Beskrivelse af funktionen
Funktionen Delegationer giver mulighed for at registrere en liste over personer, der er autoriseret til at hente eleven fra institutionen (f.eks. bedsteforældre, onkler, barnepiger, familievenner) uden at skulle oprette en familie konto for dem og dermed uden at give dem adgang til administrationssystemet eller App Easy Family.
For hver delegat kan man registrere:
Navn (obligatorisk)
Efternavn (obligatorisk)
Et vedhæftet dokument (valgfrit) — generelt delegatens identitetsdokument, men efter institutionens skøn kan der også uploades en underskreven delegationsformular fra forælderen eller ethvert andet nyttigt dokument (formaterne jpg, jpeg, png, pdf understøttes).
Bemærk: Delegater modtager ikke legitimationsoplysninger og kan ikke få adgang til systemet. Deres funktion er udelukkende at blive genkendt af institutionens personale, når eleven hentes.
Hvor funktionen findes
Profil Position Hvad kan Koordinator (browser, lyseblå menu) Elevkort → dropdown Delegationer Tilføje, importere, redigere, slette Underviser (browser, grøn menu) Elevkort → dropdown Delegationer Kun visning (inklusive det vedhæftede dokument) App Easy Staff Studenterliste → elev → Se kort → sektion Delegationer Kun visning Familie (browser) Menu Tilstedeværelser → Delegationer Tilføje, redigere det vedhæftede dokument App Easy Family Menu Tilstedeværelser → Delegationer Tilføje, redigere det vedhæftede dokument
Fra Koordinatorens side — Tilføje en delegat
Trin 1 — Få adgang til elevens kort
Log ind på administrationssystemet med en koordinator konto (lyseblå menu til venstre).
I venstre menu klikker du på "Studerende" for at udvide undermenuen.
Klik på "Studenterliste".
Find den elev, du vil tilføje en delegat til, og klik på deres navn (eller på redigeringsikonet) for at åbne kortet.
Trin 2 — Åbn sektionen Delegationer
Når du er inde på elevens kort, finder du en dropdown (kombinationsboks) øverst, der viser navnet på den aktuelt viste sektion (som standard viser den "Elev").
Klik på pilen i dropdown-menuen for at se alle sektioner på kortet.
Vælg posten "Delegationer".
Der åbnes en side med Delegationer med tabellen over allerede indtastede delegater (eller tom, hvis det er første gang).
Tabellen har kolonnerne: Navn — Efternavn — Dokument — Rediger — Slet.
Trin 3 — Tilføje en ny delegat
Øverst til højre i "Delegationer" panelet finder du to knapper:
"Importér" (lilla) — for at tilknytte en voksen, der allerede er til stede i arkivet (se næste afsnit).
"+ Tilføj" (lyseblå) — for at indtaste en ny delegat fra bunden.
Klik på den lyseblå knap "+ Tilføj".
Der åbnes et modalvindue med titlen "Delegationer" med følgende felter:
Navn* — obligatorisk felt. Indtast navnet på delegaten.
Efternavn* — obligatorisk felt. Indtast efternavnet på delegaten.
Upload dokument — lyseblå knap. Ved at klikke på den åbnes filvælgeren på din enhed, hvor du kan vælge det dokument, der skal vedhæftes.
Understøttede filtyper: jpg, jpeg, png, pdf.
Hvad skal uploades: Det er op til institutionen. Typisk uploades delegatens identitetsdokument; nogle institutioner foretrækker at uploade den underskrevne delegationsformular fra forælderen. Feltet er valgfrit: hvis der ikke uploades noget, vil delegaten stadig blive registreret med navn og efternavn.
Trin 4 — Gem
Når de obligatoriske felter (Navn og Efternavn) er udfyldt, bliver knappen "Gem" nederst grøn og klikbar.
Klik på "Gem" for at registrere delegaten.
Alternativt kan du klikke på "Annuller" for at lukke vinduet uden at gemme noget.
Den nye delegat vil straks vises i tabellen.
