Avaa hallintojärjestelmän arkisto etsiäksesi tänä vuonna rekisteröidyn lapsen tiedot. Luettelossa näkyy myös lasten nimiä, jotka ovat poistuneet laitoksesta viisi vuotta sitten, kuvia juhlasta, jota kukaan ei ole katsonut vuodesta 2021, ladattuja todistuksia, joita ei ole avattu enää. Kukaan ei ole päättänyt, että ne jäisivät sinne: yksinkertaisesti, ei ole koskaan päätetty toisin.
Tämä on yleisin tilanne päiväkodeissa ja esiopetuksessa, ja se on vastakohta riskille, jota yleensä pelätään. Katsotaanpa, miksi kertymä on ongelma, miksi hätäinen siivous on toinen ongelma, ja mikä menetelmä mahdollistaa järjestyksen ylläpitämisen ilman tarpeettoman poistamista.
Melkein missään laitoksessa ei ole säilyttämismenettelyä
Kysy koordinaattorilta, kuinka kauan lapsen tiedot, joka ei enää käy, pysyvät järjestelmissä. Melkein aina vastaus ei ole numero: se on hämmästynyt ilme. Ei pinnallisuudesta, vaan koska aihetta ei ole koskaan käsitelty päätöksenä. On huolehdittu suostumuksista, tiedotteista, pääsyn turvallisuudesta. Mitä tapahtuu sen jälkeen, ei ole koskaan tullut esiin.
Tuloksena on, että kaikki jää. Ikuisesti. Ja koska kukaan ei ole päättänyt, kukaan ei ole myöskään kirjoittanut sitä: ei ole olemassa asiakirjaa, joka sanoo kuinka kauan tiettyä tietoluokkaa säilytetään ja kuka tulee puuttumaan, kun tuo aika on kulunut. Hallintojärjestelmä tekee työnsä, säilyttää, ja arkisto kasvaa ilman, että kukaan hallitsee sitä.
Mitä kertyy, ilman että kukaan huomaa
On syytä katsoa silmästä silmään materiaalia, joka kerääntyy 0-6-vuotiaiden laitoksessa. Ne ovat hyvin erilaisia kategorioita, ja se on jo ensimmäinen vihje: niillä ei voi olla samaa kohtaloa.
- Rekisteritiedot rekisteröidyistä lapsista ja perheiden yhteystiedot, mukaan lukien henkilöitä, jotka on valtuutettu noutamaan.
- Terveyteen liittyvät asiakirjat ja todistukset, jotka on ladattu rekisteröinnin yhteydessä tai vuoden aikana.
- Valokuvat ja videot päiväkirjasta, arkiston painavin osa ja se, joka kasvaa nopeimmin.
- Hallinnolliset ja kirjanpidolliset asiakirjat, kuitit, todistukset, jotka on toimitettu perheille.
- Viestit ja viestit perheiden kanssa vuosien varrella.
- Henkilöstötiedot: kasvattajat, opettajat ja hoitajat, jotka eivät enää työskentele laitoksessa, asiakirjoineen ja vuoroineen.
Jokainen vastaa erilaisiin tarpeisiin: jotkut ovat tarpeen hallinnollisten ja kirjanpidollisten velvoitteiden vuoksi, toiset vain niin kauan kuin lapsi käy, ja toiset ovat olemassa, koska perhe on antanut suostumuksen, jonka se voi peruuttaa. Käsitellä niitä yhtenä blokkina tekee päätöksenteosta mahdotonta.
Toinen ongelma: hätäinen siivous
V tôtä tai myöhemmin jokin pakottaa puuttumaan: tila loppuu, tarkastus tulee, uusi koordinaattori löytää arkiston hallitsemattomaksi. Silloin käynnistyy vastakkainen ja yhtä herkkä reaktio: siivotaan nopeasti, eräänä iltapäivänä, yksin.
Ne, jotka siivoavat tällaisissa olosuhteissa, ajattelevat rekisteröintivuoden mukaan, ei tietoluokan mukaan. He poistavat kaiken, mikä liittyy kolme vuotta sitten poistuneisiin lapsiin, ja vievät myös kuitit, jotka olivat tarpeen hallinnolle ja vuosiraportin, joka oli tarpeen akkreditointia varten. Huomataan kuukausia myöhemmin, kun joku pyytää asiakirjaa, jota ei enää ole.
Kertymä ilman päätöstä ja poistaminen ilman erottelua ovat sama virhe kahdelta puolelta: ylhäältä puuttuu tietoinen valinta.
Menetelmä: päättää ensin, poistaa, sitten peruuttaa
Järjestys on yksinkertainen ja sitä on noudatettava järjestyksessä: yhden vaiheen ohittaminen muuttaa hyvän aikomuksen ongelmaksi.
- Päättää ensin. Kirjoita ylös käsittelemäsi tietoluokat ja kunkin viereen säilytysaika ja syy. Aikataulut määrittelee asiantuntija tai DPO, mutta kategorioiden kartan rakennat sinä: kukaan ei tunne arkistoasi paremmin kuin se, joka käyttää sitä joka päivä.
- Poistaa. Ennen kuin kosket mihinkään, vie järjestelmästä ulos se, mikä on säilytettävä: rekisterit, vuosiraportit, yksittäisen lapsen raportit, kirjanpidolliset asiakirjat. Tallenna ne paikkaan, jonka olet päättänyt, muodossa, jonka voit avata vuosien päästä. Tämä on vaihe, jonka lähes kaikki ohittavat, ja se tekee eron siivouksen ja menetyksen välillä.
- Peruuttaa. Vasta nyt puutut arkistoon, kategoria kategoriolta, noudattaen ensimmäisen kohdan taulukkoa. Ja merkitse, mitä olet perunut ja milloin: menettely, jossa ei ole jälkeä sen toteuttamisesta, on arvoton.
