Die Kommunikationssperre ermöglicht es dem Koordinator, Zeitfenster festzulegen, innerhalb derer Familien Kommunikationen an die Einrichtung über die Easy Family App oder die Webversion senden können. Außerhalb dieser Zeitfenster ist das Senden blockiert: Die Familie kann die Nachricht jedoch als Entwurf speichern und später senden.
Die Funktion kann jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden:
Deaktiviert (Standard-Einstellung): Familien können Kommunikationen ohne zeitliche Einschränkungen schreiben und senden.
Aktiviert: Familien können Kommunikationen nur an den Tagen und in den Zeitfenstern senden, die Sie konfiguriert haben.
Hinweis: Die Sperre betrifft ausschließlich die Nachrichten, die von Familienmitgliedern an die Einrichtung gesendet werden. Der Koordinator und die Erzieher können weiterhin jederzeit Kommunikationen an die Familien senden.
Hinweis: Die Konfiguration gilt für den Standort, an dem Sie sich befinden. Wenn Sie mehrere Standorte verwalten, müssen Sie die Sperre in jedem einzelnen einrichten.
Wo es zu finden ist
Die Einstellung befindet sich auf der Koordinatoren-Seite (blaues Menü), innerhalb des Standorts:
Einstellungen → Kommunikationen
Wie man die Kommunikationssperre aktiviert
Schritt 1 – Öffnen Sie den Bereich Kommunikationen
Loggen Sie sich mit einem Koordinatoren-Konto in das Verwaltungssystem ein und gehen Sie zum gewünschten Standort.
Klicken Sie im linken Menü auf „Einstellungen“, um das Untermenü zu öffnen.
Klicken Sie auf den Punkt „Kommunikationen“.
Schritt 2 – Aktivieren Sie die zeitliche Begrenzung
Auf der Seite Kommunikationen finden Sie die Option:
„Begrenze Nachrichten der Familien an die Schule auf bestimmte Zeiten“
Standardmäßig ist sie deaktiviert. Klicken Sie auf den Schalter (Toggle) rechts neben dem Punkt, um sie zu aktivieren: Sie wird grün.
Es erscheint der erläuternde Text:
„Wenn aktiviert, können Familienmitglieder Nachrichten an die Schule nur während der für jeden Tag festgelegten Zeitfenster senden“
und der Bereich Schnelleinstellungen sowie die Liste der Wochentage werden geöffnet.
Schritt 3 – (Optional) Eine schnelleinstellung anwenden
Der Bereich „Schnelleinstellungen“ wendet eine Standardkonfiguration auf die Werktage (Mo–Fr) an; Sie können diese jedoch später ändern. Es stehen drei Optionen zur Verfügung:
„Schulzeit“ — Mo–Fr · 07:00–17:00
„Nur Vormittag“ — Mo–Fr · 07:00–13:00
„Erweiterte Zeit“ — Mo–Fr · 07:00–19:00
Klicken Sie auf die Karte der gewünschten Voreinstellung: Die Zeitfenster der Werktage werden automatisch ausgefüllt. Sie können diese dann Tag für Tag anpassen.
Schritt 4 – Zeitfenster für jeden Tag festlegen
Unter den Voreinstellungen finden Sie die Liste der Tage (Montag, Dienstag, Mittwoch …). Jeder Tag zeigt rechts das festgelegte Zeitfenster und einen Pfeil zum Erweitern an.
Um die Zeitfenster eines Tages zu verwalten:
Klicken Sie auf den Tag (oder den Pfeil), um ihn zu erweitern: Sie sehen die bereits vorhandenen Zeitfenster.
Um ein Zeitfenster hinzuzufügen, klicken Sie auf „+ Zeitfenster hinzufügen“.
Im Fenster „Zeitfenster für [Tag] hinzufügen“ füllen Sie die beiden Pflichtfelder aus:
„Startzeit“ — die Uhrzeit, ab der die Familien Kommunikationen senden können.
„Endzeit“ — die Uhrzeit, nach der das Senden nicht mehr erlaubt ist.
