iRoma S.r.l. dba Easy

Sede Legale Via P. Rosa 48/b – 00122 Roma – Italia

Indirizzo email del Titolare: info@iroma.net

07 Ottobre 2022

iRoma S.r.l. e Easy rispettano le più rigorose norme europee ed italiane in materia di protezione della privacy e dei dati personali.

Le nostre Norme sulla privacy spiegano:

• Dati raccolti e finalità.
• Modalità di utilizzo di tali informazioni.
• Le opzioni che offriamo, compresi la modalità di accesso e aggiornamento delle informazioni.

Abbiamo tentato di fornire spiegazioni molto semplici, ma qualora non si conoscano termini come cookie, indirizzi IP, pixel tag e browser, prima è opportuno leggere informazioni su questi termini chiave. La privacy degli utenti è importante per noi, pertanto gli utenti di Easy, nuovi o di vecchia data, dovrebbero conoscere le nostre prassi e contattarci per eventuali domande da porre.

Ultima modifica del documento 25 Maggio 2018

Distinzione in merito alla tipologia di utente

Visitatore – Utente che naviga il sito easy.school, news.gestionale.dev o supporto.easy.school senza essersi registrarsi.

Utente Easy – Chi si è registrato sul sito easy.school accettando esplicitamente le nostre condizioni d’uso e la nostra privacy policy.

Utente indiretto – Utenti registrati sul gestionale Easy da un “Utente Easy” il quale è stato precedentemente autorizzato ad utilizzare i dati dell’Utente Indiretto all’interno del Gestionale Easy. Gli Utenti indiretti sono tipicamente i Familiari o gli Educatori delle strutture registrate su Easy.

Fra i Dati Personali raccolti da Easy, in modo autonomo o tramite terze parti, piuttosto che inseriti liberamente dagli Utenti ci sono: cookie, dati di utilizzo, password, nome, cognome, telefono, dati anagrafici, informazioni sanitarie, informazioni di vario genere, attività svolte durante la giornata nelle strutture scolastiche, e-mail, foto e qualsiasi altro dato necessario per la fruizione del servizio.

La maggior parte dei dati raccolti è necessario per la fruizione del servizio offerto, ovvero è l’oggetto stesso del servizio richiesto dall’Utente.

Easy raccoglie in modo autonomo pochissimi dati relativi ai Visitatori, mentre tutti gli altri dati sono forniti in maniera spontanea dagli Utenti. Sia i dati relativi alla proprio profilo sia quelli relativi agli Utenti indiretti.

Dettagli completi su ciascuna tipologia di dati raccolti sono forniti nelle sezioni dedicate di questa privacy policy o mediante specifici testi informativi visualizzati prima della raccolta dei dati stessi.
I Dati Personali possono essere liberamente forniti dall’Utente o, nel caso di Dati di Utilizzo, raccolti automaticamente durante l’uso di Easy.
Se non diversamente specificato, tutti i Dati richiesti sono obbligatori. Se l’Utente rifiuta di comunicarli, potrebbe essere impossibile per Easy fornire il Servizio. Nei casi in cui Easy indichi alcuni Dati come facoltativi, gli Utenti sono liberi di astenersi dal comunicare tali Dati, senza che ciò abbia alcuna conseguenza sulla disponibilità del Servizio o sulla sua operatività.
Gli Utenti che dovessero avere dubbi su quali Dati siano obbligatori, sono incoraggiati a contattare il Titolare.
L’eventuale utilizzo di Cookie – o di altri strumenti di tracciamento – da parte di Easy o dei titolari dei servizi terzi utilizzati da Easy, ove non diversamente precisato, ha la finalità di fornire il Servizio richiesto dall’Utente, oltre alle ulteriori finalità descritte nel presente documento.

IMPORTANTE: L’Utente si assume la responsabilità dei Dati Personali di terzi (Bambini o Utenti Indiretti) ottenuti, pubblicati o condivisi mediante Easy e garantisce di avere il diritto di comunicarli o diffonderli, liberando il Titolare da qualsiasi responsabilità verso terzi.