Fra Koordinatorens side — Importere en delegat, der allerede er i arkivet
Hvis den person, du vil tilføje som delegat, allerede er til stede i systemet (for eksempel hvis de er forælder til en anden elev i institutionen, eller hvis de allerede er blevet delegater for et andet søskende), behøver du ikke at indtaste dem igen: du kan bruge funktionen Importér.
Trin 1 — Åbn importvinduet
På elevens Delegationer side, klik på den lilla knap "Importér" øverst til højre.
Trin 2 — Søg efter personen
I det vindue, der åbnes, kan du søge efter den person, der skal tilknyttes ved:
Navn
Efternavn
Email
Indtast en eller flere af disse oplysninger i søgefeltet; systemet vil vise de relevante resultater, der allerede findes i institutionens arkiv.
Trin 3 — Bekræft importen
Vælg den korrekte person fra listen over resultater og bekræft handlingen.
Personen vil automatisk blive tilføjet til elevens Delegationer liste, med de personlige oplysninger allerede udfyldt.
Bemærk: Importen opretter ikke en konto og ændrer ikke personens rettigheder; det tilknytter dem udelukkende som delegat til dette elevkort.
Fra Koordinatorens side — Redigere en delegat
Koordinatoren kan redigere alle felter for en allerede indtastet delegat (Navn, Efternavn og Dokument).
Åbn elevens Delegationer side (se Trin 1 og 2 i "Tilføje en delegat").
Find rækken for den delegat, der skal redigeres.
I kolonnen "Rediger", klik på det lyseblå ikon formet som en blyant.
Det samme modalvindue som ved indtastning åbnes, allerede udfyldt med de nuværende oplysninger.
Rediger de ønskede felter. For at erstatte det vedhæftede dokument, klik igen på "Upload dokument" og vælg den nye fil.
Klik på "Gem" for at bekræfte ændringerne.
Fra Koordinatorens side — Vise det vedhæftede dokument
For at se det dokument, der allerede er uploadet for en delegat:
Åbn elevens Delegationer side.
I kolonnen "Dokument", klik på det lilla ikon formet som et ark i overensstemmelse med delegaten.
Filen (billede eller PDF) vil blive åbnet/downloadet til din enhed.
Hvis cellen er tom i stedet for ikonet, betyder det, at der endnu ikke er uploadet noget dokument for den delegat.
Fra Koordinatorens side — Slette en delegat
Advarsel: Sletning af en delegat er definitiv og kan kun udføres af koordinatoren. Hverken undervisere eller familiemedlemmer kan slette delegater.
Åbn elevens Delegationer side.
Find rækken for den delegat, der skal fjernes.
I kolonnen "Slet", klik på det røde ikon formet som en skraldespand.
Bekræft sletningen i advarselsvinduet.
Delegaten vil straks blive fjernet fra listen.
Fra Underviserens side — Vise delegater (browser)
Underviseren (grøn menu) kan ikke tilføje, redigere eller slette delegater, men kan konsultere listen for at verificere, hvem der er autoriseret til at hente eleven ved afhentning.
Fra browser
Log ind på administrationssystemet med en underviser konto (grøn menu til venstre).
Åbn det ønskede elevkort.
I dropdown-menuen øverst på kortet, vælg "Delegationer".
Tabellen med Navn, Efternavn og Dokument for hver delegat vil blive vist.
For at se det vedhæftede dokument, klik på det lilla ikon formet som et ark i kolonnen "Dokument": filen åbnes eller downloades.
Forskellen i forhold til koordinatoren: fra underviserens side er knapperne "+ Tilføj" og "Importér" ikke til stede, ligesom kolonnerne "Rediger" og "Slet". Siden er kun til læsning.
App Easy Staff — Vise delegater
Fra App Easy Staff, der er til rådighed for personalet, kan man også konsultere listen over delegationer.
Åbn appen Easy Staff og log ind.
Gå til "Studenterliste".
Find den ønskede elev (du kan bruge søgefeltet eller filteret "Sektion").
I elevens panel, klik på knappen "Se kort" (nederst til venstre i panelet).
I skærmbilledet "Se kort", scroll ned til sektionen "Delegationer".