Klicken Sie auf „Speichern“, um das Zeitfenster zu bestätigen (oder auf „Abbrechen“, um es nicht hinzuzufügen).
Um ein Zeitfenster zu entfernen, klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol neben dem Zeitfenster.
Tipp: Sie können mehrere Zeitfenster am selben Tag hinzufügen (zum Beispiel eines am Morgen und eines am Nachmittag), indem Sie „+ Zeitfenster hinzufügen“ wiederholen. Ein Tag, der ohne Zeitfenster bleibt, erlaubt es den Familien nicht, an diesem Tag Kommunikationen zu senden.
Wichtig: Wenn Sie die Sperre aktivieren, aber kein Zeitfenster einfügen, können die Eltern NIE schreiben, wodurch das Kommunikationswerkzeug vollständig blockiert wird.
Schritt 5 – Konfiguration speichern
Nachdem Sie die Voreinstellung und die Zeitfenster festgelegt haben, klicken Sie auf „Speichern“, um die Sperre wirksam zu machen.
Wichtig: Änderungen an den Zeitfenstern werden erst aktiv, nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben.
Wie man die Kommunikationssperre deaktiviert
Um die Begrenzung aufzuheben und den Familien zu erlauben, jederzeit zu schreiben:
Gehen Sie zu Einstellungen → Kommunikationen.
Klicken Sie auf den Schalter (Toggle), um ihn deaktivieren.
Wenn erforderlich, klicken Sie auf „Speichern“, um zu bestätigen.
Mit deaktiviertem Toggle können die Familien wieder Kommunikationen ohne zeitliche Einschränkungen senden.
Was die Familien sehen
Wenn ein Familienmitglied versucht, eine Kommunikation außerhalb der erlaubten Zeitfenster zu schreiben, sowohl über die Easy Family App als auch über die Webversion, erscheint auf dem Bildschirm zur Erstellung der Nachricht eine Warnung in rot:
„Das Senden von Nachrichten ist momentan nicht erlaubt. Sie können Ihre Nachricht jedoch als Entwurf speichern und später erneut versuchen.“
Das Familienmitglied kann die Nachricht dennoch ausfüllen (Empfänger, Betreff, Text, Anhänge) und die Schaltfläche „Entwurf speichern“ verwenden, um sie zu speichern, sodass sie gesendet werden kann, wenn es wieder in einem erlaubten Zeitfenster ist.
Zusammenfassung
ElementDetailFunktionKommunikationssperre (zeitliche Begrenzung für das Senden von Familien)WoKoordinatoren-Seite → Einstellungen → KommunikationenErforderliches ProfilKoordinatorBereichDer Standort, an dem es konfiguriert istSchnelleinstellungenSchulzeit, Nur Vormittag, Erweiterte Zeit (Mo–Fr)AnpassungMehrere und unabhängige Zeitfenster für jeden TagAuswirkung auf die FamilienSenden nur in den festgelegten Zeitfenstern erlaubt; außerhalb der Zeiten ist nur das Speichern als Entwurf möglich
Häufig gestellte Fragen
Wenn ich die Sperre deaktiviere, können die Familien jederzeit schreiben? Ja. Mit deaktiviertem Toggle gibt es keine zeitlichen Einschränkungen.
Kann ich unterschiedliche Zeiten für jeden Wochentag festlegen? Ja. Jeder Tag hat seine eigenen Zeitfenster, die Sie einzeln hinzufügen, ändern oder entfernen können.
Kann ich mehrere Zeitfenster am selben Tag einfügen? Ja. Mit „+ Zeitfenster hinzufügen“ können Sie mehrere Intervalle am selben Tag erstellen (zum Beispiel Vormittag und Nachmittag).
Was passiert, wenn ein Familienmitglied außerhalb der Zeiten schreiben möchte? Es sieht die rote Warnung und kann nicht senden, kann jedoch die Nachricht als Entwurf speichern und später senden.
Gilt die Sperre auch für den Koordinator und die Erzieher? Nein. Sie betrifft nur die Kommunikationen, die von Familienmitgliedern an die Einrichtung gesendet werden.
Sind die Änderungen sofort wirksam? Sie werden wirksam, nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben.