Sådan deler du en fil med alle familiemedlemmer i institutionen

Hvis du ønsker at dele dokumenter med alle familiemedlemmer i en institution (for eksempel regler, formularer der skal underskrives eller enhver anden fil, der altid skal være tilgængelig), skal du følge disse trin ved hjælp af funktionen Studerende > Dokumenter.

Adgang til Dokumentfunktion

1. Log ind på koordinatorsektionen (blå menu).

2. Klik på Studerende i venstre menu.

3. Vælg posten Dokumenter.

Upload en Ny Fil

1. På siden Dokumenter finder du listen over allerede delte filer (hvis der er nogen) og en blå knap med teksten + Upload Ny Fil.

2. Klik på denne knap for at åbne et modalvindue, hvor du kan indtaste filens parametre.

Filkonfiguration

I vinduet der åbner:

1. Filnavn: Indtast et beskrivende navn, der vil være synligt for familiemedlemmerne og brugerne.

2. Upload Fil: Klik på denne knap for at vælge filen fra din enhed.

3. Gør synlig for familiemedlemmer: Brug switchen ved siden af denne mulighed:

• Ja: Filen vil være synlig for familiemedlemmerne i institutionen.

• Nej: Filen vil blive uploadet, men kun du vil kunne se den.

4. For at bekræfte, klik på knappen Gem (grøn).

• Hvis du ønsker at annullere, klik på knappen Tilbage (grå).

Filhåndtering

Efter at have gemt, vil du vende tilbage til siden med listen over uploadede filer. Her kan du se oplysninger som:

• Uploaddato

• Uploadet af

• Filnavn

• Filtype

Hver fil vil have yderligere muligheder:

1. Forhåndsvisning: Klik på det gule ikon med et øje for at se filen.

2. Slet: Brug det røde ikon formet som en skraldespand for at slette filen.

3. Gør synlig/usynlig for familiemedlemmer: Ændre filens synlighed med switchen.

Fordele ved funktionen

Denne funktion er særligt nyttig til standarddokumenter som regler eller indledende formularer:

• Automatisk adgang: Selv nye tilmeldte vil have øjeblikkelig adgang til dokumenterne, når de har modtaget deres legitimationsoplysninger.

• Effektivitet: Det vil ikke længere være nødvendigt at sende filer via e-mail eller separate beskeder, da dokumenterne vil være synlige direkte i administrationssystemet.

På denne måde kan alle familiemedlemmer i institutionen nemt få adgang til de delte filer uden behov for yderligere trin fra din side.