaanko ruokailu aterian mukaan vai kiinteästi, ja onko poissaolo alennus vai ei, tarkoittaa päättää, kuinka ennakoitavaa tulosi on ja kuinka ennakoitavaa perheiden kulut ovat.
Läsnäolot ovat tieto, joka tukee koko laskentaa
Kolme viidestä mallista riippuu siitä, mitä osastolla todella tapahtui. Siksi päivittäinen läsnäolotietojen kirjaaminen ei ole erillinen velvoite kirjanpidosta: se on sen perusta. Sisään- ja uloskäynnit, lounaat, välipalat ja lepohetket kirjataan joka päivä kasvattajien toimesta, ja siitä laskenta etenee ilman kopioimista.
Etuna on kaksinkertainen. Sihteeristön ei enää tarvitse siirtää paperirekisteriä kuukauden lopussa, ja kun perhe pyytää selityksiä summasta, vastaus on tarkistettavissa: sinä päivänä lähtö oli klo 17:20, joten aikaraja on tämä. Jos haluat syventää, kuinka päivittäinen kirjaaminen toimii, keskustelemme siitä Sovelluksessa läsnäoloista päiväkodissa.
Tuotteista paketteihin: laskut, jotka syntyvät itsestään
Tuotteet annetaan yksittäiselle lapselle, ja mahdollisuus soveltaa yksilöllistä alennusta on olemassa. Täällä elävät poikkeukset: toinen lapsi, yrityssopimus, perheen kanssa marraskuussa sovittu sopimus. Poikkeus jää kirjoitettuna lapsen tiedoihin, ei muistiin marginaalissa.
Paketti vie seuraavan askeleen: se ryhmittelee useita tuotteita ja liittää ne lasten luetteloon. Jokaiselle paketille määrität laskutusjakson (kertaluonteinen, viikoittainen, kuukausittainen), päivän, jolloin asiakirjat luodaan, asiakirjan tyypin ja maksutavan. Siitä eteenpäin laskut luodaan automaattisesti, ja summat on jo laskettu kyseisen ajanjakson läsnäolojen mukaan.
Työ sihteeristössä muuttuu: "laskujen täyttäminen" muuttuu "laskujen tarkistamiseksi". Suurin osa vaivasta siirtyy vain kerran, kun määrität tuotteet ja paketit vuoden alussa.
Julkaisun jälkeen: tulot, tilat ja sähköinen laskutus
Asiakirjalla on oma syklinsä: luonnos, lasku, kuitti, pro forma. Asiakirjan tila ja SDI-tila pysyvät erikseen seurattuna, joten tiedät aina, liittyykö ongelma tuloihin vai lähetykseen. Lähetys SDI:lle tapahtuu suoraan hallintojärjestelmästä.
Tulot kirjataan maksutavan mukaan, ja tila päivittyy itsestään: maksamatta, osittain maksettu, maksettu. Tietäminen, mitkä maksut ovat vielä avoimia, on ero ajantasaisen muistutuksen ja maaliskuun kiireen välillä. Asiakirjan ympärillä löydät ALV-kannat, kustannuskeskukset, jotka voidaan liittää jopa yksittäiseen riviin, muokattavat laskupäivämäärät ja hyvityslaput.
Perheet näkevät laskut, kuitit ja pro forma -asiakirjat suoraan Easy Family -sovelluksesta: vähemmän kopioita sähköpostitse ja vähemmän asiakirjoja hukassa.
Raportit, maksujen ilmoittaminen ja vuoden päättäminen
Hetki, jolloin ymmärretään, onko laskenta ollut järjestyksessä koko vuoden, on kevät, kun perheet pyytävät maksujen ilmoitusta veroilmoitusta varten. Jos tiedot ovat jo järjestelmässä, ilmoitus tuotetaan sieltä, yhdessä vuosiraporttien ja yksittäisten lasten raporttien kanssa, massalataus asiakirjoista, kun on tarpeen toimittaa kaikki kerralla.
Nämä ovat myös lukuja, joita koordinaattori tarvitsee miettiessään seuraavaa vuotta: kuinka paljon ruokailu todella maksaa, kuinka paljon työajan pidennys tuottaa, kuinka paljon poissaolot vaikuttavat yksikön budjettiin. Olemme kirjoittaneet myös taloushallinnan yleiskuvasta Päiväkotimaksujen hallintaohjelmasta.
Yhteenvetona
Maksu on erilaisten logiikoiden summa: kiinteät summat, läsnäoloon perustuvat laskelmat, aterialaskelmat, aikarajat, alennukset poissaoloista. Niin kauan kuin yhdistelmät ovat vähäisiä, taulukko toimii; kun ne kasvavat, sihteeristön aika kuluu tarkistuksiin. Tuotteiden määrittäminen niiden laskentatyypin mukaan, ryhmittäminen paketteihin ja liittäminen päivittäin kirjattuihin läsnäoloihin yksinkertaistaa työtä ja palauttaa kuukauden lopun tunnit.
Haluatko nähdä, kuinka maksut määritetään yksikössäsi? Kokeile Easy.Schoolia ilmaiseksi.