Il Titolare adotta le opportune misure di sicurezza volte ad impedire l’accesso, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzate dei Dati Personali.
Il trattamento viene effettuato mediante strumenti informatici e/o telematici, con modalità organizzative e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate. Oltre al Titolare, in alcuni casi, potrebbero avere accesso ai Dati altri soggetti coinvolti nell’organizzazione di questa Applicazione (personale amministrativo, commerciale, marketing, legali, amministratori di sistema) ovvero soggetti esterni (come fornitori di servizi tecnici terzi, corrieri postali, hosting provider, società informatiche, agenzie di comunicazione) nominati anche, se necessario, Responsabili del Trattamento da parte del Titolare. L’elenco aggiornato dei Responsabili potrà sempre essere richiesto al Titolare del Trattamento.

Il Titolare tratta Dati Personali relativi all’Utente in caso sussista una delle seguenti condizioni:

• l’Utente ha prestato il consenso per una o più finalità specifiche; Nota: in alcuni ordinamenti il Titolare può essere autorizzato a trattare Dati Personali senza che debba sussistere il consenso dell’Utente o un’altra delle basi giuridiche specificate di seguito, fino a quando l’Utente non si opponga (“opt-out”) a tale trattamento. Ciò non è tuttavia applicabile qualora il trattamento di Dati Personali sia regolato dalla legislazione europea in materia di protezione dei Dati Personali;
• il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto con l’Utente e/o all’esecuzione di misure precontrattuali;
• il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare;
• il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o per l’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare;
• il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare o di terzi.

E’ comunque sempre possibile richiedere al Titolare di chiarire la concreta base giuridica di ciascun trattamento ed in particolare di specificare se il trattamento sia basato sulla legge, previsto da un contratto o necessario per concludere un contratto.

I Dati sono trattati presso le sedi operative del Titolare ed in ogni altro luogo in cui le parti coinvolte nel trattamento siano localizzate. Per ulteriori informazioni, contatta il Titolare.
I Dati Personali dell’Utente potrebbero essere trasferiti in un paese diverso da quello in cui l’Utente si trova. Per ottenere ulteriori informazioni sul luogo del trattamento l’Utente può fare riferimento alla sezione relativa ai dettagli sul trattamento dei Dati Personali.

L’Utente ha diritto a ottenere informazioni in merito alla base giuridica del trasferimento di Dati al di fuori dell’Unione Europea o ad un’organizzazione internazionale di diritto internazionale pubblico o costituita da due o più paesi, come ad esempio l’ONU, nonché in merito alle misure di sicurezza adottate dal Titolare per proteggere i Dati.

Qualora abbia luogo uno dei trasferimenti appena descritti, l’Utente può fare riferimento alle rispettive sezioni di questo documento o chiedere informazioni al Titolare contattandolo agli estremi riportati in apertura.

I Dati sono trattati e conservati per il tempo richiesto dalle finalità per le quali sono stati raccolti.

Pertanto:

• I Dati Personali raccolti per scopi collegati all’esecuzione di un contratto tra il Titolare e l’Utente saranno trattenuti sino a quando sia completata l’esecuzione di tale contratto.
• I Dati Personali raccolti per finalità riconducibili all’interesse legittimo del Titolare saranno trattenuti sino al soddisfacimento di tale interesse. L’Utente può ottenere ulteriori informazioni in merito all’interesse legittimo perseguito dal Titolare nelle relative sezioni di questo documento o contattando il Titolare.

Quando il trattamento è basato sul consenso dell’Utente, il Titolare può conservare i Dati Personali più a lungo sino a quando detto consenso non venga revocato. Inoltre il Titolare potrebbe essere obbligato a conservare i Dati Personali per un periodo più lungo in ottemperanza ad un obbligo di legge o per ordine di un’autorità.

Al termine del periodo di conservazioni i Dati Personali saranno cancellati. Pertanto, allo spirare di tale termine il diritto di accesso, cancellazione, rettificazione ed il diritto alla portabilità dei Dati non potranno più essere esercitati.

I Dati dell’Utente e dei Visitatori sono raccolti per consentire al Titolare di fornire i propri Servizi, così come per le seguenti finalità: Contattare l’Utente, Interazione con social network e piattaforme esterne, Registrazione ed autenticazione, Accesso agli account su servizi terzi, Gestione dei pagamenti, Monitoraggio dell’infrastruttura, Interazione con le piattaforme di live chat, Remarketing e behavioral targeting, Gestione indirizzi e invio di messaggi email, Statistica, Visualizzazione di contenuti da piattaforme esterne, Affiliazione commerciale, Interazione con le piattaforme di supporto e di feedback, Gestione dei database di utenti, Gestione delle richieste di supporto e contatto e Hosting ed infrastruttura backend.

I Dati degli Utenti indiretti sono raccolti per consentire al Titolare di fornire i propri Servizi, così come per le seguenti finalità: Contattare l’Utente Indiretto in caso di malfunzionamenti o richieste di supporto pervenute dall’Utente Indiretto stesso, Registrazione ed autenticazione, Monitoraggio dell’infrastruttura, Interazione con le piattaforme di live chat. Gestione indirizzi e invio di messaggi email, Statistica, Interazione con le piattaforme di supporto e di feedback, Gestione dei database di utenti, Gestione delle richieste di supporto e contatto.

I dati forniti dagli Utenti su gli Utenti Indiretti non verranno mai diffusi a terze parti da Easy e dal Titolare, non sono oggetto di attività commerciale da parte di Easy diretta o indiretta.

Gli Utenti indiretti riceveranno comunicazioni, via mail, via notifiche push o telefoniche, da parte di Easy solo nelle seguenti casistiche:

• Richiesta di Supporto esplicita da parte dell’Utente Indiretto
• Richiesta di Supporto esplicita da parte dell’Utente in merito ad una questione inirente un utente Indiretto deve è necessario avere maggiori informazioni
• Comunicazioni da parte dell’Utente all’Utente Indiretto inviate mediante Easy.
• Qualsiasi altra funzione necessaria per una corretta fruizione del servizio offerto.

Per ottenere ulteriori informazioni dettagliate sulle finalità del trattamento e sui Dati Personali concretamente rilevanti per ciascuna finalità, l’Utente può fare riferimento alle relative sezioni di questo documento.

Gli Utenti e i Visitatori possono esercitare determinati diritti con riferimento ai Dati trattati dal Titolare.

In particolare, l’Utente ha il diritto di:

• revocare il consenso in ogni momento. L’Utente può revocare il consenso al trattamento dei propri Dati Personali precedentemente espresso.
• opporsi al trattamento dei propri Dati. L’Utente può opporsi al trattamento dei propri Dati quando esso avviene su una base giuridica diversa dal consenso. Ulteriori dettagli sul diritto di opposizione sono indicati nella sezione sottostante.
• accedere ai propri Dati. L’Utente ha diritto ad ottenere informazioni sui Dati trattati dal Titolare, su determinati aspetti del trattamento ed a ricevere una copia dei Dati trattati.
• verificare e chiedere la rettificazione. L’Utente può verificare la correttezza dei propri Dati e richiederne l’aggiornamento o la correzione.
• ottenere la limitazione del trattamento. Quando ricorrono determinate condizioni, l’Utente può richiedere la limitazione del trattamento dei propri Dati. In tal caso il Titolare non tratterà i Dati per alcun altro scopo se non la loro conservazione.
• ottenere la cancellazione o rimozione dei propri Dati Personali. Quando ricorrono determinate condizioni, l’Utente può richiedere la cancellazione dei propri Dati da parte del Titolare.
• ricevere i propri Dati o farli trasferire ad altro titolare. L’Utente ha diritto di ricevere i propri Dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, ove tecnicamente fattibile, di ottenerne il trasferimento senza ostacoli ad un altro titolare. Questa disposizione è applicabile quando i Dati sono trattati con strumenti automatizzati ed il trattamento è basato sul consenso dell’Utente, su un contratto di cui l’Utente è parte o su misure contrattuali ad esso connesse.
• proporre reclamo. L’Utente può proporre un reclamo all’autorità di controllo della protezione dei dati personali competente o agire in sede giudiziale.

