Lundi de mi-septembre, huit heures quarante. Leo entre à la crèche pour la première fois dans les bras de son père. L'éducatrice référente sait comment il s'appelle, quand il est né et qui viendra le chercher. Elle ne sait pas que pour s'endormir, il veut un mouchoir en tissu près de la joue, qu'à la maison on l'appelle Lollo et qu'il ne touche pas aux bananes. Tout cela est écrit quelque part : sur un formulaire en papier rempli en juin, au moment de l'inscription, qui se trouve maintenant dans un classeur au bureau.
Le questionnaire d'insertion sert précisément à cela : faire arriver en section, avant l'enfant, ce que la famille sait et ce dont les éducateurs ont besoin dans les premiers jours. Dans cet article, nous voyons comment le construire dans Easy.School, comment le faire remplir par l'application Easy Family et comment le transformer en un outil qui reste vivant toute l'année, au lieu d'une feuille qui se remplit une fois et se oublie.
Pourquoi le formulaire papier se perd en route
Le formulaire papier a trois limites, et aucune ne dépend de la bonne volonté de ceux qui l'utilisent. La première est le lieu : il se trouve au secrétariat, tandis que les informations sont nécessaires en section, au moment du changement ou du repos. La deuxième est le temps : il photographie l'enfant en juin, et en septembre, un enfant d'un an est déjà un autre enfant. La troisième est tout ce qui se passe entre le stylo du parent et les yeux de l'éducatrice : photocopies, notes recopiées, phrases dites à la hâte sur le pas de la porte.
Nous avons déjà parlé de l'importance de recueillir l'histoire de l'enfant dans L'Anamnèse et son importance. Ici, nous nous concentrons sur le comment : où ces informations sont recueillies, qui les remplit et où les éducateurs les retrouvent quand elles sont nécessaires.
Comment fonctionne le questionnaire dans Easy.School
Dans Easy.School, les questionnaires d'insertion se créent directement dans le logiciel de gestion. Les parents répondent depuis l'application Easy Family et peuvent mettre à jour les réponses au fil du temps ; les éducatrices les consultent à tout moment dans la fiche de l'enfant. Le travail du coordinateur se divise en trois étapes, toutes depuis la section Questionnaire du menu latéral.
- Les catégories. Elles servent à organiser les questions par thème. Elles se créent avec "Gestion de catégorie" puis "Nouvelle Catégorie".
- Les questions. Avec "Nouvelle Question", on choisit la catégorie d'appartenance et on écrit le texte. Les questions et les catégories peuvent être modifiées ou supprimées à tout moment.
- L'envoi. Avec "Envoyer le Questionnaire", on choisit la catégorie, les questions à inclure et les destinataires.
Le pas à pas complet, écran par écran, se trouve dans la guide d'utilisation du Questionnaire.
Quelles questions poser et comment les regrouper
Les catégories sont la partie à réfléchir avec plus de calme, car elles donnent forme à tout le reste. Une trame qui fonctionne pour de nombreuses structures 0-6 :
- Sommeil et routine. Comment il s'endort, s'il utilise une tétine ou un objet auquel il est attaché, à quelle heure il se repose à la maison.
- Alimentation. Ce qu'il aime manger, ce qu'il refuse, s'il mange seul ou a besoin d'aide. Les allergies et les régimes restent liés à la documentation médicale que la structure demande déjà : le questionnaire raconte les habitudes, ne les remplace pas.
- Langage. Les langues parlées à la maison, les mots et les surnoms qu'il utilise, comment il demande de l'aide.
- Autonomies. Couches, pot, s'habiller, boire dans un verre : entre un nourrisson et un enfant de cinq ans, tout change.
- Relations. Frères et sœurs, grands-parents présents, expériences précédentes avec d'autres crèches ou avec une babysitter, ce qui le console quand il est triste.
Les questions ouvertes, courtes et concrètes rendent plus que celles génériques. "Comment est le caractère de votre enfant ?" produit des réponses de circonstance. "Que faites-vous quand il se réveille en pleurant de sa sieste ?" produit une information que l'éducatrice utilisera le premier jour. La règle inverse s'applique également : demandez seulement ce que vous utiliserez vraiment. Chaque question supplémentaire est une donnée personnelle à garder et une minute de plus demandée à la famille.
