Was sind Vollmachten
Die Vollmachten sind die Liste der personen, die berechtigt sind, dein Kind von der Einrichtung abzuholen, zusätzlich zu den Hauptangehörigen.
Typischerweise sind dies Großeltern, Onkel, Babysitter, Familienfreunde oder andere vertrauenswürdige Personen, die an bestimmten Tagen zum Zeitpunkt der Abholung erscheinen können, um das Kind abzuholen.
Die registrierten Bevollmächtigten:
haben keinen Zugang zum Verwaltungssystem oder zur Easy Family App;
erhalten keine Zugangsdaten, E-Mails oder Benachrichtigungen;
werden einfach vom Personal der Einrichtung anhand der Daten und des Dokuments, das du eingegeben hast, erkannt.
Hinweis: Für jeden Bevollmächtigten kannst du Vorname, Nachname und (empfohlen) ein angehängtes Dokument eingeben, z. B. ein Foto seines Ausweises.
Welches Dokument anhängen
Die Datei, die hochgeladen werden soll, ist in der Regel der Ausweis des Bevollmächtigten (Personalausweis, Führerschein, Reisepass), damit das Personal ihn zum Zeitpunkt der Abholung erkennen kann.
Einige Einrichtungen ziehen es vor, dass das unterzeichnete Vollmachtsformular hochgeladen wird: Frage den Koordinator deiner Einrichtung, welches Verfahren zu befolgen ist.
Unterstützte Formate: jpg, jpeg, png, pdf.
Wichtig: Das Hochladen des Dokuments ist optional. Du kannst einen Bevollmächtigten auch nur mit Vorname und Nachname speichern, es wird jedoch dringend empfohlen, ein Dokument anzuhängen, um die Identifikation zu erleichtern.
Ein Bevollmächtigter über die Easy Family App hinzufügen
Schritt 1 — Melde dich in der App an
Öffne die Easy Family App auf deinem Smartphone.
Melde dich mit deinen Zugangsdaten an.
Wähle die Einrichtung des Schülers aus.
Wenn du mehrere Schüler zugeordnet hast, wähle denjenigen aus, für den du den Bevollmächtigten hinzufügen möchtest.
Schritt 2 — Gehe zum Abschnitt Vollmachten
Von der Startseite aus, gehe zum Abschnitt „Anwesenheiten“.
Innerhalb von Anwesenheiten, finde und tippe auf den Punkt „Vollmachten“.
Es öffnet sich die Seite mit der Liste der bereits für den Schüler eingegebenen Bevollmächtigten (sie wird leer sein, wenn es das erste Mal ist).
Schritt 3 — Füge einen neuen Bevollmächtigten hinzu
Tippe auf die Schaltfläche, um einen neuen Bevollmächtigten hinzuzufügen.
Fülle die folgenden Felder aus:
Vorname (obligatorisch) — der Vorname des Bevollmächtigten.
Nachname (obligatorisch) — der Nachname des Bevollmächtigten.
(Optional, aber empfohlen) Tippe auf die Schaltfläche „Dokument hochladen“, um den Ausweis des Bevollmächtigten anzuhängen. Du kannst:
ein Foto, das bereits in der Galerie deines Telefons vorhanden ist, auswählen;
oder ein Foto des Dokuments im Moment aufnehmen.
Überprüfe, ob die Datei lesbar ist.
Schritt 4 — Speichern
Wenn die obligatorischen Felder (Vorname und Nachname) ausgefüllt sind, wird die Schaltfläche „Speichern“ aktiv (grün).
Tippe auf „Speichern“, um zu bestätigen.
Der neue Bevollmächtigte wird sofort in der Liste angezeigt und ist sofort für das Personal der Einrichtung sichtbar.
Ein Bevollmächtigter über den Browser hinzufügen
Wenn du lieber den Computer verwenden möchtest, kannst du einen Bevollmächtigten auch über das Webpanel hinzufügen.
Schritt 1 — Melde dich im Verwaltungssystem an
Öffne den Browser und melde dich mit deinen Zugangsdaten als Angehöriger im Verwaltungssystem deiner Einrichtung an.
Schritt 2 — Gehe zum Abschnitt Vollmachten
Klicke im linken Menü auf „Anwesenheiten“, um das Untermenü zu erweitern.
Klicke auf „Vollmachten“ unter den geöffneten Punkten.
Du wirst die Liste der bereits registrierten Bevollmächtigten für deinen/n Schüler/in sehen.
Schritt 3 — Füge einen neuen Bevollmächtigten hinzu
Klicke auf die Schaltfläche, um einen neuen Bevollmächtigten hinzuzufügen.
