Wie man eine Datei mit allen Angehörigen des Plessus teilt

Wenn Sie Dokumente mit allen Angehörigen eines Plessus teilen möchten (z. B. Vorschriften, zu unterschreibende Formulare oder andere Dateien, die immer verfügbar sein müssen), folgen Sie diesen Schritten unter Verwendung der Funktion Schüler > Dokumente.

Zugriff auf die Dokumentenfunktion

1. Melden Sie sich im Koordinatorbereich (blaues Menü) an.

2. Klicken Sie im linken Menü auf Schüler.

3. Wählen Sie den Punkt Dokumente.

Eine neue Datei hochladen

1. Auf der Seite Dokumente finden Sie die Liste der bereits geteilten Dateien (sofern vorhanden) und einen blauen Button mit der Aufschrift + Neue Datei hochladen.

2. Klicken Sie auf diesen Button, um ein modales Fenster zu öffnen, in dem Sie die Parameter der Datei eingeben können.

Dateikonfiguration

Im sich öffnenden Fenster:

1. Dateiname: Geben Sie einen beschreibenden Namen ein, der für die Angehörigen und Benutzer sichtbar ist.

2. Datei hochladen: Klicken Sie auf diesen Button, um die Datei von Ihrem Gerät auszuwählen.

3. Für Angehörige sichtbar machen: Verwenden Sie den Schalter neben dieser Option:

• Ja: Die Datei wird für die Angehörigen des Plessus sichtbar sein.

• Nein: Die Datei wird hochgeladen, aber nur Sie können sie sehen.

4. Um zu bestätigen, klicken Sie auf die Speichern-Taste (grün).

• Wenn Sie abbrechen möchten, klicken Sie auf die Zurück-Taste (grau).

Dateiverwaltung

Nachdem Sie gespeichert haben, kehren Sie zur Seite mit der Liste der hochgeladenen Dateien zurück. Hier können Sie Informationen wie:

• Hochladedatum

• Hochgeladen von

• Dateiname

• Dateityp

Jede Datei hat zusätzliche Optionen:

1. Vorschau: Klicken Sie auf das gelbe Symbol mit einem Auge, um die Datei anzuzeigen.

2. Löschen: Verwenden Sie das rote Papierkorbsymbol, um die Datei zu löschen.

3. Für Angehörige sichtbar/unsichtbar machen: Ändern Sie die Sichtbarkeit der Datei mit dem Schalter.

Vorteile der Funktion

Diese Funktion ist besonders nützlich für Standarddokumente wie Vorschriften oder Anfangsformulare:

• Automatischer Zugriff: Auch neue Mitglieder haben sofortigen Zugriff auf die Dokumente, sobald sie die Anmeldedaten erhalten.

• Effizienz: Es ist nicht mehr erforderlich, Dateien per E-Mail oder über separate Nachrichten zu senden, da die Dokumente direkt im Verwaltungssystem sichtbar sind.

So können alle Angehörigen des Plessus einfach auf die geteilten Dateien zugreifen, ohne dass Sie weitere Schritte unternehmen müssen.