Säilytysaikoja ei päätä ohjelmisto
Ohjelmiston tehtävä on toinen, ja yhtä tärkeä: mahdollistaa päätöksen toteuttaminen. Jos kategoriaa on säilytettävä ja toista ei, sinun on voitava poistaa, poistaa käytöstä ja peruuttaa valikoivasti, ilman että sinun tarvitsee pyytää apua tekniseltä asiantuntijalta ja ilman, että sinun tarvitsee valita kaiken säilyttämisen ja kaiken menettämisen välillä. Hallintojärjestelmä, joka ei salli kohdennettua siivousta, pakottaa sinut säilyttämispolitiikkaan, jota et ole valinnut.
Kysymykset asiantuntijalle tai DPO:lle
Jos aihetta ei ole koskaan käsitelty, saavu tapaamiseen valmiiden kysymysten kanssa. Nämä ovat kysymyksiä.
- Jokaisen käsittelemämme tietoluokan osalta, kuinka kauan säilytämme niitä ja mihin perustuen?
- Mitä tapahtuu, kun lapsi ei enää käy: mitkä tiedot jäävät, mitkä on poistettava, mitkä voivat jäädä supistetussa muodossa?
- Valokuvat ja videot päiväkirjasta noudattavatko ne samaa sääntöä kuin muut tiedot, vai onko niillä perheiden suostumukseen liittyvä polku?
- Onko henkilöstön tiedot, jotka ovat poistuneet laitoksesta, eri aikarajoja kuin lasten tiedoilla?
- Mitä meidän on poistettava ja arkistoitava hallintojärjestelmän ulkopuolelle ennen poistamista, ja missä muodossa?
- Kuka suorittaa poistamisen, kuinka usein, ja minne merkitsemme, että se on tehty?
- Kuinka vastaamme, jos perhe pyytää poistamista tai kopiota omasta lapsestaan?
Vastaukset muodostavat säilyttämisdokumenttisi. Yksi sivu, joka luetaan kerran vuodessa, on jo enemmän kuin lähes jokaisella nykyisellä laitoksella.
Mitä hallintojärjestelmän tulisi mahdollistaa
Päätöksen tehtyäsi tarvitset työkaluja, jotka tekevät sen toteuttamisesta mahdollista. Easy.School on pilvipohjainen hallintojärjestelmä päiväkodeille ja esiopetukselle, roomalaiselta ohjelmistotalolta, joka on toiminut vuodesta 2010 ja jota käyttää yli 1000 laitosta. Nämä ovat säilyttämiseen liittyviä kohtia.
- Poista käytöstä sen sijaan, että poistaisit. Lapset ja henkilökunta, jotka eivät enää ole osa laitosta, voidaan poistaa käytöstä säilyttäen historian tai poistaa kokonaan. Kaksi erillistä valintaa: sinä päätät, mitä sovelletaan ja kenelle.
- Massapoisto valokuvista ja videoista. Vanhemmat sisällöt poistetaan kerralla tilan vapauttamiseksi, ilman että niitä valitaan yksi kerrallaan.
- Rajoittamaton ja sisällytetty vienti. Rekisterit, vuosiraportit, yksittäisen lapsen raportit, kirjanpidollisten asiakirjojen massalataus, vienti PDF-, Excel- ja CSV-muodossa. Tämä mahdollistaa "poistamisen".
- Asiakirjat aina ladattavissa. Ne ladataan valitsemalla näkyvyys — yksittäinen lapsi, osasto, ryhmä tai koko laitos — ja ne voidaan ladata uudelleen tarvittaessa, myös pakatussa arkistossa.
- Pääsy ja jäljitettävyys. Oikeudet ovat mukautettavissa roolin mukaan, ja tietokannan taulukoissa on toimintaloki: tietäminen, kuka teki mitä, on osa menettelyä.
- Missä tiedot sijaitsevat. Jokaisella laitoksella on oma tietokanta, ja tiedot säilytetään Euroopan alueella. Valokuvat ja videot eivät ole julkisia linkkejä, vaan allekirjoitettuja osoitteita, jotka vanhenevat tunnin kuluttua, yksittäiselle lisenssille varatussa tilassa.
- Valmiit asiakirjat. Käsittelyvastuuhenkilön nimittämisdokumentti on ladattavissa, ja nimetty DPO on olemassa: kaksi asiakirjaa, joita asiantuntija kysyy.
Tilan osalta, saadaksesi suuruusluokan: mukana oleva varustus alkaa 4 GB ensimmäiselle 20 lapselle ja kasvaa 0,2 GB jokaisesta lisälapsesta, ja lisätilan ostaminen on mahdollista. Tietäminen auttaa suunnittelemaan siivousta rauhassa sen sijaan, että improvisoit, kun arkisto on täynnä.
Yhteenveto
0-6-vuotiaiden laitoksissa säilyttämisen ongelma ei ole liiallinen poistaminen: se on kertymä, jota kukaan ei ole valinnut. Ja myöhäinen reaktio — arkiston tyhjentäminen eräänä iltapäivänä — vie myös sen, mitä tarvittiin. Järjestys on aina sama: päättää ensin asiantuntijan tai DPO:n kanssa, poistaa se, mikä on säilytettävä, ja sitten peruuttaa valikoivasti.
Hallintojärjestelmä ei määritä aikarajoja puolestasi: sen on mahdollistettava päätöksesi toteuttaminen, kategoria kategoriolta. Haluatko nähdä, kuinka vienti, käytöstä poistaminen ja arkiston siivous toimivat? Kokeile Easy.Schoolia ilmaiseksi.