Une catégorie pour chaque moment de l'année
Puisque pour chaque envoi, on choisit les questions à inclure, il n'est pas nécessaire d'avoir un questionnaire unique et très long. Vous pouvez préparer une catégorie pour l'insertion, à envoyer avant l'entrée, et d'autres pour des moments différents : le passage à une nouvelle section, le retour après une longue absence, la préparation des entretiens de mi-année.
Il en va de même pour les destinataires. Un questionnaire d'insertion a du sens uniquement pour les nouveaux inscrits, pas pour toute la structure. Dans l'écran d'envoi, chaque enfant apparaît dans un encadré avec photo, nom, section et le membre de la famille à qui le questionnaire sera envoyé : on sélectionne les enfants concernés avec le bouton "+", ou tous ensemble avec "Sélectionner tous". Le membre de la famille destinataire se change depuis le menu déroulant, pratique quand c'est le père qui suit l'insertion.
Au texte qui accompagne le questionnaire, vous pouvez joindre un document, une photo ou une vidéo : par exemple, la présentation des premières semaines ou le calendrier de l'adaptation. Les familles trouvent tout dans le même message.
Du côté de la famille : le remplissage depuis l'application
Pour le parent, le parcours est court. Dans l'application Easy Family, il choisit la structure et l'enfant, puis depuis l'écran d'accueil, il touche "Demandes" puis "Questionnaire". Il trouve la liste des questionnaires disponibles, répond directement dans l'application et confirme avec "Sauvegarder". La guide pour répondre depuis l'application Easy Family est utile à transmettre aux familles avec le premier message.
L'avantage n'est pas seulement pratique. Remplir à la maison, le soir, sans personne qui attend de l'autre côté de la table, change la qualité des réponses : il y a le temps de réfléchir, de demander à l'autre parent, de se rappeler du mouchoir en tissu.
Réponses qui grandissent avec l'enfant
Un enfant de quatorze mois en octobre et le même enfant en mars dorment, mangent et parlent différemment. C'est pourquoi il est important que les familles puissent mettre à jour les réponses dans le temps, sans remplir un nouveau formulaire. Si en janvier les siestes sont devenues une seule, ou si la tétine a disparu, le parent le corrige et l'information en section redevient celle correcte.
Il convient de le dire explicitement aux familles, car ce n'est pas évident : le questionnaire n'est pas un devoir à remettre, c'est une fiche à tenir à jour. Un bref message au retour des vacances, qui invite à vérifier les réponses, suffit à en faire une habitude.
En section : les réponses dans la fiche de l'enfant
Du côté éducatif, le point décisif est où se trouvent les réponses. Les éducatrices les consultent dans la fiche de l'enfant, au même endroit où elles trouvent les autres données nécessaires pendant la journée. Il n'y a pas de formulaire à demander au bureau, ni de classeur à feuilleter.
Cela change la façon dont les premiers jours sont préparés. L'éducatrice référente peut lire les réponses avant l'entretien initial et y arriver avec des questions précises. Qui couvre un tour ou remplace une collègue jette un œil et sait que Leo s'endort avec le mouchoir. Et l'adaptation, qui reste un fait de relation et d'observation, comme nous le racontons dans la guide à l'insertion à la crèche, commence avec un peu moins d'incertitude.
Les questionnaires ne sont pas seulement du coordinateur. Un éducateur peut également en créer et en envoyer un depuis le navigateur, depuis l'icône Communications, avec "+ Nouveau" et le type de message Questionnaire : utile quand une section veut poser des questions spécifiques à ses familles. Les étapes se trouvent dans le guide comment créer et envoyer un questionnaire depuis le navigateur.
En résumé
Le questionnaire d'insertion fonctionne lorsqu'il arrive en section avant l'enfant et reste à jour après. Dans Easy.School, il se construit par catégories, est envoyé uniquement aux familles concernées en choisissant les questions, se remplit depuis l'application Easy Family et se retrouve dans la fiche de l'enfant, où les éducatrices le lisent quand c'est nécessaire. Les familles peuvent corriger les réponses dans le temps, et le portrait de l'enfant grandit avec lui.
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