Hvor mange personer skal have adgang til systemet

I mange institutioner er adgangen til systemet et privilegium: det har koordinatoren, det har dem i sekretariatet, og så er det det. Pædagogerne noterer tilstedeværelser, måltider og hviletid på et papir hængt op i sektionen, og ved dagens slutning transskriberer nogen det hele. Det virker som forsigtighed. Det er, næsten altid, årsagen til halvdelen af de problemer, der senere tilskrives softwaren.

Lad os se på, hvorfor det rigtige spørgsmål ikke er "hvor mange personer skal have adgang", men "hvem ser hvad", hvordan man bygger profiler punkt for punkt, og hvorfor leverandørens licensmodel påvirker dette valg mere end man tror.

Den skjulte pris ved data indtastet forsinket

Modellen "få hænder" har tre konkrete bivirkninger.

Dataene kommer sent. Kl. 9:30 ved koordinatoren ikke, hvor mange børn der er i institutionen: det vil han vide, når nogen er færdige med at transskribere. Men det tal er nødvendigt for køkkenet, det er nødvendigt for det numeriske forhold i sektionen, det er nødvendigt, hvis en familie ringer for at vide, om deres barn er kommet ind.

Transskriptionen introducerer fejl. Et udgangstidspunkt, der flytter sig med et kvarter, en mængde frokost noteret forkert, to lignende navne, der forveksles. Det er ikke distraktion: det er, hvad der sker, når man hurtigt kopierer, ved dagens slutning, et papir skrevet af en anden person.

En person bliver en flaskehals. Hvis den, der indtaster, er på ferie eller sygemeldt, stopper alt. Og i mellemtiden bliver den samme information skrevet to gange, én på papir og én på skærm: dobbelt arbejde, betalt to gange.

Det rigtige spørgsmål er ikke hvor mange personer, men hvem ser hvad

Når man strammer op om adgangen, er den reelle frygt ikke, at pædagogerne laver fejl i at notere en tilstedeværelse. Det er, at nogen åbner en skærm, der ikke vedrører dem: ubetalte gebyrer, kontrakter, regnskabsnotater, fuldstændige oplysninger om familier, sundhedsoplysninger. En legitim bekymring, der skal tages alvorligt.

Men det er et problem med tilladelser, ikke med antallet af adgang. At lukke systemet for alle for at beskytte administrationen er som at spærring indgangen til institutionen, fordi kontoret ikke har en lås. Princippet er et andet: hver person ser det minimum, de har brug for for at arbejde, og de ser det straks.

I Easy.School er rollerne tilpasselige med granulære tilladelser: man beslutter punkt for punkt, hvad hver profil kan åbne. Og tilladelserne defineres både for personalet og for familierne: også det, som familierne ser i deres område, er et valg fra institutionen.

Hvordan man bygger en profil, punkt for punkt

Metoden er kedelig og fungerer: man tager listen over sektioner i systemet, og for hver beslutter man, hvem der åbner den. Nogle startpunkter.

• Pædagog i sektionen — tilstedeværelser, dagbog, måltider, hviletid, skift, kommunikation til familierne om de børn, de følger. Ingen gebyrer, ingen fakturering, ingen kontrakter.
• Koordinator — hele det pædagogiske område, plus personale, tilmeldinger og rapporter fra institutionen.
• Sekretariat og administration — personoplysninger, gebyrer, fakturering, dokumenter, deadlines. Dagbogen er ikke nødvendig.
• Støttepersonale og køkken — dagens tilstedeværelser og kostplaner, ikke andet.
• Familie — kun sit eget barn, med sin egen opslagstavle.

To bemærkninger. Byg en rolle for en homogen gruppe, ikke for en enkelt person: ellers ender du efter et år med fjorten forskellige profiler og ingen, der husker hvorfor. Og start stramt, og udvid på anmodning.

De tre grundlæggende roller — koordinator, pædagog og familiemedlem — svarer til en forskellig opslagstavle: interne meddelelser til personalet ender ikke under familiers øjne, og en cirkulære til familierne går ikke tabt blandt servicekommunikation. Værktøjet ændres også: pædagogen arbejder fra appen Easy Staff, den, hun holder i hånden, mens hun byder velkommen, og noterer tilstedeværelsen i det øjeblik, barnet kommer ind. Forældrene bruger appen Easy Family og ser deres eget barn, ikke hele institutionen. Registreringshandlingen vender tilbage til, hvor den blev født, og den aften transskription forsvinder.

Hvorfor licensmodellen beslutter for dig

Det er det punkt, som næsten ingen tager op. Nogle leverandører opkræver licensen pr. bruger: hver person, du åbner adgang for, er en ekstra post på gebyret. Effekten er let at forudsige.

• Der åbnes færrest mulige adgang, valgt ud fra omkostninger i stedet for hvem der virkelig har brug for dataene.
• Adgangsoplysningerne begynder at cirkulere: to eller tre personer bruger den samme profil, og fra det øjeblik ved man ikke længere, hvem der har skrevet hvad.
• De, der er udelukket, fortsætter med at arbejde på papir, og systemet bliver et arkiv af data, der er en dag gamle.

Det er et organisatorisk valg truffet af prisskabsårsager. I Easy.School er licensen knyttet til antallet af tilmeldte børn, ikke antallet af brugere: personalet er ubegribelig og inkluderet. Regnestykket er det samme, om du giver adgang til to personer eller tolv: spørgsmålet "hvor mange personer" ophører med at eksistere, og kun det, der tæller, er tilbage.

Tallene, for gennemsigtighed: de første 20 børn koster 25 euro om måneden eller 250 euro om året plus moms, med 4 GB plads inkluderet; hvert ekstra barn tilføjer 0,60 euro om måneden (6 euro om året) og 0,2 GB. Der er ingen andre poster: personalekonti vises ikke på fakturaen.

Livscyklussen for en adgang: åbne, rette, flytte, lukke

At åbne mange adgangsoplysninger skræmmer også for vedligeholdelsen: personalet skifter, nogen dækker to afdelinger, nogen forlader midt på året. Det er situationer, der håndteres med fire operationer.

1. Åbning. Du opretter profilen, tildeler rollen, og adgangsoplysningerne sendes. Hvis de ender i spam eller går tabt, kan de sendes igen uden at gøre noget om.
2. Korrigering af data. Den, der arbejder, kan anmode om at få sine data ændret med en anmodning, som koordinatoren godkender: ingen rører ved en kollegas personoplysninger, og koordinatoren fungerer ikke som sekretær.
3. Flere steder. Den, der arbejder på flere institutioner, tilføjes til den anden institution ved at genbruge de samme adgangsoplysninger, uden at der oprettes en anden profil. Én person, én adgang, to afdelinger.
4. Udgange. En profil deaktiveres uden at slette historikken: den, der forlader institutionen, stopper med at komme ind, men den dagbog, de har udfyldt, forbliver, hvor den er, læsbar og tildelt.

Mere adgang gør sporbarheden bedre, ikke værre

Den tilbagevendende indvending er: "hvis mange skriver, er det ikke klart, hvem der har gjort hvad". Det modsatte sker. Når et papir transskriberes af en tredje person ved dagens slutning, er den reelle forfatter af informationen uoprettelig: på skærmen fremgår det, hvem der har kopieret, ikke hvem der har observeret barnet.

Med personlige adgangsoplysninger har hver operation derimod et navn. Easy.School registrerer en log over handlinger på databasen, så når en data ikke stemmer, kan man rekonstruere, hvad der er blevet ændret i stedet for at åbne en undersøgelse fra hukommelsen. Betingelsen for, at det fungerer, er kun én: hver person sin egen adgang, adgangsoplysninger aldrig delt.

Der er også en compliance-aspekt: at give hver enkelt kun de tilladelser, de har brug for, og kunne dokumentere, hvem der har adgang til hvad, er princippet om dataminimering, som GDPR kræver for data om børn og familier. En unik adgang delt af hele sektionen er uholdbar.

Hvordan man går over til den åbne model uden traumer

Overgangen kan gøres på få uger, hvis det gøres i orden.

1. Liste dem, der har adgang til dataene i dag, papir inkluderet: det er næsten altid flere personer, end der fremgår af systemet.
2. For hver enkelt skriv de tre eller fire oplysninger, de virkelig indtaster på en dag: det er deres minimumstilladelse.
3. Byg en rolle for en homogen gruppe i stedet for at skære tilladelser person for person.
4. Start med en pilotsektion i to uger: det hjælper med at fremhæve de manglende punkter, før man involverer alle.
5. Fjern papiret. Hvis det bliver der "for sikkerhedens skyld", forbliver det også dobbeltarbejdet.
6. Gennemgå tilladelserne efter en måned: noget vil mangle, noget andet vil være for meget. Det kan rettes på få minutter.

For at opsummere

At begrænse adgangen beskytter ikke dataene: det gør dem kun ældre og mindre pålidelige. Det, der beskytter dem, er tilladelser defineret punkt for punkt, personlige adgangsoplysninger og en log, der viser, hvem der har gjort hvad. Den, der observerer barnet, skal kunne registrere, hvad de ser, i det øjeblik de ser det, fra det værktøj, de allerede har i hånden. Og hvis leverandøren opkræver pr. bruger, er det ikke dig, der træffer det organisatoriske valg: det er prislisterne, der gør det.

Vil du se, hvordan rollerne bygges i din institution? Prøv Easy.School gratis.