Fülle den Vornamen (obligatorisch) aus.
Fülle den Nachnamen (obligatorisch) aus.
(Optional) Klicke auf „Dokument hochladen“ und wähle die Datei von deinem Computer aus (jpg, jpeg, png, pdf).
Schritt 4 — Speichern
Klicke auf „Speichern“, um den Bevollmächtigten zu registrieren.
Das Dokument eines Bevollmächtigten ändern
Wenn das angehängte Dokument abgelaufen ist, schwer lesbar ist oder du es durch eine andere Datei ersetzen möchtest, kannst du es jederzeit sowohl über die App als auch über den Browser aktualisieren.
Gehe zu Anwesenheiten → Vollmachten.
Finde den Bevollmächtigten, dessen Dokument du aktualisieren möchtest.
Öffne seine Karte (indem du den Bevollmächtigten in der App antippst oder auf das Bearbeitungssymbol im Browser klickst).
Lade die neue Datei mit der Schaltfläche „Dokument hochladen“ hoch.
Speichern.
Die vorherige Datei wird durch die neu hochgeladene ersetzt.
Hinweis: Als Angehöriger kannst du nur die angehängte Datei ändern. Der Vorname und der Nachname des Bevollmächtigten können nach der Eingabe nicht mehr von deinem Profil aus geändert werden. Wenn du falsche Daten eingegeben hast, kontaktiere die Einrichtung zur Korrektur.
Wie man einen Bevollmächtigten löscht
Wichtig: Einmal eingegeben, kannst du einen Bevollmächtigten nicht von deinem Angehörigenprofil löschen, auch wenn du ihn versehentlich hinzugefügt hast.
Um einen Bevollmächtigten zu entfernen, musst du die Löschung bei der Einrichtung anfordern. Du kannst dies auf eine der folgenden Arten tun:
indem du eine Nachricht von der Easy Family App an die Einrichtung sendest;
indem du direkt den Koordinator oder das Sekretariat kontaktierst;
indem du es dem Personal persönlich beim Betreten oder Verlassen mitteilst.
Der Koordinator wird den Bevollmächtigten von seinem Panel entfernen.
Dieses Verfahren dient dazu, die Sicherheit des Schülers zu gewährleisten: Jede Löschung erfolgt nach einer Überprüfung durch die Einrichtung.
Häufig gestellte Fragen
Erhält der Bevollmächtigte, den ich einfüge, Zugangsdaten für die App? Nein. Der Bevollmächtigte erhält nichts: keine E-Mail, kein Passwort, keine Benachrichtigung. Er wird einfach im Profil deines Schülers registriert, damit das Personal ihn bei der Abholung erkennen kann.
Musste ich den Ausweis hochladen? Nein, das ist optional. Das Hochladen eines Dokuments (Personalausweis oder Foto des Bevollmächtigten) hilft dem Personal jedoch, die Person bei der Abholung zu erkennen, und wird daher dringend empfohlen.
Kann ich mehrere Bevollmächtigte für denselben Schüler einfügen? Ja, du kannst alle Bevollmächtigten einfügen, die du benötigst (z. B. beide Großeltern, eine Tante und eine Babysitterin).
Ich habe versehentlich einen Bevollmächtigten hinzugefügt, wie kann ich ihn löschen? Du kannst ihn nicht direkt löschen. Sende eine Nachricht an die Einrichtung über die Easy Family App oder kontaktiere den Koordinator: sie werden sich um die Entfernung kümmern.
Ich habe den Namen oder Nachnamen des Bevollmächtigten falsch geschrieben. Kann ich sie korrigieren? Von deinem Angehörigenprofil aus kannst du nur das angehängte Dokument aktualisieren. Für die Korrektur von Vorname oder Nachname kontaktiere die Einrichtung.
Ist der Bevollmächtigte auch für andere Kinder, die ich in derselben Einrichtung habe, gültig? Nein, die Vollmachten sind jedem einzelnen Schüler zugeordnet. Wenn du möchtest, dass dieselbe Person auch ein anderes Kind abholen kann, musst du sie auch in dessen Profil einfügen. (Auf der Seite der Einrichtung kann der Koordinator denselben Bevollmächtigten, der bereits im Archiv ist, für mehrere Schüler importieren.)
Wann kann ich die Vollmachten hochladen? Nur zu Beginn des Jahres? Nein, du kannst die Bevollmächtigten zu jeder Zeit des Jahres einfügen oder aktualisieren, auch mehrmals, je nach deinen Bedürfnissen.