Alle registrerede delegater for den elev vil blive listet, med et ikon ved siden af for at åbne det vedhæftede dokument (hvis tilgængeligt).
Fra Familiernes side — Indtaste en delegat fra browser
Familier med adgang kan også selvstændigt indtaste delegater fra browseren.
Trin 1 — Få adgang til familiepanelet
Familien logger ind på administrationssystemet med deres egne legitimationsoplysninger.
I venstre menu klikker de på "Tilstedeværelser".
I den undermenu, der åbnes, klikker de på "Delegationer".
Trin 2 — Tilføje delegaten
Listen over allerede registrerede delegationer for deres studerende vil blive vist.
Klik på knappen for at tilføje en ny delegat.
Udfyld Navn og Efternavn.
(Valgfrit) Upload delegatens dokument (jpg, jpeg, png, pdf).
Gem.
Vigtigt: Når det er indtastet, kan familien ikke slette delegaten. Hvis det er nødvendigt at fjerne den, skal familien anmode om sletning fra institutionen via en meddelelse (f.eks. en besked fra appen eller en direkte anmodning til koordinatoren), som vil sørge for sletningen fra koordinatorens side.
Familien kan altid redigere den vedhæftede fil/billede til delegaten (f.eks. for at opdatere et udløbet identitetsdokument).
Fra Familiernes side — Indtaste en delegat fra App Easy Family
Proceduren fra appen er identisk i konceptet med den fra browseren.
Åbn appen Easy Family og log ind.
Vælg institutionen og den ønskede elev.
Fra startsiden, gå til menuen "Tilstedeværelser".
Vælg undermenuen "Delegationer".
Du vil se listen over allerede indtastede delegater for den elev.
For at tilføje en ny delegat, brug tilføjelsesknappen.
Udfyld Navn og Efternavn (obligatorisk) og eventuelt upload dokumentet fra din enhed (eksisterende billede eller taget på stedet).
Gem.
Også fra appen kan familien redigere den vedhæftede fil, men kan ikke slette delegaten. For sletning skal de henvende sig til institutionen.
Ofte stillede spørgsmål
Modtager delegaten legitimationsoplysninger eller meddelelser? Nej. Delegaten er blot en registreret anagrafisk post; de har ikke adgang til systemet, modtager ikke e-mails, modtager ikke meddelelser.
Er det obligatorisk at uploade et dokument for delegaten? Nej. Kun Navn og Efternavn er obligatoriske. Dokumentet er valgfrit, men stærkt anbefalet for at sikre genkendelse ved afhentning.
Hvilket dokument er bedst at uploade: delegatens identitetskort eller den underskrevne delegation? Det er op til institutionen. Nogle institutioner foretrækker delegatens identitetsdokument (for at lette genkendelsen ved afhentning), mens andre foretrækker den underskrevne delegationsformular fra forælderen. Aftal med koordinatoren, hvilken praksis der skal følges.
Kan et familiemedlem slette en delegat, som de har indtastet ved en fejl? Nej. Familier kan ikke slette delegater, heller ikke dem, de selv har indtastet. De skal sende en anmodning om sletning til institutionen (f.eks. via besked i appen), og koordinatoren vil sørge for fjernelsen.
Kan den samme delegat tilknyttes flere elever? Ja. Koordinatoren kan bruge funktionen "Importér" på hver elevs kort for at tilknytte den samme person, der allerede er til stede i arkivet, til flere elever (nyttigt, f.eks. for bedsteforældre, der henter flere børnebørn fra den samme institution).
Hvad ser underviseren ved afhentning? Underviseren, både fra browser og fra App Easy Staff, kan åbne elevens kort, gå til sektionen Delegationer og se navn, efternavn og vedhæftet dokument for hver autoriseret delegat. På denne måde kan de verificere identiteten af den person, der præsenterer sig for at hente eleven.
Er de delegater, der er indtastet af familiemedlemmer via appen, straks synlige for personalet? Ja. Alle indtastede delegater — både fra koordinatoren, fra familiemedlemmer via browser og fra familiemedlemmer via App Easy Family — er synlige i realtid for personalet fra underviserens side, koordinatorens side og fra App Easy Staff.