Paperiset rekisterit, erilliset taulukot joka asiaan, tiedot, jotka elävät vain sihteerin tietokoneella: monet varhaiskasvatuslaitokset työskentelevät edelleen näin. Pilvipohjainen hallintojärjestelmä varhaiskasvatukseen muuttaa tämän tilanteen, tuoden tiedot ja toiminnot yhteen paikkaan, johon pääsee mistä tahansa. Easy.School (entinen Easynido) on rakennettu juuri 0-6-vuotiaiden koulutuksen palveluja varten.
Katso, mitä "pilvessä" oleminen tarkoittaa ja miksi yhä useammat organisaatiot valitsevat tämän tien.
Mitä tarkoittaa "pilvessä" oleminen
Pilvipohjaista hallintojärjestelmää ei asenneta yhdelle tietokoneelle: tiedot sijaitsevat turvallisilla palvelimilla ja niihin pääsee internetin kautta, selaimen tai sovelluksen avulla. Tämä tarkoittaa, että tiedot ovat aina ajan tasalla, saatavilla useilta laitteilta ja suojattu automaattisilla varmuuskopioilla. Ei enää riskiä menettää kaikkea, jos tietokone rikkoontuu tai katoaa.
Miksi varhaiskasvatuslaitos valitsee pilven
Varhaiskasvatuslaitos hallitsee päivittäin läsnäoloja, viestintää, asiakirjoja ja maksuja. Kaiken pitäminen paperilla tai erillisissä tiedostoissa vaikeuttaa tietojen löytämistä silloin, kun niitä tarvitaan. Pilvi kokoaa kaiken yhteen työkaluun: koordinoijalla on kokonaiskuva, kasvattajat kirjaavat läsnäolot muutamalla napautuksella ja perheet saavat järjestettyjä päivityksiä.
Hyvästi paperiarkistoille
Yksi konkreettisimmista eduista on paperidokumentaation loppuminen. Henkilötiedot, luvat, lomakkeet ja viestintä muuttuvat digitaalisiksi, helposti haettaviksi ja päivitettäviksi. Vähenevät kirjoitusvirheet, katoamiset ja aika, joka kuluu paperin etsimiseen arkistosta. Myös fyysinen tila, jota kansiot vievät, vapautuu.
Viestintä perheiden kanssa helpottuu
Pilvipohjaisen hallintojärjestelmän avulla ilmoitukset ja päivitykset perheille kulkevat yhden ammattimaisen kanavan kautta, sovelluksen avulla. Vanhemmat saavat viestejä, valmiita ruokalistoja, valokuvia ja tietoja päivästä ilman, että heidän tarvitsee etsiä viestejä henkilökohtaisista chat-ryhmistä. Organisaatio kommunikoi jäljitettävästi ja järjestelmällisesti, vähentäen puheluja ja väärinkäsityksiä.
Läsnäolot ja kasvattajien vuorot
Lasten läsnäolojen kirjaaminen ja kasvattajien vuorojen seuraaminen on helppoa ja nopeaa. Tiedot kootaan automaattisesti yhteenvedoksi, jotka ovat hyödyllisiä maksujen laskemisessa ja henkilöstön organisoinnissa. Vähemmän aikaa lomakkeiden ja laskelmien parissa, enemmän aikaa ryhmille.
Pääsy mistä tahansa ja useista toimipisteistä
Kun kaikki on pilvessä, siihen pääsee koulusta, kotoa tai liikkuessa, oikeilla käyttöoikeuksilla jokaiselle roolille. Niille, jotka hallitsevat useita toimipisteitä, pilvi on erityisen hyödyllinen: yksi järjestelmä kokoaa kaikkien toimipisteiden tiedot, mahdollistaa niiden vertailun ja koordinoinnin ilman työn kaksinkertaistamista.
Vähemmän virheitä päivittäisessä hallinnassa
Kun tiedot ovat yhdessä järjestelmässä, virheiden mahdollisuudet vähenevät: kerran syötetty tieto on saatavilla kaikkialla, missä sitä tarvitaan, ilman uudelleenkirjoituksia. Läsnäolot, maksut ja henkilötiedot pysyvät keskenään johdonmukaisina, vältellen tyypillisiä eroja useiden eri henkilöiden päivittämässä tiedostossa. Vähemmän virheitä tarkoittaa vähemmän korjauksia, vähemmän muistutuksia ja rauhallisempia perheitä.
Tietojen turvallisuus ja yksityisyys
Lapsiin ja perheisiin liittyvät tiedot vaativat erityistä huomiota. Vakava pilvipohjainen hallintojärjestelmä säilyttää ne suojatuilla palvelimilla, roolikohtaisilla käyttöoikeuksilla ja automaattisilla varmuuskopioilla, auttaen koulua noudattamaan GDPR:ää. Tämä on turvallisuustaso, jota on vaikea saavuttaa paikallisilla tiedostoilla tai paperidokumenteilla.
Säästetty aika, joka palautuu lapsille
Pilvipohjaisen hallintojärjestelmän arvostetuin etu on aika. Toiminnot, jotka aikaisemmin vaativat uudelleenkirjoituksia, paperien etsimistä ja puheluja, hoidetaan muutamalla vaiheella. Se aika palaa sinne, missä se on tärkeää: suhteeseen lasten ja perheiden kanssa. Koulutuspalvelussa laatu syntyy juuri ihmisten läsnäolosta ja huomiosta.
Kuinka siirtyä pilveen stressittä
Siirtyminen digitaaliseen maailmaan pelottaa vähemmän kuin luullaan. Voit aloittaa muutamasta alueesta, esimerkiksi läsnäoloista ja viestinnästä, ja laajentaa ajan myötä. Hyvin hyödyllistä on kokeilla työkalua omilla organisaation tiedoilla, jolloin ymmärrät heti, mitä käytännössä muuttuu.
Kuinka paljon pilvipohjainen hallintojärjestelmä maksaa
Pilvipohjaisen hallintojärjestelmän hinta vaihtelee toimintojen ja organisaation koon mukaan, mutta se on aina vertailtava säästetyn ajan ja virheiden kanssa. Hallinnolliset työtunnit, uusiksi tehdyt laskut, kadonneet yhteydet ja tyytymättömät perheet ovat piilotettu kustannus, joka usein ylittää tilauksen hinnan. Monet ratkaisut tarjoavat ilmaisen kokeilujakson: se on paras tapa arvioida kulujen ja hyötyjen suhdetta omilla organisaation tiedoilla, ilman sitoutumista.
Kelle se sopii
Pilvipohjainen hallintojärjestelmä on hyödyllinen päiväkodeille, mikropäiväkodeille, varhaiskasvatuslaitoksille ja kaikenkokoisille lisäpalveluille. Pienet organisaatiot arvostavat yksinkertaisuutta ja ajan säästöä; suuremmat tai useita toimipisteitä hallitsevat saavat järjestystä ja kokonaiskuvaa. Teknologiataitoja ei tarvita: 0-6-vuotiaiden sektorille suunnitellut työkalut on rakennettu käytettäväksi lasten kanssa työskenteleville, ei IT-asiantuntijoille.
Yhteenvetona
Pilvipohjainen hallintojärjestelmä varhaiskasvatukseen kokoaa läsnäolot, viestinnän, asiakirjat ja maksut yhteen turvalliseen ja kaikkialta saavutettavaan paikkaan: vähemmän paperia, vähemmän virheitä, enemmän aikaa lapsille. Lisätietoja varten lue opas päiväkodin digitalisoimiseen.
Kokeile Easy.School ilmaiseksi ja huomaa, kuinka helppoa pilvessä työskentely on.