La maggior parte dei dati raccolti in merito all’utente è visibile accedendo ad gestionale.dev.

Easy consente di eliminare in modo autonomo sia i propri dati che i dati forniti su Utenti Indiretti. Tutte le indicazione su come fare possono essere visionate sul sito di supporto o richieste direttamente tramite tutti i canali di c omunicazione disponibili su Easy (chat, mail, telefono).

Gli Utenti Indiretti hanno esattamente gli stessi diritti degli Utenti e dei visitatori, che possono esercitare rivolgendosi alla struttura alla quale hanno concesso l’autorizzazione al trattamento dei propri dati, che poi ne ha consentito l’inserimento e l’uso da parte di Easy e del Titolare.

Qualora insorgano problematiche in merito ai dati inseriti da un Utente e relativi ad un Utente Indiretto su Easy, il Titolare si rende disponibile a valutare le richieste dell’Utente Indiretto e a fare tutto quello che è in suo potere per soddisfarle.

Quando i Dati Personali sono trattati nell’interesse pubblico, nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare oppure per perseguire un interesse legittimo del Titolare, gli Utenti hanno diritto ad opporsi al trattamento per motivi connessi alla loro situazione particolare.

Si fa presente agli Utenti che, ove i loro Dati fossero trattati con finalità di marketing diretto, possono opporsi al trattamento senza fornire alcuna motivazione. Per scoprire se il Titolare tratti dati con finalità di marketing diretto gli Utenti possono fare riferimento alle rispettive sezioni di questo documento.

Per esercitare i diritti dell’Utente, gli Utenti possono indirizzare una richiesta agli estremi di contatto del Titolare indicati in questo documento. Le richieste sono depositate a titolo gratuito e evase dal Titolare nel più breve tempo possibile, in ogni caso entro un mese.

I Dati Personali dell’Utente possono essere utilizzati da parte del Titolare in giudizio o nelle fasi preparatorie alla sua eventuale instaurazione per la difesa da abusi nell’utilizzo di questa Applicazione o dei Servizi connessi da parte dell’Utente.
L’Utente dichiara di essere consapevole che il Titolare potrebbe essere obbligato a rivelare i Dati per ordine delle autorità pubbliche.

Su richiesta dell’Utente, in aggiunta alle informazioni contenute in questa privacy policy, questa Applicazione potrebbe fornire all’Utente delle informative aggiuntive e contestuali riguardanti Servizi specifici, o la raccolta ed il trattamento di Dati Personali.

Per necessità legate al funzionamento ed alla manutenzione, questa Applicazione e gli eventuali servizi terzi da essa utilizzati potrebbero raccogliere Log di sistema, ossia file che registrano le interazioni e che possono contenere anche Dati Personali, quali l’indirizzo IP Utente.

Ulteriori informazioni in relazione al trattamento dei Dati Personali potranno essere richieste in qualsiasi momento al Titolare del Trattamento utilizzando gli estremi di contatto.

Il Titolare del Trattamento si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente privacy policy in qualunque momento dandone informazione agli Utenti su questa pagina e, se possibile, su Easy nonché, qualora tecnicamente e legalmente fattibile, inviando una notifica agli Utenti attraverso uno degli estremi di contatto di cui è in possesso il Titolare . Si prega dunque di consultare regolarmente questa pagina, facendo riferimento alla data di ultima modifica indicata in alto.

Qualora le modifiche interessino trattamenti la cui base giuridica è il consenso, il Titolare provvederà a raccogliere nuovamente il consenso dell’Utente, se necessario.

Regolamento UE 2016/679