Funktionsbeschreibung
Easy.School ermöglicht es der Koordination, festzulegen, an welchen Tagen und in welchen Zeitfenstern Familien der Einrichtung Nachrichten senden können, sowohl über die App Easy Family als auch über die Webversion. Außerhalb dieser Zeitfenster ist das Senden gesperrt, der Angehörige kann die Nachricht jedoch als Entwurf speichern und später senden.
Diese Funktion stellt sicher, dass das Personal nachts, am Wochenende oder zu Zeiten, in denen die Einrichtung geschlossen ist, keine Nachrichten erhält, und verbessert so das Kommunikationsmanagement und das Wohlbefinden des Teams.
Hinweis: Die Sperre betrifft ausschließlich Nachrichten, die von Angehörigen an die Einrichtung gesendet werden. Die Koordination und die pädagogischen Fachkräfte können jederzeit Nachrichten an die Familien senden.
Hinweis: Die Konfiguration gilt für den Standort, in dem Sie sich befinden. Wenn Sie mehrere Standorte verwalten, müssen Sie die Sperre in jedem einzelnen einrichten.
Wo finden Sie die Einstellung
Diese Einstellung befindet sich auf der Koordinatorseite (hellblaues Menü) innerhalb des Standorts:
Einstellungen → Kommunikation
So aktivieren Sie die Zeitbeschränkung
Schritt 1 – Zum Bereich Kommunikation gehen
Melden Sie sich mit einem Koordinator-Konto in der Verwaltung an und öffnen Sie den gewünschten Standort.
Klicken Sie im linken Menü auf „Einstellungen“, um das Untermenü zu erweitern.
Klicken Sie im Untermenü auf „Kommunikation“.
Schritt 2 – Die Zeitbeschränkung aktivieren
Auf der Seite Kommunikation finden Sie die Option:
„Nachrichten von Familien an die Schule auf bestimmte Zeiten beschränken“
Standardmäßig ist diese Option deaktiviert. Um sie zu aktivieren, klicken Sie auf den Schalter rechts neben dem Eintrag: Er wird grün.
Es erscheint der Hinweistext:
„Wenn aktiviert, können Familienmitglieder der Schule nur während der für den jeweiligen Tag festgelegten Zeitfenster Nachrichten senden“
und der Bereich Schnellvorlagen sowie die Liste der Wochentage werden geöffnet.
Schritt 3 – (Optional) Eine Schnellvorlage anwenden
Die Vorlagen füllen mit einem Klick die Zeitfenster der Werktage (Mo–Fr) aus, die Sie anschließend anpassen können:
„Schulzeiten“ — Mo–Fr · 07:00–17:00
„Nur vormittags“ — Mo–Fr · 07:00–13:00
„Verlängerte Zeiten“ — Mo–Fr · 07:00–19:00
Schritt 4 – Die Zeitfenster für jeden Tag festlegen
Klicken Sie auf einen Tag (oder auf den Pfeil daneben), um ihn zu erweitern und die vorhandenen Zeitfenster zu sehen.
Um ein Zeitfenster hinzuzufügen, klicken Sie auf „+ Zeitfenster hinzufügen“ und füllen Sie die beiden Pflichtfelder „Startzeit“ und „Endzeit“ aus. Beispiel: 08:00 – 18:00
Klicken Sie auf „Speichern“, um das Zeitfenster zu bestätigen.
Um ein Zeitfenster zu entfernen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben dem Zeitfenster.
Sie können mehrere Zeitfenster am selben Tag eintragen (zum Beispiel eines am Vormittag und eines am Nachmittag) sowie für jeden Tag unterschiedliche Zeiten festlegen, etwa samstags nur vormittags.
Achtung: Ein Tag ohne Zeitfenster erlaubt den Familien an diesem Tag nicht, Nachrichten zu schreiben. Wenn Sie die Beschränkung aktivieren, ohne ein Zeitfenster einzutragen, können die Familien nie schreiben.
Schritt 5 – Die Einstellungen speichern
Klicken Sie nach dem Festlegen der Zeitfenster auf „Speichern“: Die Änderungen werden erst nach dem Speichern wirksam.
So deaktivieren Sie die Zeitbeschränkung
Damit Familien jederzeit Nachrichten senden können:
Öffnen Sie Einstellungen → Kommunikation.
Klicken Sie auf den Schalter, um ihn zu deaktivieren.
Klicken Sie gegebenenfalls auf „Speichern“, um die Änderung zu bestätigen.
Was die Familien sehen
Wenn ein Angehöriger versucht, außerhalb der erlaubten Zeitfenster zu schreiben, sowohl in der App Easy Family als auch in der Webversion, erscheint auf dem Nachrichtenbildschirm ein roter Hinweis:
„Das Senden von Nachrichten ist derzeit nicht erlaubt. Sie können Ihre Nachricht aber als Entwurf speichern und es später erneut versuchen.“
Der Angehörige kann die Nachricht verfassen und mit der Schaltfläche „Entwurf speichern“ sichern, um sie zu senden, sobald wieder ein erlaubtes Zeitfenster beginnt.
Zusammenfassung
Wo: Koordinatorseite → Einstellungen → Kommunikation
Erforderliche Rolle: Koordinator
Geltungsbereich: der Standort, in dem die Einstellung vorgenommen wird
Zeitfenster: eines oder mehrere pro Wochentag, mit Schnellvorlagen für Mo–Fr
Außerhalb der Zeiten: Familien können die Nachricht nur als Entwurf speichern
Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Beschreibung finden Sie auch in der Anleitung Wie man die Kommunikationssperre für Familien einrichtet.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich für verschiedene Tage unterschiedliche Zeitfenster festlegen (z. B. am Wochenende)? Ja. Jeder Tag hat seine eigenen Zeitfenster, die Sie einzeln hinzufügen, ändern oder entfernen können. Ein Tag ohne Zeitfenster bleibt für Nachrichten gesperrt.
Kann ich mehrere Zeitfenster am selben Tag eintragen? Ja, mit „+ Zeitfenster hinzufügen“ können Sie mehrere Intervalle am selben Tag anlegen.
Wenn ich den Schalter deaktiviere, können die Familien dann zu jeder Uhrzeit schreiben? Ja, wenn Sie den Schalter deaktivieren, können die Familien Nachrichten ohne zeitliche Einschränkung senden.
Gilt die Sperre auch für Abwesenheitsmeldungen? Nein, die Meldung von Abwesenheiten über die entsprechende Funktion der App unterliegt dieser Sperre nicht.